Beeld: Steven Liao / Pixabay

Zorgen dat inwoners snel en adequaat antwoord krijgen op de door hen gestelde vragen, zorgen dat bijvoorbeeld zaken die te maken hebben met een verhuizing of een overlijden, op de juiste manier worden afgehandeld, of zorgen dat het archief op orde blijft. Zaakgericht werken, met als doel om controle en grip te houden op (interne) processen én transparant te zijn naar burgers/bedrijven over de status van hun aanvraag, blijft binnen gemeenteland een hot issue. Ook bij de gemeente Súdwest-Fryslân (ruim 90.000 inwoners), qua oppervlakte de grootste gemeente van ons land. In 2014 is hier, vanuit de bedrijfsvoering, begonnen met zaakgericht werken. Vandaag de dag is er binnen de Friese gemeente een groot aantal processen op aangesloten. “Naast dat we alle processen uit het sociaal domein als eerste gemeente volledig digitaal hebben, zijn ook de belangrijkste processen van burgerzaken en vergunningverlening vanuit de zaak in het KCC te volgen. Binnen het KCC wordt zaakgericht werken ingezet om vragen snel te kunnen beantwoorden en kunnen we ook zien welke zaken bijvoorbeeld een te lange doorlooptijd hebben”, aldus Jacco Hovenga, informatieadviseur openbare ruimte en daarnaast informatiearchitect.

Begin 2019 hoorde de Friese gemeente voor het eerst over de nieuwe API-standaarden (Application Programming Interfaces) voor zaakgericht werken (ZGW API’s). Daarover zegt Eduard Witteveen, procesbegeleider innovatie en verantwoordelijk voor de kwaliteit van de informatie-uitwisseling tussen de applicaties binnen de gemeente. “Wij hebben hier zaaksystemen draaien, maar die moeten op den duur ook vervangen worden. Het moment dat wij hoorden over de API’s, was voor ons wel een moment van: ‘oké, welke kant gaat het op met zaakgericht werken? Moeten we daar ook iets mee?’ Van het een kwam het ander en voordat we het goed en wel in de gaten hadden, vonden we er als gemeente ook iets van. Dat ‘vinden van’ hebben we uiteengezet in een brief richting VNG Realisatie. Wij zagen een oud informatiemodel en het nieuwe informatiemodel met API’s, maar wij zagen nergens hoe die twee bij elkaar kwamen. Voor ons was dat wel een vereiste en daarom hebben wij onze zorgen geuit. Daar zijn gesprekken over geweest, werden onze zorgen erkend en wordt daar nu op geacteerd.”

Witteveen snapt goed waarom destijds gekozen is voor de route die is gekozen. “Op een gegeven moment wil je een nieuwe standaard, een nieuw informatiemodel neerleggen. Je wil meegaan met nieuwe technieken en zo’n verandering jaagt ook aan, creëert een markt voor nieuwe partijen. Het is heel goed om daar vernieuwing in te hebben. Maar er is ook een andere kant, die van beheer. Als gemeente hebben we bijvoorbeeld fors geïnvesteerd in het leggen van koppelingen en daaraan zitten vaak ook onderhoudscontracten vast van een aantal jaar. Dat is de dubbelheid in de ICT. Aan de ene kant wil je vernieuwen, maar aan de andere kant heb je te maken met beheersmatige uitdagingen.”

Common Ground

Dat ZGW API’s de ‘nieuwe norm’ is, is niet geheel toevallig. Het gebruik van API’s past in het beeld van Common Ground, de gezamenlijke informatievoorziening die nodig is voor het uitwisselen van gegevens tussen gemeenten. De ZGW API’s dragen (als eerste standaard) bij aan het realiseren van de informatiekundige visie Common Ground, waarin applicaties en gegevens van elkaar gescheiden zijn. Het scheiden van applicaties en data is iets dat, volgens Hovenga, marktpartijen keihard raakt. Wat hem betreft is dat ook een goede zaak. “Klopt. Als we niet zelf de regie nemen dat we anders willen, dan blijven we krijgen wat we kregen. Dat willen we niet meer. We willen anders.” Ook Witteveen ziet het zo. “De vraag is wel hoe hard je kunt sturen als je niet inhoudelijk de regie wilt hebben. Op het moment dat je de scheiding wilt aanbrengen tussen de verschillende lagen, impliceert dat wel dat je er zelf voor moet zorgdragen dat je die lagen uit elkaar trekt. Dat je daar ook op gaat sturen. Dat je in regie bent. Dat vraagt wat van een gemeente. Dat betekent dat je bewust keuzes maakt dat je het op die manier doet. Dat is wat anders als je je als gemeente vooral wilt laten ontzorgen en je tegen een leverancier zegt: ‘zet het maar in de cloud’. Wat doet dat met jouw positie? Wat mij betreft is de positie van een gemeente dan toch anders.”

Als gekeken wordt naar ZGW API’s, dan is het uitgangspunt écht anders dan bij de StUF-standaarden (Standaard Uitwisselings Formaat). “Er mankeerde destijds niet veel aan de uitgangspunten van de StUF-standaarden en we hebben er veel van geleerd”, zo schetst Witteveen. “Ook hoe het anders kan. Bij StUF was het motto vooral: ‘we maken een standaard en dan komt het wel goed’. Dat is een groot verschil met deze API-standaard. Nu wordt er vooral gekeken of die standaard ook werkt, wie de standaard gaat beheren, hoe de standaard wordt doorontwikkeld en hoe marktpartijen zover te krijgen dat zij de standaard implementeren in hun producten. Ik vind het ook goed dat er nu een referentie-implementatie ligt, waaruit blijkt hoe de standaard zich moet gedragen en daar ook op getoetst kan worden. Het geeft mensen binnen gemeenten die bezig zijn met die standaard een stuk gereedschap waarmee zij de regie kunnen pakken.” Hovenga kan zich goed vinden in de woorden van zijn collega: “Als gemeente moet je inderdaad zorgen dat je in regie komt. Dat kan door gebruik te maken van die API’s. Die zijn niet voor niets bedacht. Die hebben bepaalde doelen voor ogen.”

Een andere verandering is dat alle documentatie met betrekking tot de ZGW API’s te vinden zijn op GitHub, het grootste online ontwikkelplatform met circa 40 miljoen gebruikers. Hovenga vindt dat een goede ontwikkeling. “Ik denk dat het erg belangrijk is dat het proces om te komen tot een product in alle openheid en transparantie wordt gedaan en dat iedereen ook mee kan denken en praten. Ook marktpartijen. Het hele StUF-proces was toch vrij gesloten. Er werden veel documenten over en weer gestuurd en het duurde veel langer om een wijziging tot stand te brengen. Een interessante vraag is wel of het iteratief werken ook aansluit bij de werkwijze van een gemeente. Je ziet dat de ontwikkelteams weinig rem hebben. Die zitten in sprints en willen vooral doorgaan. Als gemeente zitten wij toch heel erg aan de beheerkant, aan de gebruikerskant. Dat is nog best wel een dingetje, maar wel interessant.”

Inwoners

StUF-standaarden, API’s: het zijn instrumenten die een hoger doel dienen, namelijk het goed blijven bedienen van inwoners en ondernemers. Merken die groepen iets van de draai naar ZGW API’s? Wat Hovenga betreft indirect wel. “Het aansluiten van en werken met (StUF-)koppelingen heeft ons in het verleden veel tijd gekost. Met behulp van de API’s en de hele Common Ground-beweging hopen we veel sneller te kunnen reageren en inspelen op ontwikkelingen, waardoor we meer tijd overhouden voor de échte kerntaken van een gemeente. Dat is ook veel interessanter voor een inwoner. Ook met betrekking tot de privacywetgeving (AVG – Algemene verordening gegevensbescherming) bieden de API’s meer houvast. De API’s brengen veel duidelijker in beeld waar welke data bevraagd zijn.”

Ook Eduard Witteveen denkt dat inwoners er uiteindelijk beter van worden als gebruik wordt gemaakt van API’s. “Ideaal is dat een inwoner die naar een gemeente belt, direct uitkomt bij de juiste ambtenaar. Dat je als inwoner of ondernemer direct contact hebt en ook weet met wie je belt. Dat zijn processen waarover je als gemeente keuzes kunt maken. Je kunt als gemeente ook zeggen: ‘hier doen we niks mee, want het wordt te duur.’ Dat is niet altijd fijn voor inwoners of ondernemers, maar het is wel zichtbaar. Voor ons als gemeente is het wel duidelijk. Wij willen een infrastructuur hebben waarin wij snel en pragmatisch kunnen inspelen op de vraag vanuit de organisatie en vanuit de inwoners. We willen beschikken over een goede ‘Legodoos’, waarvan alle steentjes naadloos op elkaar aansluiten…”

Meer informatie?

Website VNG Realisatie over ZGW API’s
Website GitHub