BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

Bewaren en vernietigen van BRP-bescheiden: regels en termijnen

In deze bijlage staan de regels en termijnen die gelden voor gemeenten bij het bewaren en vernietigen van documenten en archiefbescheiden die de BRP betreffen.
De kwaliteit van de gegevens is voor de BRP een grote noodzaak. Daarom is in de wetgeving de eis neergelegd, dat gegevens alleen op grond van een deugdelijk brondocument in de BRP mogen worden opgenomen. Dit houdt kort gezegd in: geen goed brondocument, geen gegevens in de BRP. Zie voor nadere informatie over brondocumenten Hoofdstuk 3 Brondocumenten.
Na het opnemen van de gegevens is het zaak het gebruikte brondocument gedurende enige tijd te bewaren. Op grond van artikel 4 Regeling BRP is er voor deze documenten een lijst met bewaartermijnen opgesteld. Deze lijst is als bijlage 6 bij de Regeling BRP gevoegd en is hierna in zijn geheel opgenomen. De Regeling BRP is gepubliceerd in de Staatscourant van 10 december 2013, nummer 34313 en is op 6 januari 2014 in werking getreden.

De termijnen op deze lijst hebben uitsluitend betrekking op de bewaring van de bescheiden over het gebruik daarvan bij de uitvoering van de Wet basisregistratie personen (Wet BRP). Daarnaast zijn er voor de aangegeven documenten ook bewaartermijnen opgesteld ingevolge de Archiefwet 1995. Deze zijn vastgelegd in een beschikking van de Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, genaamd 'Vaststelling selectielijst gemeentelijke en intergemeentelijke organen vanaf 1 januari 1996' (Sc. 2012, 11906). De lijst is verbindend voor alle gemeenten en is op 25 juni 2012 in werking getreden. De lijst is niet alleen van toepassing op alle archiefbescheiden van de BRP in welke vorm dan ook, maar ook op het voormalige persoonsregister, het archiefregister en het elektronische hulpregister (= persoonskaart vervangend register). Elk college van burgemeester en wethouders (hierna: het college) is vanuit de Archiefwet 1995 zorgplichtig voor de gemeentelijke archiefbescheiden. Vanuit die functie is het college medeopsteller van de regeling en tevens uitvoerder ervan.

De termijnen in bijlage 6 bij de Regeling BRP zijn minimum termijnen gericht op het ten minste gedurende die tijd bewaren van de bescheiden. De termijnen in de 'Selectielijst' zijn maximum termijnen gericht op het na afloop daarvan vernietigen van de bescheiden. Voor diverse bescheiden bestaat een samenloop van termijnen. In zo'n geval geldt de termijn met de langste duur. Na afloop van die termijn zullen de bescheiden vernietigd moeten worden.

Naast het bewaren van brondocumenten als BRP-bescheiden bevat de 'Selectielijst' andere op de BRP betrekking hebbende bescheiden. Daarbij kan gedacht worden aan documenten betreffende de invoering van de BRP in de gemeente en de formele toestemming om met een goedgekeurd systeem aan de BRP deel te mogen nemen. Ook voor die bescheiden geldt, dat het College zorgplichtig is. Voor alle bescheiden geldt vanuit de Archiefwet 1995 de verplichting om ze in goede en geordende staat te houden.

Laatste update 19 maart 2013

Categorieën van te bewaren bescheiden en bewaartermijnen

Bescheiden gebruikt voor de eerste inschrijving van betrokkene in de basisregistratie personen, voor zover het bescheiden betreft die niet uit een Nederlands register kunnen worden gereproduceerd	110 jaar
Bescheiden gebruikt bij opname, wijzigen en corrigeren van gegevens betreffende naam, geboorte, geslacht en afstamming in alle categorieën van de persoonslijst, bescheiden gebruikt bij het verwijderen van historische oudergegevens en bescheiden waaruit de datum rechtsgeldigheid van genoemde gegevens blijkt, voor zover die bescheiden niet uit een Nederlands register kunnen worden gereproduceerd	110 jaar
Bescheiden betreffende het opnemen, wijzigen van gegevens inzake het aangaan of het ontbinden van huwelijk/geregistreerd partnerschap, voor zover het bescheiden betreft die niet uit een Nederlands register kunnen worden gereproduceerd	110 jaar
Bescheiden betreffende het opnemen en wijzigen van overlijdensgegevens, voor zover het bescheiden betreft die niet uit een Nederlands register kunnen worden gereproduceerd	110 jaar
Verklaring onder eed of belofte, als bedoeld in artikel 2.8, tweede lid van de wet	Onbeperkt
Bescheiden betreffende het aanwijzen van ambtenaren, bedoeld in 2.8, tweede lid, onder e van de wet	5 jaar na het vervallen van de bevoegdheid
Bescheiden betreffende het naamgebruik	5 jaar
Bescheiden afkomstig van de Nederlandse burgerlijke stand	1 jaar
Bescheiden afkomstig van het persoonsregister, het archiefregister en het elektronisch hulpregister (voor zover dit de persoonskaarten vervangt)	1 jaar
Kennisgevingen afkomstig uit het curateleregister en het gezagsregister	1 jaar
Bescheiden betreffende het vertrek (art. 2.21 en 2.22 van de wet)	10 jaar
Bescheiden betreffende opname of wijziging in de documentindicatie (tot moment van opheffen van de opschorting)	110 jaar
Bescheiden betreffende het bezit, de verkrijging, de verlening en het verlies van het Nederlanderschap, voor zover het de vermelding van dit gegeven in de basisregistratie betreft	10 jaar
Bescheiden betreffende het bezit, de verkrijging en het verlies van bijzonder Nederlanderschap	10 jaar
Bescheiden betreffende het bezit, de verkrijging en het verlies van een niet-Nederlandse nationaliteit	10 jaar
Aangifte van (her)vestiging in Nederland, van adreswijziging (niet zijnde emigratie) en overige bescheiden betreffende het verblijf en het adres	5 jaar
Bescheiden betreffende het aanwijzen van instellingen, bedoeld in artikel 2.40 van de wet	1 jaar na vervallen van de verplichting of opheffing van de instelling.
Bescheiden betreffende het bezit van een buitenlands reisdocument	5 jaar
Bescheiden betreffende het opnemen of wijzigen van gegevens met betrekking tot Nederlandse reisdocumenten, voor zover deze gegevens niet in de reisdocumentenadministratie ingevolge de Paspoortwet worden opgenomen	11 jaar
Bescheiden betreffende het Nederlands kiesrecht	1 jaar
Bescheiden betreffende het Europees kiesrecht	6 jaar
Verzoeken betreffende de toepassing van artikel 3.21 van de wet	5 jaar
Bescheiden verband houdend met de verstrekking van gegevens uit de basisadministratie (waaronder verzoeken betreffende het inzagerecht)	20 jaar
Alle overige bescheiden verband houdend met de verwerking van persoonsgegevens in de basisadministratie (onder meer onderzoeksdossiers, bescheiden betreffende een procedure ingevolge artikel 2.60 van de wet)	10 jaar

Vind ik leuk

2 leden vinden dit leuk

Opmerking

Je moet lid zijn van BREED - over de grenzen van informatie om reacties te kunnen toevoegen!

Wordt lid van BREED - over de grenzen van informatie

Reactie van Jack Smits op 21 September 2017 op 11.02: Bedankt Yvonne en Anthony voor het meedenken. Ik denk dat dit de juiste lijst is die van toepassing is.

Reactie van Yvonne Welings op 27 Juni 2017 op 15.25: Jack, dit antwoord ontving ik ook nog:

Naast de door Anthony genoemde categorie 72 in de vernietigingslijst 1989/1994 is voor rijbewijzen categorie 85 van belang: “Stukken betreffende uitgifte, verlenging en intrekking van rijbewijzen”, met een vernietigingstermijn van 6 jaar na afgifte.

Algemene regel is: worden archiefbescheiden niet genoemd in een vernietigingslijst dan zijn die blijvend te bewaren. Bij de afweging of registers vernietigd mogen worden moeten echter ook de bepalingen 4, 6 en 7 uit de Algemene Toelichting (AT) van de genoemde vernietigingslijst (zie link Anthony) worden betrokken:

Kort en goed: de inhoud van de registers uit Zeeland ken ik niet maar als de registers geen samenvatting vormen zoals bedoeld in punt 6 van de AT en niet behoren tot de uitzonderingen genoemd in punt 7 AT kunnen deze m.i. gewoon worden vernietigd op grond van cat. 72 en 85 omdat punt 4 van de AT dan van toepassing is.

Reactie van Anthony van der Wulp op 23 Juni 2017 op 14.36: Voor "stukken betreffende aanvragen en verlengen van paspoorten" geeft deze selectielijst (https://provisa.gbo-provincies.nl/Docs/selectielijst%201989-1994.pdf pagina 24, selectievoorschrift 72) een termijn van 11 jaar na afgifte paspoort. Ik weet niet of deze lijst ook van toepassing is op genoemde periode. Deze lijst zegt niets over eventuele registers.

Reactie van Yvonne Welings op 9 Juni 2017 op 11.21: Jack, wat Noord-Brabant betreft vind je die bij het BHIC archief CdK

http://www.bhic.nl/integrated?mivast=235&mizig=210&miadt=23...

Reactie van Jack Smits op 9 Juni 2017 op 10.54: N.a.v. deze discussie heb ik de volgende vraag. De provincies waren in de jaren tachtig belast met de uitgifte van paspoorten en rijbewijzen. Daarvan werden registers bijgehouden. Mijn vraag is of deze registers vernietigd kunnen worden of niet. Ik kan daar namelijk weinig concrete informatie van vinden.

Wie weet waar ik hierover meer kan vinden?

Reactie van Yvonne Welings op 30 September 2015 op 13.30: @Gerdien, zie eerdere bijdrage van Friso Veltkamp.

http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/vervanging-van-o-a-brondocu...

Reactie van Gerdien Drost op 30 September 2015 op 9.28: In deze vraag van mij gaat het niet om de akten van de burgerlijke stand. Die worden (uiteraard) zoals het hoort op papier bewaard.

Het gaat echt om de documenten vanuit het BRP. De verhuizingen, id-kaarten etc. Vanuit de afdeling Burgerzaken bestaat hier het idee dat deze fysiek (en dus op papier) bewaard MOETEN worden. Dat het wettelijk verplicht is. Wij (de afdeling DIV) kan hier echter geen grondslag voor vinden.

Reactie van Yvonne Welings op 29 September 2015 op 14.45: @Jean_Luc, de scope zijn de brondocumenten BRP, helaas is een en ander niet duidelijk.

Reactie van Yvonne Welings op 29 September 2015 op 12.52: @Jean-Luc, er is gerede twijfel of je brondocumenten moet vervangen i.v.m. de authenciteit van de documenten. Zie ook

http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/vervanging-van-o-a-brondocu...

Reactie van Henk Sligman op 29 September 2015 op 12.10: Ik lees de wettelijke regelgeving uit 1994 en "denk" iemand zou de regeling misschien eens onder de loep moeten nemen?