BLOG ICT Recht Mathieu Paapst

Vanaf 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing. De AVG vervangt de Privacyrichtlijn en daarmee ook de Wet bescherming persoonsgegevens. In de AVG zijn regels opgenomen voor het verwerken van persoonsgegevens. ‘Persoonsgegevens’ omvatten alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (de betrokkene). Als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd. Hieronder vallen dus geen gegevens over een overledene of een rechtspersoon.

Als verwerkingsverantwoordelijke moeten overheidsorganisaties de rechten eerbiedigen die de AVG biedt aan de betrokkenen. Met name het ‘recht op gegevenswissing’ dat wordt toegekend aan de betrokkene, en de wettelijke plicht voor overheden om bepaalde gegevens juist blijvend te archiveren, botsen in dit kader met elkaar. Heeft de archiefwet voorrang op de AVG?

Archivering door de overheid

Overheden zijn op grond van de Archiefwet verplicht om diverse digitale documenten te archiveren. Die verplichting strekt zich ook uit over overheidwebsites, emails, en berichten op social media zoals Twitter en Facebook. Het overgrote deel van de overheidsorganisaties hebben echter naast een digitaal archief ook nog meters, dan wel kilometers aan fysiek (papieren) archief opgeslagen in hun kelders en zolders.

Op dit moment ligt er bij overheden een fysiek archief van in totaal 175 kilometer dat is opgebouwd in de periode van 1975 tot aan 2005. – Nationaal Archief

Met de archiefbescheiden die in deze kelders en zolders zijn te vinden, moet volgens de Archiefwet ‘iets’ gebeuren: óf het moet worden bewaard, óf het moet worden vernietigd. Het controleren van alle bescheiden is een arbeidsintensieve klus, waardoor het geregeld voorkomt dat overheden achterlopen met het op peil houden van dit fysieke archief. Daarbij komt dat in de beginjaren 2000 vaak hybride archieven zijn opgebouwd. Sommige dossiers zijn zowel fysiek als digitaal opgeslagen, andere dossiers alleen fysiek of digitaal. Dit maakt de situatie er niet eenvoudiger op.

Momenteel zijn de medewerkers van het Nationaal Archief druk bezig om de huidige fysieke collectie te digitaliseren. Het is de bedoeling dat binnen 15 jaren zo’n 10% van alle bestaande bescheiden op basis van open data online zijn te raadplegen in het e-Depot. Daarnaast wordt de collectie jaarlijks aangevuld met nieuwe bescheiden en wordt er op dit moment een archief opgebouwd waarmee de collectie over twintig jaren wordt aangevuld.

Degene die is belast met de zorg voor de archiefbescheiden (zorgdrager) is verplicht tot het ontwerpen van selectielijsten waarin bescheiden worden opgenomen die voor vernietiging of permanente bewaring in aanmerking komen. Deze lijst wordt bekendgemaakt in de Staatscourant (artikel 5 Archiefwet). De zorgdrager moet bij het ontwerpen en het vaststellen van de selectielijsten o.a. rekening houden met de taak van het overheidsorgaan waarvoor hij de selectielijst vaststelt, wat de verhouding is tussen de overheidsorganen onderling, de waarde die de archiefbescheiden hebben gelet op het cultureel erfgoed en het belang hiervan voor overheidsorganen, rechtzoekenden en historici (artikel 2 Archiefbesluit 1995). De selectielijsten zijn te vinden op de website www.nationaalarchief.nl.

Volgens de recent vastgestelde selectielijsten voor gemeentes moet online content blijvend bewaard worden. Overheidsorganisaties zijn daarbij verplicht hun archiefstukken in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren. De archiefstukken die niet voor vernietiging in aanmerking komen en ouder zijn dan twintig jaren moeten worden overgebracht naar het Nationaal Archief of naar een van de Regionale Historische Centra (artikel 12 Archiefwet).

Het recht op gegevenswissing en het algemeen belang

Zodra er persoonsgegevens in de te archiveren bestanden zijn opgenomen is daarop de AVG van toepassing. De verwerking ten behoeve van archivering wordt volgens de AVG als verenigbaar beschouwd met de oorspronkelijke verwerking. Deze is dus altijd toegestaan, ook als het archiveringsdoel oorspronkelijk niet was gemeld aan de betrokkenen. Bovendien hoeft de archivaris de betrokkene niet te informeren over de verwerking aangezien dat onevenredig veel inspanning zou kosten. Er zijn voor de archiveringstaak nog meer uitzonderingen in de AVG opgenomen.

Zo mogen persoonsgegevens in beginsel niet langer worden bewaard dan nodig is, maar ten behoeve van archivering in het algemeen belang is een langere opslag echter wel toegestaan. Nu zou de betrokkene zich echter kunnen beroepen op het zogeheten recht op gegevenswissing. Dit recht is opgenomen in artikel 17 van de AVG. De overheid zou in dat geval verplicht zijn om zonder onredelijke vertraging de persoonsgegevens te wissen. Bij archieven is dit onwenselijk omdat dit de integriteit van het archief zou aanpassen.

Het Europees Parlement en de Raad hebben dit probleem al in een vroeg stadium onderkend. Om deze reden is het recht op gegevenswissing buiten toepassing verklaard wanneer dit recht archivering met het oog op het algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden onmogelijk dreigt te maken of deze ernstig in het gedrang dreigt te brengen (artikel 17 sub d AVG).

Deze uitzondering geldt alleen wanneer bij de archivering passende waarborgen zijn genomen om de betrokkene te beschermen (artikel 89 AVG). Overheidsorganisaties zijn hierdoor verplicht om ten aanzien van archivering de technische en organisatorische maatregelen te treffen om het beginsel van dataminimalisatie te garanderen. Waar mogelijk zou dit kunnen door de gegevens in het archief te pseudonimiseren.

Tot slot zijn het recht op inzage, rectificatie, en dataportabiliteit niet van toepassing wanneer gegevens naar het Nationaal Archief of een andere archiefbewaarplaats zijn overgebracht. Wanneer de betrokkene van mening is dat die overgebrachte gegevens onjuist zijn, dan krijgt hij volgens de nog door het Parlement te behandelen Uitvoeringswet het recht om zijn eigen lezing aan de desbetreffende archiefbescheiden toe te voegen (voorgesteld in artikel 43 lid 3 Uitvoeringswet).