Marie Juliette Marinus is sinds 1 mei 2021 de nieuwe stadsarchivaris van Antwerpen. Ze maakte werk van een heel nieuw beleidskader rond informatie- en archiefbeheer. Ze vertelt waarom dit nodig was en licht toe waarover het gaat.

Het vorige beleidskader van het stadsarchief dateert van 1996.

Marie Juliette: “Het vorige beleidskader van het stadsarchief dateert al van 1996. Sindsdien volgden nog heel wat aanpassingen aan onderdelen van dit beleidskader via dienstnota’s en besluiten. Als gevolg van auditaanbevelingen werd gevraagd om dit te actualiseren en te valideren, rekening houdend met nieuwe wetgevende bepalingen en verplichtingen én met alle betrokkenen.

Zo’n beleidskader legt de verantwoordelijkheden van de groep Antwerpen vast ten aanzien van haar bestuursdocumenten. Ik vat ze even samen:

• Bestuursdocumenten mogen niet onrechtmatig vernietigd worden
• Wanneer we ze moeten bewaren, moet het bewaren en beheren van bestuursdocumenten gebeuren op een kwaliteitsvolle manier, opdat integriteit en authenticiteit gewaarborgd blijven. 
• De rechten van de burger moeten eerbiedigd worden bij de toegang tot deze documenten en bij de bescherming van zijn rechten die samenhangen met deze documenten.

Een kwaliteitsvol informatie-en archiefbeheer

Daarnaast kreeg ik de opdracht om ook concrete afspraken voor informatie- en archiefbeheer op te stellen. Deze afspraken of beheersregels geven aan wat nodig is om aan kwaliteitsvol informatie- en archiefbeheer te doen. Ze geven de principes mee en duiden de verantwoordelijken aan om ze uit te voeren. Het gaat dan over wie doet wat in welk stadium van het leven van een bestuursdocument.

Er zijn zeven thema’s:

1. Informatiebeheer bij de diensten
2. Bewaartermijnen van informatie vastleggen
3. Afspraken rond vernietigingen
4. Afspraken rond overdragen (archiveren) naar het FelixArchief
5. Tijdelijke bewaring van papieren archief in de kelder van Den Bell
6. Behoud en beheer van het archief in het FelixArchief
7. Interne controle

Belangrijk is dat iedereen binnen onze organisatie verantwoordelijk is voor het naleven van de gemaakte afspraken. We hebben deze dan ook zo opgesteld, dat de rollen en verantwoordelijkheden, van medewerker over informatiebeheerder tot bedrijfsdirecteur zijn vastgelegd. We geven ook duidelijk aan waarvoor klanten op het stadsarchief kunnen rekenen (bijvoorbeeld alle vragen in verband met bewaartermijnen en het vernietigen van documenten). Van zodra bestuursdocumenten overgedragen zijn aan het stadsarchief, neemt het stadsarchief de volle verantwoordelijkheid. Maar ook omgekeerd: zolang de bestuursdocumenten zich bevinden bij de bedrijfseenheden en de instellingen met eigen rechtspersoon, zijn zij verantwoordelijk voor het goed beheer.

We staan in Antwerpen heel ver op het vlak van informatiebeheer.

Dankzij deze geactualiseerde beheersregels leggen we ook voor de toekomst vast wat we verstaan onder een sterk en kwaliteitsvol informatiebeheer. Zeker met het oog op onze overstap naar Office 365, de cloudtoepassing van Microsoft.”

goedgekeurde collegebesluit over vernieuwde beleidskader 

afspraken of beheersregels rond informatie-en archiefbeheer