Hoezo archieven?

Archieven moeten naar voren in de informatieketen opdat we niet vergeten. Vandaar Voorwaarts en niet vergeten! Archieven worden onder de huidige archiefwet overgebracht naar een archiefbewaarplaats twintig jaar nadat ze zijn afgesloten. De meeste organisaties lopen daarbij flink achter. Na twintig jaar moeten de meeste archieven nog worden geordend en geselecteerd. Op dat moment moet ook nog beslist worden of bepaalde delen al of niet direct openbaar worden. Pas daarna kan de rest opengesteld worden. Dat het publiek pas na 30 jaar of langer toegang krijgt tot overheidsarchief is eerder regel dan uitzondering.

Digitaal archief verschilt fundamenteel van het traditionele papieren archief. Digitaal archief is na twintig jaar nauwelijks meer te ordenen. Het is teveel, het is slecht toegankelijk omdat software verouderd is en het staat verspreid over talloze schijven, systemen en apparaten. Het gaat bovendien niet alleen om documenten, maar om data in alle verschijningsvormen van database tot website. Daarom: voorwaarts!

Alleen in het begin, vanaf het moment waarop data gecreëerd worden, is het mogelijk met enige efficiëntie te archiveren. Het is goed dat dit besef in overheidskringen doordringt. In de Tweede Kamer zijn onlangs twee moties ingediend die oproepen tot beter informatiebeheer en verkorting van de overbrengingstermijn tot vijf jaar. Dat is een termijn die de noodzaak tot archivering vanaf het begin onderstreept en die alleen haalbaar is als archiveringsfuncties ingebed zijn in systemen en applicaties. Gek genoeg is dat vaak nog steeds niet het geval, of het werkt zo omslachtig en gebruiksonvriendelijk dat alleen de nerds zich eraan wagen (sorry, nerds!).

Ook vanuit een andere hoek heeft de kamer belangstelling en die heeft niet alleen te maken met het moment van archivering, maar ook met informatieketens. Het recente advies van de Raad voor Cultuur en Raad voor het Openbaar Bestuur: Het Puberbrein van de Overheid wijst op de hoeveelheid informatie die tussen wal en schip valt als talloze partijen informatie delen, maar niemand verantwoordelijk is voor de hele keten. Dit doet zich bijvoorbeeld voor bij de vliegramp van de MH17. Na de ramp heeft een aantal ministeries en diensten zich bezig gehouden met onderzoek en afwikkeling van de nasleep.

De discussie over de toedracht duurt voort. De kamer wil voorkomen dat een mogelijke toekomstige behoefte aan nadere reconstructie en onderzoek wordt belemmerd door gebrekkige archivering. Daarom heeft zij de Minister van Justitie verzocht opdracht te geven aan de Algemeen Rijksarchivaris al het archiefmateriaal over MH17 te bewaren. Daarbij is sprake van een typische informatieketen zonder centrale verantwoordelijke. Bovendien zijn die archieven nog lang niet afgesloten, laat staan overgebracht. In samenwerking met alle betrokken organisaties, de Nationaal Coördinator Terrorismebestrijding en Veiligheid en de Erfgoed Inspectie zijn wij nu de opdracht van de Kamer aan het uitvoeren. Een mooi voorbeeld waarin voorwaarts in de keten onze complexe en nauw verweven informatiemaatschappij beter zou helpen niet te vergeten.

Marens Engelhard, Algemene Rijksdarchivaris