In 2009 is de gemeente Hardenberg gestart met de invoering van het digitaal en zaakgericht werken. De zaakregistratie wordt uitgevoerd op basis van de i-navigotor DSP/ZTC. Gelijktijdig is het numeriek archiveren ingevoerd voor de vernietigbare zaken. Vanaf dat moment wordt alle functionele post zaakgericht geregistreerd. Daarnaast worden vele interne en uitgaande zaken geregistreerd door behandelaars. Om het digitaal werken mogelijk te maken bezit elke zaak een proces. De archiverings stap moet gestart worden. Vervolgens wordt de zaak beoordeeld en de archiveringsgegevens worden beoordeeld en waar noodzakelijk aangepast. Bij de vernietigbare zaken wordt het veld definitief aangevinkt. Voor de te bewaren zaken wordt ook een digitaal dossier gekoppeld. Dit dossier komt  overeenkomt met het analoge dossier. Door het digitale werken is het aantal te archiveren zaken voor DIV  toegenomen.  Eind 2009 was de werkvoorraad gestegen naar 3000 stuks. In 2010 was dit gestegen richting de 6.000 en eind 2011 staat de teller op bijna 10.000 nog te archiveren zaken. Bij analyse blijkt dat een groot aantal zaken zoals bezwaarschriften gemeentelijke belastingen, kwijstschelding, apv vergunningen op een juiste wijze werden afgehandeld door de behandelaar. Voor DIV is het vervolgens starten en beeindigen. Ik hanteer het principe dat de behandelaar verantwoordelijk is voor de afhandeling.  Door koppeling van het dsp wordt de bewaartermijn automatisch gekoppeld. Wanneer bij de intake de juiste ztc/dsp wordt gekoppeld en de afhandeling ook goed wordt uitgevoerd wat is de functie nog dat een div medewerker deze zaak na afhandeling nog onder ogen krijgt.   De conclusie was dat de archiveringsstap een het overbodige stap is. Er bestaan geen overwegenede bezwaren om diverse zaaktype automatisch te laten archiveren. In overleg met de leverancier is een inrichting ontwikkkeld waarbij op ZTC niveau kan worden bepaald of deze automatisch wordt gearchiveerd. Aan het zaaktype in Verseon is een veld automatisch archiveren aan toegevoegd. Dit wordt aangevinkt voor de  zaaktype welke voor automatisch archiveren in aanmerking komen. Bij de stap archivering wordt  binnen het proces gekeken of de zaak automatisch moet worden gearchiveerd. Wanneer  het eerder genoemde veld is aangevinkt wordt het veld definitief bij de zaak door het systeem automatisch aangevinkt. Hierbij is het automatisch archiveren uitgevoerd door Verseon. Recentelijk is deze toepassing in productiegenomen. Bij een eerste inventaris blijkt dat een kleine 30 producten voor automatische archivering in aanmerking komen. Bij het in productienemen is gestart met 7 zaaktypen. Periodiek  wordt wel een steekproef gehouden op de zaken die automatisch worden gearchiveerd. Hierbij moet worden opgemerkt dat door het gemis van een productencatalogus binnen ons zaaksysteem dat het ztc is uitgebreid met een aantal locale zaaktype. De wens is om ook binnen het zaaksysteem te gaan werken met een prodcutenlijst.  De verdere ontwikkeling en werkzaamheden die wij komende weken nog uitvoeren zal ik hier bloggen.