Bron: Consultancy Nederland

BMC heeft in samenwerking met RPA-specialist RoboRana een softwarerobot ontwikkeld voor de provincie Utrecht. Deze neemt voortaan een deel van de tijdrovende klussen voor zijn rekening.

Voor de adviseurs van BMC was het al geruime tijd duidelijk: het publieke domein kan veel profijt hebben van robotic process automation (RPA). Dat is een technologie die gebruikt wordt om bedrijfsprocessen te automatiseren met behulp van zogeheten softwarerobots.

“Als je saai en repeterend werk uitbesteedt aan robots, krijgen medewerkers meer ruimte om bij te dragen aan hogere doelstellingen”, vertelt Koos van Huissteden, directeur bestuur & bedrijfsvoering bij BMC. “Dus minder tijd voor running the business en meer tijd voor changing the business.”

Maar om die woorden bij klanten om te zetten in daden, was wel een partner nodig – BMC is gespecialiseerd in het publieke domein, niet in robotisering. Die partner werd gevonden in RoboRana.

“Het klikte van begin af aan”, vertelt Roel Hoeks, managing partner van de in Woerden gevestigde RPA-specialist. “We hebben een mooie relatie met veel vertrouwen in elkaar en zijn allebei bereid om hier tijd en geld in te investeren. Dit is echt partnerschap.”

Eerste klant

Toen BMC en RoboRana elkaar gevonden hadden, kon de volgende stap worden gezet: het vinden van een geïnteresseerde partij uit het publieke domein. Die zoektocht kwam tot een einde toen Ross van Ravenswaay, programmamanager bedrijfsvoering bij de provincie Utrecht, online een bericht plaatste over de ambities van de provincie op het gebied van digitalisering.

Nadat het eerste contact werd gelegd organiseerde BMC een inspiratiesessie om samen de mogelijkheden van RPA te verkennen. Daarbij werd de focus in de eerste plaats gelegd op de financiële afdeling, waarbinnen zich al verschillende kansen presenteerden. Voor de proof of value werd uiteindelijk één proces geselecteerd: het afsluiten van openstaande verplichtingen. 

Rob de robot

“De eerste uitdaging bij zo’n veranderproject is ervoor te zorgen dat alle interne betrokkenen erachter staan en meewerken”, vertelt Suzanne Flim, adviseur financiën & bedrijfsvoering bij BMC. “Daarvoor maakten we gebruik van onze bestaande contacten en ervaring.” 

Het meekrijgen van de mensen is niet altijd gemakkelijk, vertelt Flim, want robotisering is best spannend. “Mensen vragen zich al snel af of ze hun baan niet kwijtraken. Daarom hebben we dit meteen aan de voorkant goed aangepakt.”

Zo mochten de medewerkers zelf bepalen welke processen ze geschikt vonden voor automatisering. En dat wierp zijn vruchten af. “Ze zijn nu dan ook echt blij met hun robot, die ze Rob noemen.”

 “Een geslaagde pilot: de robot mag dus blijven.”

Rob haalt periodiek openstaande financiële verplichtingen uit een lijst en bepaalt dan op basis van een aantal regels automatisch welke verplichtingen afgesloten kunnen worden – een repetitief klusje waar de afdeling zelf vaak niet aan toekwam.

Het resultaat mailt Rob ter controle naar een fysieke medewerker. “Hierdoor blijft er nu meer tijd over om analyses te maken, gerichte adviezen te geven en zo het voorspellend vermogen van de organisatie te vergroten”, vertelt Van Ravenswaay. “Een geslaagde pilot: de robot mag dus blijven.”

Heldere taakverdeling

Het succes van deze eerste samenwerking schrijven BMC en RoboRana deels toe aan de duidelijke eigen expertises, waardoor een heldere taakverdeling ontstond: BMC richt zich op de functionele kant en RoboRana op de technische invulling.

“Zij hebben bijvoorbeeld de beoogde veranderingen in het proces vastgelegd in een zogeheten process definition document, met een beschrijving van de oude en van de gewenste situatie. Op basis daarvan bouwden wij de robot en die hebben we vervolgens samen opgeleverd”, licht Hoeks toe.

Nog heel wat mogelijk

Voor provincie Utrecht smaakt het succes naar meer. Dit eerste pilotproject was immers bedoeld om te laten zien wat allemaal mogelijk is met RPA – “en daar zijn we in geslaagd”, geeft Van Ravenswaay aan.

Hij vertelt dat de medewerkers de technologie omarmen. En suggesties voor nieuwe projecten liggen al op tafel. “Zo kan het verdelen van het inkomend mailverkeer op de juridische dienst geautomatiseerd worden, net als bestellingen en aanvragen van laptops en e-mailadressen in het indiensttredingsproces van nieuwe collega’s. Er is nog heel wat mogelijk.”

Over de samenwerking met BMC en RoboRana is hij dan ook zeer te spreken. “Alles verliep volgens plan en hun kennis en expertise waren van onschatbare waarde.”

Vliegwieleffect

Ook Hoeks is trots op het eindresultaat. “Na de eerste kennismaking met BMC hebben we altijd de intentie gehad om er samen een succes van te maken. Door vasthoudend te blijven en vertrouwen in elkaar te houden, zijn we daarin geslaagd. Dat kunnen we nu vieren!”

Tegelijkertijd wordt alweer vooruitgekeken, want de twee bedrijven willen nog veel meer publieke organisaties vooruithelpen met behulp van RPA.

“We promoten robotisering nu intern bij onze adviseurs en helpen ze om de mogelijkheden te herkennen op allerlei domeinen. Zo zorgen we voor een vliegwieleffect”, vertelt Flim.

“We houden elkaar op de hoogte van mogelijkheden die we zien en bespreken dan samen wie wat het best kan oppakken”, vult Hoeks aan.