Het was al een dagje eerder bekend, maar vandaag, 14 september 2011, lees ik in De Volkskrant dat alle senatoren van de Eerste Kamer een iPad hebben gekregen. Men neemt afscheid van de papieren stukken. De iPad is voorzien van een speciale app. Met een ‘krijtje’ waarmee digitaal aantekeningen kunnen worden gemaakt. Een interessante ontwikkeling. Met de foto erbij roept het artikel bij mij echter wel een beetje het beeld op van een digitaal leitje met een digitaal krijtje. Maar toch, een prachtig middel in deze tijd. Want natuurlijk betreft de iPad een mooi, gebruikersvriendelijk product. Toch blijkt niet elke senator even enthousiast over de aanwinst en verandering naar digitaal werken. Het is ook niet gemakkelijk, al die voorheen dikke, papieren stukken te lezen op de iPad. Daarop/daarbij aantekeningen maken. Zo’n nieuw apparaat te leren kennen. De vergaderingen zullen in het begin misschien iets langer duren, maar goed, het gebruik dat went nog wel.

Maar dan toch even over die aantekeningen met het krijtje. Ik heb altijd begrepen dat dit soort aantekeningen nu juist interessant kunnen zijn bij latere reconstructie van het overheidshandelen. De soms zo belangrijke krabbel die door een lid van De Kamer werd vastgelegd in de kantlijn. Waaruit is op te maken welke wending de behandeling van een stuk heeft ondergaan. Het geeft soms ook wat weer over de context waarbinnen de behandeling heeft plaatsgevonden. Op het papier kwamen deze aantekeningen, mits natuurlijk echt relevant, veelal wel in het archief terecht. Het archief van de fractie. Het archief van de Eerste Kamer. Dat centraal werd beheerd en uiteindelijk overgebracht naar een Nationaal Archief. Tja en dan nu al die verschillende iPads en senatoren die misschien toch liever nog alles op papier blijven doen. Je voelt hem al aankomen. Ik ben natuurlijk erg benieuwd naar het beheerplan en de beheerorganisatie rond deze stukken. Digitaal en papier. Maar ook de vraagstukken m.b.t. duurzame opslag, hoe houden we later de digitale stukken en aantekeningen bij elkaar, substitutie, versiebeheer, informatiebeveiliging, etc. Nogmaals, het is dus zeker een interessante ontwikkeling om te volgen.

In ieder geval is ook binnen de Eerste Kamer een start gemaakt met ‘Het Nieuwe Werken'. Moderne middelen, informatie digitaal, overal, tijds- en plaatsonafhankelijk beschikbaar. En, zoals bij de meeste belangrijke ontwikkelingen in de geschiedenis, al doende leert en verbetert men en kunnen er mooie ervaringen en producten uit voortkomen. Zeker doen dus! En ach….gaat het toch niet werken, dan is er altijd nog de ‘escapeknop’. Het vakje op de iPad waarmee je, voor zover ik heb begrepen, de stukken direct door de postkamer kunt laten afdrukken. Een hele geruststelling.