Twitter maakte niet alleen communicatie met voorheen vreemden laagdrempelig en toegankelijk, het wijst ook dagelijks de weg naar buitengewoon interessante en voor het vakgebied relevante blogs en artikelen. Mijn Tweetdeck scant voortdurend op de voor mij meest kansrijke hashtags. Eén van de aardige blogpagina’s die ik zo vond, is Digital Landfill van John Mancini, de voorzitter van de AIIM. Met de enthousiaste hulp van tientallen andere ECM specialisten viert hij op dit moment het eenjarig bestaan van zijn “Eight things…” serie. Zo’n 113 artikelen voegen de kennis van al die specialisten op bondige en soms openhartige of humoristische wijze samen. Alle aspecten van document management, recordsmanagement, collaboration, scanning, ECM etc. komen aan de orde. Een rijke bron aan onafhankelijke adviezen. Inmiddels zijn verschillende van deze postings ook weer handzaam samengevoegd, zoals in het E-book over Sharepoint.

Als bescheiden eerbetoon aan Digital Landfill’s Eight things… serie mijn eigen Nederlandse ‘Acht dingen over recordsmanagement projecten’: welke aandachtspunten kunnen een dergelijk project tot een succes maken – of lelijk opbreken?

1. Maak van de (Europese) aanbesteding voor DMS of RMA geen hoge hoed

Met het daaruit voortkomende product als onverwacht en misschien wel ongewenst wit konijn. Organisaties komen soms tot de keuze voor een DMS of RMA op basis van een tamelijk abstract en algemeen geformuleerd Programma van Eisen. Als het PvE niet aansluit bij de blauwdruk voor een ICTarchitectuur (is die er wel?) of bij de ambities en mogelijkheden van de organisatie, dan kan het pakket wel eens een vervelende mismatch zijn. Als je vooral je papieren poststromen wilt digitaliseren, is een complete ECM suite, met alle collaboration tools en digitale publicatiemogelijkheden wellicht wat veel van het goede.

2. Vooroordelen bevorderen nooit verstandige keuzes

Het blijft verbazingwekkend hoe vaak je toch blijft tegenkomen hoe vooroordelen keuzes beïnvloeden die beter op basis van objectieve criteria genomen zouden kunnen worden. Microsoft producten zijn nooit goed, open source is per definitie beter, of andersom, of Nederlandse producten zijn minder goed dan Amerikaanse en Canadese, etc. Tsja, daar is slecht tegen te vechten. Producten zelf mislukken over het algemeen niet, het zijn vaker de implementatiewijze en adaptatie in de organisatie.

3. Digitaal werken is ook digitaal archiveren

Natuurlijk is de business van uw organisatie overtuigd van de meerwaarde van digitaal werken. Meestal is het ook onontkoombaar: de klant verwacht tegenwoordig niet anders meer dan online dienstverlening, de wetgeving is overstag (vgl. WABO!) of kostenoverwegingen vereisen een strakker proces, met minimale menselijke tussenkomst. En de proces tools zijn er helemaal klaar voor. Alleen het digitaal vastleggen en documenteren van de transacties heeft vaak wat minder aandacht. Terwijl de eindgebruiker wel geacht wordt net zo gemakkelijk te werken met dat digitale (zaak-)dossier als voorheen met zijn papieren (werk-)dossier. Voor het snel terugvinden, representeren en annoteren op scherm , alsmede de zekerheid dat versies en archiefexemplaren door de jaren heen zorgvuldig beheerd blijven is het niet voldoende de documenten op een schijf te knallen (want zo wordt dat soms genoemd).

4. Projectbeheersing!

Meestal zijn recordsmanagement projecten complex. Ze vereisen dat zeer verschillende disciplines goed samenwerken en dat belangen van zeer verschillende aard worden meegewogen. Dat is lastig, omdat de procesmanager, verantwoordelijk voor de business, doorgaans weinig oog heeft voor archiveringsbelangen. En omgekeerd dat de recordsmanager begrip moet zien te krijgen van de noden van de procesmanager. En dan is er nog ICT, waarvan de belanghebbende terecht waakt voor een samenhangende, toekomstzekere architectuur, stabiliteit van zijn systemen en een tevreden eindgebruiker. Die belangenmix vraagt om een projectmanagement waarin alle partijen gehoord en begrepen worden, maar waar ook voortgang wordt geboekt.

5. Houdt het generiek!

Document management systemen en recordsmanagement applicaties komen tegemoet aan tamelijk generieke noden van de moderne documentintensieve (overheids-)organisaties: meestal is de actuele situatie hybride en wordt er digitaal gewerkt, terwijl er papieren post inkomt en vaak ook nog uitgaat. Het blijft in dat opzicht toch verbazingwekkend hoe bijvoorbeeld honderden gemeentelijke organisaties in ons land zich als totaal verschillend kunnen beschouwen en niet voldoende lijken te hebben aan de producten op de markt (en de voorkeur geven aan verrijking van soms exotische pakketten met omvangrijk maatwerk). De insteek zou moeten zijn de organisatie als geheel zoveel mogelijk leunt op outofthebox functionaliteit van het gekozen pakket en alleen bij hoge uitzondering en onder toezien oog van een straffe ballotage op hoog niveau maatwerk toestaat. Koppelvlakken met processystemen zijn vanuit die optiek ook zoveel mogelijk generiek ingericht.

6. Digitaal werken kan niet half…

Een organisatie die digitaal archiveren invoert als onderdeel van digitaal werken, zal zijn processen zorgvuldig moeten analyseren. BPM is een onderschat onderdeel van een transformatie naar digitaal werken. Bij de procesmanager is vaak de focus bij de procestool; die kent hij en als je daarmee achter een beeldscherm kan werken, dan ben je er wel, zo wordt gedacht. Maar de afhankelijkheid van papieren documenten en dossiers bij de medewerkers wordt vaak onderschat. Dus is het noodzakelijk om het werkproces stapje voor stapje door te spreken met enkele kernmedewerkers. Let daarbij ook op de verschillende locaties waar gewerkt wordt: in buitenlocaties of filialen zijn vaak ook afwijkende vormen van documentatie en schaduwarchivering in zwang. Bovendien kan het zijn dat medewerkers met een dossier ‘naar buiten’ moeten. Is het nodig om dat te ondersteunen met laptop, pda of e-reader? Zijn de eisen voor een dergelijke mobiele oplossing helder (want iedereen wil tegenwoordig een e-reader, of heeft heel hard een i-pad van de zaak nodig, ook in gemeenteland).

7. Het wiel is reeds uitgevonden

Dat hoeft dus niet nog een keer in uw organisatie. Toch is digitaal werken en digitaal archiveren in menige organisatie een compleet nieuw fenomeen. En is de omschakeling daardoor vaak een onzeker avontuur, voor zowel medewerkers als management. Dat gebrek aan kennis en ervaring is een projectrisico in zichzelf. Maar behalve op projectbasis in te huren recordsmanagement specialisten, kan een organisatie zichzelf ook verder helpen aan de hand van ISOnormering en implementatiemethoden voor archiverinssystemen. Denk bijvoorbeeld aan NEN/ISO 15489, de internationale norm voor recordsmanagement, DIRKS, de van oorsprong Australische methode voor implementatie van archiefsystemen en NEN2082, de Nederlandse norm voor functionaliteit van archiveringssoftware.

8. Kwaliteit van digitale archivering komt niet uit wet of doosje