Auteur: Leo Mudde – 20/06/2014

Digitaal werken is tot daar aan toe. Maar digitaal archiveren, dat is voor veel gemeenten nog een diffuus begrip. Bewaard wordt er veel, de vraag is of het over tien jaar ook nog vindbaar en voor iedereen toegankelijk is.

Archivering is geen sexy onderwerp bij gemeenten. Maria Wiebosch-Steeman, oud-burgemeester van Jacobs-woude, Hardinxveld-Giessendam en Zwijndrecht, vermoedt dat archivering vooral wordt gezien als kostenpost. ‘Er zijn gemeenten waar de archivaris een bijbaan is. Men volgt de selectielijst van de VNG waarin staat wat bewaard moet worden. Als basis is dat prima. Maar niet alles is daarin voorzien en vastgelegd. De vraag wat er echt bewaard móét worden, die wordt te weinig gesteld.’

Wiebosch is voorzitter van de Adviescommissie Archieven die de VNG adviseert over het gemeentelijk archiefbeleid. Een van de actuele onderwerpen waar de commissie zich nu over buigt, is het oppakken van de digitale archivering. De informatie op papier moet steeds meer wijken voor een almaar groter wordende stroom digitale informatie. Kon die tot enige tijd geleden nog worden geprint en ‘ouderwets’ worden opgeborgen in een archiefdoos, dat is alleen al door de omvang van de informatiestroom niet meer mogelijk.
‘Vroeger schreef je een telefoonnotitie op een briefje of een “geeltje”. Dat plakte je dan op een ander document over dat onderwerp en dat ging dan zo het archief in. Als er nu iemand belt, stuur je een mailtje naar je collega: de heer Janssen heeft je gebeld. Maar wat gebeurt er met dat mailtje? Wordt dat bewaard? Meestal niet, denk ik. Toch kan bijvoorbeeld het tijdstip van het telefoontje heel belangrijk zijn. Aan de andere kant: alles bewaren is ook geen optie. Vroeger schoonde je het archief handmatig op, maar hoe schoon je digitale archieven op?’

Enorme databerg
De vraag waarvoor gemeenten zich nu zien gesteld is, hoe om te gaan met de enorme databerg. ‘Hoe ga je ervoor zorgen dat je uit de stroom informatie die je krijgt, datgene bewaart wat nodig is? Bewaar je alles blind, of denk je er goed over na? We zijn bijvoorbeeld heel goed in het bewaren van notulen, maar wil je daar iets mee voor de geschiedschrijving?’
Op verzoek van de VNG heeft prof. Mark van Twist van de Nederlandse School voor Openbaar Bestuur (NSOB) een systeemanalyse gemaakt. Deze moet structuren (relaties tussen actoren, functies en informatieobjecten) in kaart brengen om zo wezenlijke informatie te identificeren. Dit is nodig om activiteiten van gemeenten te kunnen reconstrueren. Deze analyse geldt als opmaat voor de nieuw op te stellen selectielijst van te archiveren informatie.

‘Ik maak me geen illusie dat veel mensen de goede analyse van Van Twist hebben gelezen’, zegt Wiebosch. ‘Dat zouden ze wel moeten doen, want deze gaat juist in op de verdere ontwikkeling van vervlochten of participerend lokaal bestuur. De positie, de rol van de gemeente in de samenleving verandert en dat heeft onvermijdelijk gevolgen voor het archiefbeheer.’

Niet handig
Neem alleen al de drie decentralisaties. ‘Er is veel gedoe over wie er gaat over het beheer van de oude documenten die omgaan in de jeugdzorg. De jeugdinstellingen hebben materiaal en de gemeenten roepen: wij doen het niet. Maar het is niet handig als de gemeenten niet in de dossiers kunnen kijken. En dan is er ook nog de provincie, die tot nu toe ging over de jeugdzorg.’
Vroeger bracht de gemeentearchivaris zijn dozen na tien jaar naar het regionaal archief. Nu komt het er op aan al aan de voorkant de selectie te maken van wat relevant is voor de toekomst. Dat vraagt een andere aanpak. ‘Wat doe je met e-mails, wil ik die digitale gesprekken na twintig jaar nog weten? Je kunt alles bewaren, maar als het bestaande systeem dat niet toestaat, moet je naar een nieuw systeem toe. En dan moet je je huidige archief omzetten, anders zit je met verschillende systemen die niet met elkaar kunnen communiceren.
Belangrijk dus dat je daar rekening mee houdt, dat zaken compatible zijn.’
Marktpartijen ruiken mogelijkheden en zeggen: zet het maar bij ons in de cloud, dan nemen wij het beheer wel over. Wiebosch: ‘Maar dan komt de privacy om de hoek kijken. Alles moet voor iedereen toegankelijk zijn. Als je bezwaar maakt tegen een plan van de gemeente, dan zal ook jouw bezwaarschrift voor iedereen zichtbaar zijn. Hoe ga je dat in de cloud regelen en het toch zo beveiligen dat informatie niet wordt misbruikt?’

Veel geld
Het mag dan geen hot item zijn, maar het gaat wel om heel veel geld, zegt Wiebosch. ‘Ik heb in drie gemeenten een opschoning van het archief meegemaakt, in alle gevallen kostte het meer dan 100.000 euro. En geloof mij, digitaal archiveren is echt niet goedkoper.’
En dan nog iets: ieder jaar moet een gemeenteraad controleren of zijn college het archiefbeheer op orde heeft. ‘Ik betwijfel echt of dat genoeg gebeurt. Daarvoor zijn speciale kritische prestatie indicatoren ontwikkeld, KPI’s, en daar is ook een modelverordening voor beschikbaar. Daar moeten gemeenten wel iets mee. Er zijn gemeenten die het wel goed doen. Alphen-Chaam, Winsum. Daar worden de KPI’s ook al gebruikt. De vraag is: maken andere gemeenten er voldoende gebruik van?’

E-depot
Misschien dat de ontwikkeling van de zogeheten e-depots iets kan losmaken. Een e-depot is eigenlijk een digitale versie van de bekende archiefbewaarplaats, de (vaak regionale) archiefdienst waar oudere gemeentelijke bescheiden worden bewaard, zegt Adrie Spruit, informatiearchitect e-overheid bij KING, kwaliteitsinstituut Nederlandse gemeenten.
Volgens Spruit is niet goed bekend of gemeenten het belang van digitaal archiveren ‘tussen de oren’ hebben. ‘Dat wordt nog niet gemonitord. De Archiefwet schrijft ook niet dwingend voor dat het digitaal gebeurt. Maar alle gemeenten werken natuurlijk wel digitaal en daar hoort bij dat je ook digitaal archiveert. De vraag is of dat goed is georganiseerd. Het werkt in ieder geval heel anders dan informatie op papier archiveren.’
Hij wijst op het landelijke beleid van de transparante overheid. ‘De overheid, dus ook de gemeente, moet haar informatie actief openbaar maken. Een groot deel van die informatie is gearchiveerd en het enige geschikte kanaal om dat allemaal te ontsluiten is internet. Dat lukt alleen met digitale informatie.’

De e-depots zijn daar op gericht. Ze staan nog in de kinderschoenen, maar er zijn er al enkele actief. Daar kunnen andere gemeenten van leren, zegt Maria Wiebosch. ‘We moeten niet allemaal het wiel gaan uitvinden.’
Een e-depot is een technische voorziening voor de duurzame en betrouwbare opslag en beschikbaarstelling van digitale informatie. Een e-depot is in staat digitale documenten op te nemen, op te slaan, veilig te bewaren en voor raadpleging beschikbaar te stellen. Amsterdam en Rotterdam hebben er een. En Putten.

Cultuuromslag
In Putten is enkele jaren geleden begonnen met een cultuuromslag onder de medewerkers in de omgang met informatie. Er is een digitale informatiestructuur ingericht die was gebaseerd op de bestaande situatie. Putten ziet het e-depot als een logische, maar ook noodzakelijke stap om ‘in control’ te blijven met de hele informatiehuishouding.
Spruit: ‘Ik ben onder de indruk van wat er in Putten in korte tijd is gerealiseerd. Het toont aan dat niet alleen grote gemeenten voorop hoeven te lopen. Het is belangrijk dat er een aantal enthousiaste medewerkers en bestuurders zijn. En er wordt goed samengewerkt. Het mag dan een technisch onderwerp lijken, het zijn altijd de ménsen die het moeten doen.’

Vindplaats: VNG Magazine 12, 20 juni 2014, pagina 16 e.v.