E-mail is niet weg te denken uit het huidige werkproces. De overheid gebruikt e-mail als communicatiemiddel, maar ook voor het maken van plannen en het nemen van besluiten. Vanuit het oogpunt van een transparante overheid, maar ook voor bedrijfsvoering is het belangrijk dat overheidsorganisaties hun e-mails goed en gestructureerd archiveren.

Om na te gaan hoe het hiermee staat heeft de Inspectie via haar monitor overheidsinformatie 2023-2024 onder meer ministeries en dienstonderdelen, rechterlijke organisaties en ZBO’s bevraagd hoe zij e-mails archiveren. Deze zelfevaluatietool werd door 287 organisaties van de centrale overheid ingevuld. De publicatie ‘E-mailarchivering’ gaat hier dieper op in.

Knelpunten

Bijna 30% van de organisaties geeft aan dat er in hun organisatie niemand is die toeziet of e-mails daadwerkelijk worden gearchiveerd. Daarnaast geven meerdere organisaties aan dat zij tegen problemen aanlopen bij het terugvinden van e-mails bij het beantwoorden van informatieverzoeken. Dan gaat het bijvoorbeeld om vernietiging van een e-mailbox waarin de gezochte email werd bewaard of dat de e-mail niet doorzoekbaar is.

Geen eenduidig beleid

Organisaties gaan niet eenduidig om met de archivering van e-mails. Zo zegt 35% van de organisaties geen apart beleid te hebben voor email-archivering. Ruim een kwart werkt met een eigen email-archiveringbeleid. Een kleine minderheid (9% van de organisaties) heeft de Handreiking ‘Bewaren van e-mail Rijksoverheid’ geïmplementeerd.

Verder onderzoek

Duurzame toegankelijkheid van e-mail is van groot belang. De Inspectie volgt de beleidsvorming rondom e-mailarchivering de komende tijd dan ook nauwlettend. Met het oog daarop start de Inspectie de komende jaren een verdiepend onderzoek naar e-mailarchivering.

Download publicatie ‘E-mailarchivering monitor overheidsinformatie 2023-2024’

De publicatie ‘E-mailarchivering monitor overheidsinformatie 2023-2024’ is gepubliceerd op de website van de Inspectie en te downloaden als pdf-bestand.