Opmerking

Reactie van Yvonne Welings op 20 Juni 2022 op 12.44

Handreiking Bewaren van chatberichten onderwerp van discussie Ronde...

Reactie van Martin Jansen op 20 Juni 2022 op 12.41

Zeer interessant debat. Zeer interessante standpunten.

Vooral het standpunt dat ALLES (in welke berichtenvorm dan ook) onder de Archiefwet en de WOO valt. Tenminste dat werd betoogd door de hoogleraren. Gebaseerd op het begrip 'bestuurlijke aangelegenheden' wordt dat - door ons als I-specialisten - in de praktijk nog wel eens anders opgevat ; en in specifieke interne handleidingen, handreikingen of zelfs regelingen beschreven. Met als boodschap: Niet alle (met name) ambtelijke berichten (mail, sms, chat, app) hoeven gearchiveerd te worden; alleen als het bestuurlijke aangelegenheden betreft.

Als ik het allemaal goed begrijp uit het debat is dit in strijd met de (bedoeling van de) Archiefwet. Die kent geen onderscheid in soorten archiefbesheiden / documenten. En dat terwijl in de (beroemde) jurisprudentie uitspraak uit maart 2019 (n.a.v. het beschikbaar moeten stellen van alle berichten bij een WOB verzoek, ook in privé apparatuur) dat begrip volgens mij door de rechter zelf is opgevoerd. Gerelateerd aan de zinsnede 'bestemd voor het bestuursorgaan'. Waarbij dat orgaan vervolgens best mag bepalen (in een werkprotocol) hoe hieraan uitvoering wordt gegeven.

De centrale vraag is dus nu (ook gerelateerd aan de VNG oproep aan de gemeenten om mee te doen aan de nieuwe Selectielijst mailberichten bestuurders en ambtenaren) wat nu te doen ? 

Voor bestuurders kan ik me voorstellen dat we ALLE berichten (die liggen dan voor het merendeel immers op 'bestuurlijk' niveau) permanent bewaren. Maar om de PERSOONLIJKE berichtenboxen van alle 10.000-den ambtenaren nou als 'archiefjes in het belang van het orgaan' te zien, en daarom langdurig (7 jaar) te bewaren gaat wel heel erg ver en is een ommezwaai ten opzichte van de huidige wijze van het omgaan met (persoonlijke, maar wel degelijk zakelijke -) (mail) berichten.... 

En - oh ja - nog iets. Het zou toch mooi zijn als we met het begrip archiefbescheiden / documenten zoals we dat op het berichtenverkeer toepassen hetzelfde bedoelden bij de toepassing van AW, WOO en zelfs de WMEBV (informatie die via formele - of informele kanalen op ons af kan komen). Vaak is een bericht naar zijn aard bestemd .... maar vaak ook niet .....