Bron: besloten groep VNG fora, bericht met toestemming overgenomen

Een 2e uitspraak van de afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State over een Wob-verzoek omtrent tekstberichten heeft in het veld de vraag doen rijzen over de verplichting tekstberichten te bewaren. Hieronder een recente vraag van een gemeentelijke organisatie en het antwoord dat de VNG in afstemming met het ministerie van OCW heeft daarop gegeven. 

Vraag 

“ Ik ben bezig met de implementatie archivering tekstberichten echter ik word door collega’s erop gewezen dat dit niet meer actueel is vanwege deze uitspraak: raadvanstate.nl/uitspraken/@122885/201905713-1-a3

Op 21 oktober 2020 heeft de Raad van State een uitspraak gedaan met betrekking tot het verplicht bewaren en archiveren Whatsapp berichten. In de uitspraak is (kort samengevat) het volgende gesteld:

• Na een negatieve uitspraak van de Rechtbank voor de gemeente hoeft de gemeente niet direct gevolg te geven aan die uitspraak als hoger beroep wordt aangetekend, maar moet men wel zorgdragen voor het behouden van de documenten totdat de beroepsprocedure is afgehandeld.

• WhatsApp-berichten hoeven niet te worden bewaard volgens de Archiefwet. Dat wil zeggen dat Whatsapp berichten generiek niet gearchiveerd hoeven te worden tot het moment dat er een WOB-procedure wordt gestart. Vanaf dat moment dienen de berichten, omdat ze onderdeel kunnen worden van een procedure, opgeslagen te worden. Voor de berichten is er geen bewaartermijn bepaald via de selectielijst van de VNG.

• Navraag bij de betrokken ambtenaren is voldoende om vastgesteld te krijgen of WhatsApp-berichten wel of niet berusten onder het bestuursorgaan.

• Mailboxen vindt de Raad van State echt iets anders dan WhatsApp-berichten. De berichtenapps worden niet beheerd door het bestuursorgaan dit geldt wel voor emailberichten.

• De stelling dat er meer documenten moeten zijn, moet concreet gemaakt worden door de verzoeker. Zeker als de verzoeker al veel informatie naar aanleiding van het WOB-verzoek heeft gekregen.

Klopt het dat dit niet meer hoeft te worden opgepakt?“ 

Antwoord:

Nee, tekstberichten moeten ook op basis van deze uitspraak van de Afdeling bestuursrecht van de Raad van State (ECLI:NL:RVS:2020:2477 21 oktober 2020) wel degelijk gearchiveerd en beheerd worden.

Momenteel wordt gewerkt aan een interpretatie van de uitspraak en verhouding tot de archiefwettelijke verplichtingen door het ministerie van OCW. Deze zal binnenkort in het blad AB Rechtspraak bestuursrecht worden gepubliceerd als wetenschappelijk commentaar op de uitspraak van oktober jl. Voorbehoudens dit commentaar het volgende.

De tweede uitspraak omtrent tekstberichten herhaalt en bevestigt dat tekstberichten documenten als bedoeld in de Wob en archiefbescheiden als bedoeld in de Archiefwet kunnen zijn, namelijk wanneer zij zijn gewisseld in het kader van de uitvoering van overheidstaken. (“Sms- en WhatsApp-berichten die bij het uitvoeren van overheidstaken gebruikt zijn, vallen onder de reikwijdte van de Wob en van de Archiefwet.”). Hoe lang tekstberichten moeten worden bewaard, hangt af van de waardering die aan de werkprocessen waar de archiefbescheiden onder vallen wordt toegekend in de selectielijst. De termijnen vastgelegd in de Selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen 2020 zijn daarop onverkort van toepassing. Tekstberichten die als documenten worden opgevraagd in het kader van de Wob moeten worden bewaard tot de gehele Wob-procedure inclusief rechtsbescherming definitief is doorlopen. Hoe de archivering praktisch kan vorm krijgen wordt beschreven in de handreiking van de VNG.

Deze uitspraak gaat in op een specifieke casus bij VWS. Dat VWS geen uitvoering kon geven aan dit Wob-verzoek wordt gebillijkt, onder meer door erop te wijzen dat het ging om een geval die plaatsvond voordat de eerdere uitspraak van de Afdeling bestuursrechtspraak in de zaak was gedaan, en er ten tijde van die uitspraak dus (nog) geen maatregelen waren getroffen voor archivering. Voorts is aannemelijk dat het achterhalen van de tekstberichten praktisch lastig is, omdat die

kennelijk niet zijn gearchiveerd en men moet terugvallen op de voorziening van WhatsApp, die men niet zelf beheert. (Zie de overweging: “Berichtenapps zijn niet in beheer van de overheid en de technische functionaliteit voor informatiebeheer binnen de berichtenapps is zeer beperkt. De Afdeling ziet daarom geen grond voor het oordeel dat de door de minister verrichte zoekslag onvoldoende, dan wel onvolledig is geweest.”)