Gisteren is in Almere de dag van de kwaliteit geweest met verschillende lijnen. Een van deze lijnen was de lijn inspectie. In deze lijn heeft de werkgroep Kwaliteitsmodel Inspectie ( Actief lid zijn Jan Beens, Arnoud Glaudemans, Jeroen van Oss, Frans Smit, Marius Jansen, Bas de Groot, Stinie Francke en ondertekende) gisteren een aantal producten gepresenteerd. Deze blog geeft een kort verslag, inclusief de gepresenteerde producten.

Als start is het manifest voor het kwaliteitsmodel getoond, waarin onze uitgangspunten kort worden verteld. Deze is inmiddels ook terug te vinden op BREED http://www.breednetwerk.nl/video/manifest-kwaliteitsmodel-inspectie... (met dank aan Yvonne Welings). De tekst van het manifest is hier terug te lezen Het_Manifest-de_Saaie_Versie.pdf

Vervolgens is het Procesmodel.pdf voor de inspectie gepresenteerd, aan de hand van theorieën uit de auditing wereld is een eenvoudig procesmodel voor de inspectie opgesteld. Het is een zes stappen plan waaruit een inspectie kan ontstaan. Vooral de evaluatie die samen met de geïnspecteerde wordt uitgevoerd en de follow up zijn stappen die niet altijd onderdeel zijn van een inspectie.

De werkgroep heeft 7_vragen.pdf opgesteld, die tijdens de inspectie of regulier gesprek aan een gemeentesecretaris of andere leidinggevende gesteld kunnen worden. Doel van de vragen is om te komen tot een inhoudelijk gesprek over de stand van zaken met betrekking tot de archief- en informatievoorziening, zonder daarbij teveel vaktaal te gebruiken. In de middagsessie is door middel van een workshop gevraagd om feedback op deze vragen. Deze is in grote mate gegeven en de werkgroep gaat weer met deze input aan de slag om de vragen te verbeteren. 

Tot slot is er gisteren een KPI-invulvel gepresenteerd; KPI.xls. Tijdens de bijeenkomsten van de werkgroep werd ook gesproken over de recente ontwikkelingen en over de veranderingen in het toezicht. Ook de KPI’s kwamen hierbij ter sprake, maar  dat ging vooral over het gemis aan een instrument om dit eenvoudig te kunnen invullen.
Verschillende leden van de werkgroep (en daarbuiten) hebben vervolgens input gegeven om een simpel excel sheet te maken die iedereen kan gebruiken. e KPI’s zijn vragen die door de VNG zijn opgesteld en zijn letterlijk overgenomen in de excel, al was het moeilijk om ze hier en daar al niet aan te passen.

In de eerste kolom is aangegeven wie de vraag het beste kan beantwoorden, de gemeente of de archiefdienst, maar een groot aantal vragen moet ook door beide worden ingevuld. In kolom G moet met ja of nee geantwoord worden op de KPI (iets anders invullen is ook niet mogelijk) en door middel van kleuren wordt duidelijk of er nog een toelichting gegeven moet worden (mag altijd, moet soms) en of er sprake is van taakverwaarlozing.
Op twee werkbladen wordt vervolgens een grafische weergave van de antwoorden gegeven. Die grafische weergave is vooral voor de archiefinspecteur handig om gemeenten of diensten met elkaar te kunnen vergelijken. Alle cellen zijn beveiligd tegen aanpassing, behalve die cellen die ingevuld moeten worden.
Als reactie hierop kwam vanuit de zaal de vraag of de antwoorden van de gemeenten in een database geplaatst kan worden en toegankelijk gemaakt kan worden voor iedereen. Dit zijn volgende stappen die onderzocht moeten worden. Hier zie vooral een taak voor de VNG, al kan BRAIN  daar wel in helpen. Dit is een eerste stap geweest om een makkelijke tool aan te bieden om eenvoudig met de KPI’s aan de slag te kunnen gaan.

Tijdens de workshop is ook gevraagd of er mensen waren die zich wilden aansluiten bij de werkgroep inspectie. Bij deze herhaal ik de oproep. We werken vooral samen via Pleio, maar komen ook regelmatig bij elkaar om de producten en vorderingen te bespreken. In de toekomst gaan we hiermee door en willen we gaan werken als een soort redactie voor het kwaliteitsmodel Inspectie. Op de planning staat in ieder geval nog de oplevering van een quickscan.

Alle hierbovenstaande bestanden komen ook op archiefbrain.nl te staan, daarop gaan wij ook steeds de laatste versies publiceren en bijhouden. Kijk daar dan ook regelmatig op. Als er weer nieuwe versies zijn, dan berichten wij jullie hier natuurlijk via diverse media over. 

Als werkgroep kijken we terug op een geslaagde dag en hebben we veel informatie, input en feedback gekregen om door te gaan met het ontwikkelen van nieuwe producten voor het kwaliteitsmodel inspectie. Want het is natuurlijk een continu proces van aanpassen, verbeteren en meegaan met de nieuwe ontwikkelingen. Maar mocht je naar aanleiding van deze blog opmerkingen of feedback willen geven, schroom dan niet om te reageren of met een van ons contact op te nem