Een groot bouwproject vergt veel specialismen: tekenaars, steenhouwers, sjouwers, metselaars, timmerlieden. Binnen groepen mensen ontwikkelt zich een eigen jargon, uitspraak, afkortingen, metaforen en zegswijzen. Net zo lang tot we elkaar niet meer begrijpen. De Babylonische spraakverwarring. Dan kun je alleen nog samenwerken met woordenboek of tolk. Die toren kwam niet meer af. Tegenwoordig kunnen we complexere projecten aan, maar een voorwaarde voor succes is nog steeds spraakverwarring te voorkomen.

Ketens zijn er in het openbaar bestuur altijd geweest, denk aan het strafrecht of belastingheffing. Maar technologie maakt een grotere verwevenheid en complexiteit mogelijk dan toen er alleen nog maar brieven en postzegels waren. Vanuit mijn perspectief – archieven van de overheid – schept dat problemen. Diezelfde technologie kan ook oplossingen bieden, maar het begint bij de organisatie. In ketens wordt lustig informatie overgedragen, gedeeld, bewerkt en toegepast. Doordat in ketens veel partijen opereren blijft vaak onduidelijk wie verantwoordelijkheid draagt voor welk deel van de informatiehuishouding. Het gevolg kan zijn dat de ene partij van de andere verwacht dat die zich wel om de archivering zal bekommeren. De informatie is immers doorgestuurd of op het gedeelde platform gezet? Het gevolg kan zijn dat niemand iets durft te vernietigen. Maar wat is dan de laatste versie? Harde schijven vol onleesbare en ontoegankelijke data. Of niemand kan iets kan vinden als het nodig is, maar het duikt op als je het niet wilt. Dit vraagstuk wordt al jaren onderkend en steekt de kop op bij iedere parlementaire enquête.

Een keten ontstaat als er een gedeeld belang is. Dat moet herkend en omschreven worden. De eerste stap is dat ketenpartners een gezamenlijk ‘informatiebestuur’ inrichten. Zolang dat gedeelde bestuur met heldere afspraken er niet is, blijven afzonderlijke ketenpartners verantwoordelijk voor hun eigen informatiebeheer.

De tweede stap is te zorgen dat duurzame toegankelijkheid ( = archivering) in het ontwerp van systemen wordt meegenomen. Daar komen veel aspecten bij kijken: duurzame formats, openbaarheid, privacy, vernietiging, bewaren van functionaliteiten van software, toepassingen van verschillende communicatiemedia als websites, mail en apps. Er is steeds meer kennis en methodiek beschikbaar voor de verschillende deelgebieden. Er is geen kant-en-klare oplossing voor een hele keten. Maar er is wel genoeg om mee te geven aan informatie-architecten op het moment dat zij nieuwe systemen inrichten of ontwerpen. De gouden regel is dat wat je bij de start kunt inregelen, inspanning achteraf bespaart. Sterker nog: een by design benadering maakt zaken mogelijk die achteraf onmogelijk recht te trekken zijn. Ga maar eens achteraf vernietigingstermijnen of AVG-voorwaarden toevoegen. Menselijk gedrag is hardnekkig. Een berg data kan zo verkeren in een Toren van Babel. Maar het hoeft niet.

Marens Engelhard is Algemeen Rijksarchivaris