Om ervoor te zorgen dat digitale informatie duurzaam bewaard en toegankelijk blijft moet de archivering verbeterd en gemoderniseerd worden. Duurzame toegankelijkheid van digitale informatie biedt ook belangrijke kansen om open overheid te bevorderen. Vanuit het samenwerkingsproject Archiefinnovatie Decentrale Overheden (AIDO) van VNG, IPO en Unie van Waterschappen worden de decentrale overheden hierbij ondersteund. In de ledenbrief wordt ingegaan op een aantal producten en activiteiten van AIDO.

Inhoud brandbrief gericht: aan colleges van burgemeester en wethouders,colleges van gedeputeerde staten en colleges van dijkgraaf en heemraden.

De ontwikkeling van de digitale dienstverlening vindt in hoog tempo plaats. Het programma Digitaal 2017 van het ministerie van BZK stelt dat bedrijven en burgers uiterlijk in 2017 zaken die ze met de overheid doen digitaal kunnen afhandelen. De nieuwe Omgevingswet zal de decentrale overheden verplichten om alle informatie over de openbare ruimte digitaal te ontsluiten. Deze ontwikkelingen stellen eisen aan de informatiehuishouding van de decentrale overheden. Realisatie van een transparante en een duurzaam toegankelijke informatievoorziening is hard nodig.

Digitaal geheugenverlies

Papier is geduldig, digitale informatie is vluchtig. Om digitale informatie ook najaren nog te kunnen raadplegen moeten veranderingen in programmatuur actief bijgehouden worden. Anders dan bij informatie op papier, dient bij digitale informatie al bij het ontstaan nagedacht te worden over de archivering. Anders bestaat het risico dat informatie niet kan worden terug gevonden of in de context kan worden geïnterpreteerd. De digitale dossier- en archiefvorming bij decentrale overheden is volgens het ICTU echter niet op orde.^ Hierdoor dreigt een 'gat in het geheugen' van de overheid te ontstaan. Dat heeft gevolgen. Als de informatie niet op orde is, is het lastig het overheidshandelen voor het controlerend orgaan en de burger te reconstrueren. Overheidsinformatie en data vertegenwoordigen ook een grote economische waarde. Onvindbare informatie zorgt voor schade bij burgers, ondernemers en decentrale overheden zelf.

Kansen voor open overheid

Duurzame toegankelijkheid van digitale informatie biedt kansen voor de moderne overheid. Burgers, bedrijven en journalisten eisen dat informatie beschikbaar en openbaar toegankelijk is en hebben met de Wet openbaarheid van bestuur een middel waarmee overheden onder druk wordt gezet. Door snel over informatie te kunnen beschikken loopt de verantwoording aan toezichthouders soepeler. Door informatie actief openbaar te maken worden bronnen efficiënter gehanteerd en zijn deze voor

^ Nulmeting digitale archiefvorming en -beheer bij decentrale archiefvormers; door de oogharen bekeken', ICTU, 2014. http://www.archief2020.nl/downloads/nulmeting-digitale-archiefvormi... archiefvormers

iedereen toegankelijk. Door informatie vervroegd over te brengen naar de archiefbewaarplaats en deze informatie tegelijkertijd openbaar te maken kan bijgedragen worden aan een meer transparante overheid.

Ontwikkeling e-depotvoorzieningen en standaarden

Vanuit het programma Archief2020 en het project Archiefinnovatie Decentrale Overheden (AIDO) van IPO, UvW en VNG wordt een instrumentarium ontwikkeld om de uitdaging van archiefinnovatie aan te gaan. AIDO bracht de ontwikkeling van digitale archiefbewaarplaatsen, e-depots, in beeld in het 'Onderzoek functionaliteit e-depot decentrale overheden'} Een gezamenlijke aanpak van de overheden is ook nodig om informatie in ketens met elkaar te delen. Er worden gemeenschappelijke standaarden ontwikkeld, zoals het Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden (TMLO) die bijdraagt aan de toegankelijkheid van informatie. Er zullen de komende tijd meer instrumenten beschikbaar komen die het ons makkelijker zullen maken onze informatievoorziening beter toegankelijk te maken en te houden.

Wat moet er gebeuren?

Om duurzame digitale toegankelijkheid te borgen is het van belang eerst de informatiehuishouding op orde te brengen. Een belangrijk onderdeel hiervan vormt de implementatie van het TMLO.

In de tweede plaats moeten er stappen genomen worden om een e-depotvoorziening te realiseren. Decentrale overheden kunnen zelf bepalen welke informatie op welke manier zij aanbieden en waar deze duurzaam bewaard moet worden. AIDO heeft een denkkader ontwikkeld voor het maken van keuzes. Samenwerking is hierbij onontbeerlijk. De aanpak vraagt om slimme allianties en bundeling van kracht en kennis.

Oproep

Onvindbare informatie zal ertoe leiden dat de eerste twintig jaar van deze eeuw de slechtst gedocumenteerde ooit worden. Belangrijk cultureel erfgoed zal hiermee verloren gaan. Alleen wanneer u duurzame digitale toegankelijkheid op de bestuurlijke agenda zet, kunnen we de dreiging van digitale dementie afwenden. Niet alleen om aan een wettelijke verplichting te voldoen, maar ook om goede dienstverlening aan de burger te garanderen.

Wij roepen u op om in actie te komen om de kwaliteit van de archivering en informatievoorziening te verbeteren. Ontwikkel, samen met collega-bestuurders in de regio of provincie, een gezamenlijke strategie om een e-depotvoorziening te realiseren. De coalitieonderhandelingen bij provincies en waterschappen vormen een uitgelezen kans om aandacht voor dit onderwerp tot uiting te brengen in nieuwe collegeprogramma's.

Ambassadeur

Heeft u de behoefte om op bestuurlijk niveau over archiefinnovatie te klankborden? Mevrouw Wiebosch-Steeman (oud-burgemeester, oud-lid van provinciale staten en oud-hoogheemraad), fungeert als ambassadeur voor archiefinnovatie. Als u interesse heeft in een gesprek met haar kunt u contact opnemen met Robert Wester van AIDO (telefoon; 06 -15891676 en e-mail: archief@vna.nh U kunt bij hem ook terecht als u een andere vraag of opmerking heeft naar aanleiding van deze oproep of een best practice onder de aandacht wilt brengen.

^ Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten (KING) 'Onderzoek functionaliteit e-depot decentrale overheden' 2015 http://www.vng.nl/files/vng/20150205-e-depot-eindrapport.pd

Hoogachtend,

Gemeenten

drs. J.A. de Bat Wethouder gemeente Goes

F.T.J.M. Backhuijs

Burgemeester gemeente Nieuwegein

W.J.G. Delissen-van Tongerio Burgemeester gemeente Peel en Maas

Waterschappen

ing. J.M. Geluk

Dijkgraaf waterschap Hollandse Delta

mr. J.H. Oosters

Dijkgraaf hoogheemraadschap Schieland en de Krimpenerwaard

mr. M.A.P. van Haersma Buma Dijkgraaf hoogheemraadschap Delfland\

Link naar berichtgeving website Binnenlands Bestuur.

Link naar berichtgeving NRC.