Opmerking

Reactie van Yvonne Welings op 18 Mei 2018 op 12.11

En zie ik het goed dat de zorgdrager de dataminimalisatie toepast voor overbrengen, of doet de archiefinstelling dit voor hen?

Alleen te bewaren archiefbescheiden worden opgenomen dat houdt in dat er al vernietigd/geschoond is. Dat is geen taak van de archiefinstelling.

Reactie van Tine van Nierop op 18 Mei 2018 op 11.53

Dank voor je reactie Gert. Ik krijg vaak te horen dat het zo mooi is dat we niet meer hoeven te 'schonen' omdat we dan veel meer gegevens over personen voor het nageslacht kunnen vastleggen en het is handig bij het zoeken naar personen. Alleen, wat heb je eraan als je ze vervolgens niet mag publiceren? En bovendien niet voldoet het volstrekt niet aan de AVG. Volgens de formulering in de pas verschenen 'Quickscan AVG en archieven' (BRAIN) zou "Het verwerken van gegevens omdat ze alleen maar ‘nuttig’ zijn, voldoet niet aan het vereiste van data-minimalisatie. Voor het verwerken (en uitwisselen) van persoonsgegevens is het vereist dat de noodzaak ervan is onderbouwd op basis van 1) een persoonsgegeven, 2) een legitiem doel en een 3) rechtmatige grondslag." Naar mijn mening gaat het erom dat we bij de ambtelijke administratie het overheidshandelen vastleggen in de context van de tijd en de processen die betrekking hebben op de burgers en hun leefomgeving. Niet persé de informatie over de mensen zelf. Het woordje 'historisch onderzoek' is wel een erg ongedifferentieerde term om mee te werken. Graag jullie ervaringen met dataminimalisatie!

Reactie van Gert Valk op 18 Mei 2018 op 11.27

ik ben van mening dat de vernietigingsplicht c.q. opschoningsplicht nog steeds van toepassing is, zie artikel 3 Archiefwet. Dit geldt ook voor digitale archieven ook al menen sommigen dat dit niet zou hoeven omdat het niet zoveel uitmaakt of je wat meer digitaal bewaart. Echter ik ben van mening dat opschoning noodzakelijk is uit een oogpunt van goede beheersbaarheid van archieven, ook digitale, alsook uit overwegingen van privacy.

Reactie van Gert Valk op 18 Mei 2018 op 11.19

2.1. Wettelijk kader voor de selectie van overheidsarchieven

Ingevolge artikel 3 van de Archiefwet 1995 (Stb. 1995, 276) dient de overheid haar archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren. Onder ‘archiefbescheiden’ worden niet slechts papieren documenten te verstaan, maar alle bescheiden – ongeacht de drager – die door een overheidsorgaan zijn ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd zijn daaronder te berusten. Ook digitaal vastgelegde informatie valt dus onder de werking van de archiefwetgeving.

Het in goede en geordende staat bewaren van archiefbescheiden houdt onder meer in dat een overheidsarchief op gezette tijden wordt geschoond. In dat verband schrijft de Archiefwet 1995 (Stb. 1995, 276) zowel een vernietigingsplicht (art. 3) als de overbrengingsplicht (art. 12) voor. Beide plichten rusten op degene die de bestuurlijke verantwoordelijkheid draagt voor het beheer van het desbetreffende archief: de zorgdrager

Reactie van Tine van Nierop op 18 Mei 2018 op 11.07

Dataminimalisatie waartoe de overheden volgens de AVG gehouden zijn voor overbrengen is natuurlijk ook een vorm van 'opschonen'. Dit impliceert misschien wel dat 'kladjes' dan ook verwijderd zullen moeten worden omdat ze allerlei persoonsgegevens kunnen bevatten. Is dat juist gedacht? En zie ik het goed dat de zorgdrager de dataminimalisatie toepast voor overbrengen, of doet de archiefinstelling dit voor hen?