De VNG heeft een model-document opgesteld van ICT inkoopvoorwaarden welke door alle gemeenten gebruikt kunnen worden. De GIBIT: Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT.

Momenteel is een conceptversie van de GIBIT beschikbaar welke in een brede consultatie wordt getoetst bij gemeenten, gemeentelijke samenwerkingsverbanden en leveranciers. De openbare consultatie loopt tot en met 31 augustus 2016. De reacties worden begin september besproken binnen de gemeentelijke werkgroep waarin wordt besloten op welke wijze de reacties hun weerslag krijgen in de definitieve versie van de GIBIT

http://www.kinggemeenten.nl/secties/ict-opdrachtgeverschap/producten/uniforme-ict-inkoopvoorwaarden

Naast artikelen over eigendom en verwerking van de data bevatten de concept-inkoopvoorwaarden enkele archiefparagrafen.

Artikel 22 handelt over de voorwaarden bij overstap naar een ander systeem, afschaling voor archiefdoeleinden en overdracht. Denk dan aan de exit-strategie, de overstap op een ander systeem of de overdracht van het beheer van het bestaande systeem naar een ander (bijvoorbeeld een opvolger of ketenpartner). De tweede optie die wordt beschreven is het verkrijgen van nieuwe licenties voor beperkt gebruik voor archiefdoeleinden (bijv. alleen inzagerecht), zodat de archieffunctie kan worden geborgd.

In hoofdstuk II zijn specifieke artikelen opgenomen over privacy, beveiliging en archiefbeheer. In het eerste lid is bepaald dat er moet worden voldaan aan ter zake relevante eisen en normen. Er wordt gerefereerd aan de norm voor archivering en de daarbij horende metadatering, en vernietiging op grond van selectielijsten. Als het systeem tevens als voorziening wordt gebruikt om digitale informatie in de tijd duurzaam en toegankelijk te bewaren, dan moet de leverancier ook voldoen aan de aanvullende eisen voor eDepots.

Let wel, de voorwaarden zijn pas van toepassing als ze gedefinieerd zijn in de aan de overeenkomst gekoppelde gemeentelijke ICT-kwaliteitsnormen. De gemeente moet de "ter zake relevante eisen en normen" hebben vastgelegd en ze moeten (tenminste via een vermelding) onderdeel uitmaken van  de overeenkomst.

20160802 Toelichting GIBIT Brede Consulatie.pdf

20160801 Gemeentelijke inkoopvoorwaarden bij IT GIBIT versie Brede ...