John’s 10 Commandments for Effective Document Management

Vertaling van de blog van John Mancini, president van AIIM.
http://aiim.typepad.com/aiim_blog/2009/08/10-commandments-for-an-effective-document-management-project.html

Vrij vertaald door Leon van Oosterom.

Ik was de ingrediënten van een effectief document strategie aan het overdenken. Hieronder volgen mijn 10 geboden. Ze zijn niet in een specifieke volgorde, behalve dan dat de eerste bewust de eerste is (zo ongeveer net als de echte 10 geboden)

#1 – BOUW EEN STRATEGIE-. Het klinkt voor de hand liggend, maar ik ben verbaasd over het aantal organisaties die beginnen aan het beheren van hun belangrijkste bezit – hun informatie – zonder vooropgezet plan. De ingrediënten van een dergelijk plan zijn weliswaar basaal, maar niet simpel. Inventariseer de bestaande informatiebronnen, definieer de zakelijke behoeften, vertaal deze naar de noodzakelijke technische inrichting en systemen. Identificeer de belangrijkste integratieaspecten tussen systemen. Verlies de wettelijke of organisatiegebonden voorschriften niet uit het oog. Herhaal deze stappen tot een heldere strategie is vastgelegd.

#2 – NIET ALLE CONTENT IS GELIJK. Naarmate de tijd verstrijkt, word ik meer en meer naar het Connie Moore diagram van een paar jaar geleden getrokken, waarin drie hoofdklassen van “Content” werd beschreven. Ik weet niet zeker of ik me ze letterlijk herinner, maar het was zoiets als – 1) Kantoor/zakelijke content (primair afkomstig vanuit desktop computers); 2) Transactionele of procesgestuurde content (afkomstig van document intensieve, bedrijfskritische processen); en 3) Overtuigende of creatieve content ( m.a.w. het intellectuele bezit dat bescherming behoeft). Ik denk dat deze beschrijving voor een goed deel opgaat voor het beschrijven van de rol van Sharepoint op de toekomstige markt en die van alle anderen.

#3 – DE NOODZAAK VAN CONTROLE GAAT NIET OVER – HET WORDT ERGER. We hebben allemaal ons deel gehad van Sar-Box (Sarbanes Oxley act), zo ook industrie en land afhankelijke archief regels, en nieuwe federale civiele procedurele regels. Maar als gevolg van de chaos van de laatste maanden, komt er een nieuwe golf aan. Een nieuwe golf van geschillen zodra het spel van “wie heeft de schuld” gaaat beginnen met als gevolg, een nieuwe golf van regelgevende mandaten zodra de leden van het congres iemand anders dan henzelf aan kunnen wijzen als de schuldenaren.

#4 -- PERFECT IS DE VIJAND VAN GOED. Gezien de elegantie en complexiteit van de vele volledig uitgekristalliseerde ECM suites, denk ik dat we vergeten dat voor veel organisaties, gewoon IETS doen is al een stap in de goede richting. Pam Dolyle’s presentatie op de AIIM road show herinnerde me eraan dat voor veel organisaties ook de basis beginselen nog niet eens realiteit zijn. Deze organisaties spenderen gemiddeld $20 om een document op te bergen, $ 120 om een verloren stuk te vinden en $ 220 om een verloren document te vervangen. Dit zijn organisaties die 7,5% van hun documenten echt kwijt raken en nog eens 3% verkeerd opbergen. Voor deze organisaties is het - gewoon alleen maar beginnen- al een geweldige prestatie (vandaar de aantrekkelijkheid van SharePoint en open source oplossingen zoals alfresco en SaaS oplossingen zoals Spring CM).

"# 5 – UITSCHAKELEN EN VERVANGEN IS EEN ZEER ONAANTREKKELIJKE STRATEGIE. Early adapters van document technologieën hebben doorgaans 5, 6, 7 of meer grote content beheerssystemen van verschillende leveranciers in hun organisatie actief. Voor degenen in de bank-, financiele-en verzekeringssector zal de complexiteit toenemen naarmate de overblijvende systemen informatie moeten overnemen uit uitgefaseerde systemen. Het beheer van informatie, onafhankelijk van de opslagplaats waar het zich in bevindt - door een van leveranciers afkomstig samengesteld raamwerk van regels en diensten - wordt kritisch. Hoewel het mooi zou zijn om helemaal opnieuw te kunnen beginnen, is dat voor de meeste organisaties slechts een utopie."

#6 – HET WORDT EEN HYBRIDE WERELD IN DE NABIJE TOEKOMST – Zie #5, maar denk dan aan alle kosten en moeite om alles te digitaliseren. Het meeste bestaande materiaal in kartonnen dozen zal niet weglopen. Stap daar dus even overheen en kijk eerst naar wat er kan worden gedaan om de fysieke aanwas te minimaliseren. En voor wat betreft de noodzakelijke “backfile conversie” van die materialen die het waard zijn, doe het alsjeblieft niet zelf. Je kunt je mensen nuttiger inzetten. Huur een service bureau in dat daarin gespecialiseerd is.

# 7 – WORDT HARDER V.W.B. ROI. Dit zijn standaard technologieën. Het gaat allang niet meer over technologie, het gaat over de toepassingen. De meeste organisaties beschikken niet over een IT-kern die sterk en diep genoeg toegerust is om technologie te kopen, koop toepassingen. Dit betekent het vinden van integrators en resellers met specifieke ervaring op jouw terrein met die applicaties. Dit zal alleen nog maar belangrijker worden in de krappe tijden wij tegemoet zien.

# 8 – OVERWEEG ALTERNATIEVE CONTENT DELIVERY MODELLEN. Zie # 4 en # 7. Er zijn meer keuzes daar dan ooit tevoren. Bekijk ze.

# 9 – STANDAAARDISEER ALLES DAT BINNENKOMT. De snelheid van zaken doen - ongeacht wat het is - neemt toe als nooit tevoren. Je moet op snelheid komen om dat bij te houden. Dat betekent serieus kijken naar wat je weg stuurt. Hoeveel papier dat binnenkomt, is een reactie op datgene dat je zelf verstuurd hebt? In de kiem smoren. Dat betekent het digitaal vastleggen op het moment van, of zo kort mogelijk na het punt van document creatie – “Distributed Capture” is een van de gemakkelijkst aan te tonen Roi’s. Het betekent verder denken dan statische scannen en archiveren en het vangen c.q. extraheren van informatie vanaf papier. Telkens wanneer we een capture-enquête uitsturen, ben ik meestal verbaasd over twee dingen: 1) hoe hoog de behaalde ROI is voor degenen die informatie extractie en automatiseringstechnologieën zoals OCR en ICR en OMR en barcoding doorvoeren, en 2) hoe weinig organisaties die het scannen reeds doen, profiteren van deze technologieën.


#10 – HOU DIGITAAL MATERIAAL DIGITAAL. Er is een zeer interessant onderzoek gehouden door IBM dat gericht was op de trend van organisaties om informatie, DIE AL DIGITAAL IN EEN ECM SYSTEEM ZIT, uit te printen op papier, ze als zodanig terug te brengen in de werkprocessen, vervolgens te verzamelen in dossiers, en dan - je raad het al- uiteindelijk op te slaan in kartonnen archiefdozen. Niet doen. Nog simpeler, denk eens aan het ondertekeningselement van je documenten, is dit al geautomatiseerd en inherent aan het digitale document (dus een digitale handtekening), of print je het document uit, alleen om ze te kunnen voorzien van een “natte” handtekening. Doe dit ook niet!

Zo, dit zijn mijn tien geboden. Ik zal morgen de Moses-achtige impuls trachten te weerstaan om deze geboden op de grond te smijten en te vertrappen als ik uit het vliegtuig stap en naar het AIIM hoofdkantoor ga om te ontdekken dat onze onkostennota’s nog steeds handmatig verwerkt worden.