In juni 2017 bracht de Waarderingskamer een nieuwsbrief uit waarin aandacht werd gevraagd voor de bewaartermijn van WOZ-beschikkingen.
“Het permanent bewaren geldt bij de Basisregistratie WOZ wel voor de gegevens in de basisregistratie, maar niet voor de onderliggende brondocumenten. In de Catalogus Basisregistratie WOZ is een bepaling opgenomen over de bewaartermijnen voor deze brondocumenten. De brondocumenten zijn bijvoorbeeld de aanslagbiljetten waarmee de WOZ-waarden formeel zijn vastgesteld, maar ook de uitspraken op bezwaren.
Volgens pagina 19 van de Catalogus Basisregistratie WOZ, geldt voor de brondocumenten:
"Eén van de uitgangspunten van het stelsel van basisregistraties is dat deze brondocumenten bewaard worden door de bronhouder. De brondocumenten zijn dus niet via een basisregistratie zelf (of via een landelijke voorziening) te raadplegen, maar kunnen bij de bronhouder worden geraadpleegd. Algemeen geldt binnen het stelsel van basisregistraties dat alle gegevens bewaard blijven en dus ook de brondocumenten. Als uitzondering op dit algemene uitgangspunt voor het stelsel van basisregistraties is er voor de Basisregistratie WOZ voor gekozen om de bewaarplicht voor de brondocumenten te beperken tot twaalf jaar. De gegevens in de Basisregistratie WOZ zelf (en de Landelijke Voorziening WOZ) blijven wel langer bewaard”.
De WOZ-beschikking/aanslagbiljet waarmee de WOZ-beschikking bekend wordt gemaakt, is een brondocument, dus de bewaartermijn voor aanslagbiljetten is 12 jaar. Hiermee ligt dus vast dat de (digitale kopieën van) aanslagbiljetten na 12 jaar vernietigd mogen worden.”
Eén van de redenen voor de redenatie van de Waarderingskamer is feit dat de Belastingdienst gebruik maakt van de WOZ-beschikkingen om aanslagen op te leggen. Zij kan daarbij 5 jaar terug gaan. De aanslag die vervolgens wordt opgelegd dient daarna nog 7 jaar bewaard te worden. Voor de Belastingdienst is het dus noodzakelijk dat een WOZ-beschikking 12 jaar lang (5+7) in de Basisregistratie beschikbaar is. Aangezien gemeenten bronhouder van de Basisregistratie zijn, dienen zij daarom hun WOZ-beschikkingen 12 jaar lang te bewaren.
Na bestudering van het standpunt van de Waarderingskamer, zal de termijn van 12 jaar voor het bewaren van WOZ-beschikkingen worden opgenomen in een volgende update van de selectielijst.