Verbinding tussen data en documenten

Integrale beschikbaarheid van informatie is binnen handbereik; technisch zijn er diverse oplossingen om data en documenten onderling en met elkaar te verbinden, qua kwaliteit op te waarderen en aan te bieden als grondstof voor het vormen van informatie. Sterker nog, de tech stroming om alle data en documenten in één groot datalake te stoppen, sluit daar goed op aan. Een datalake is eigenlijk de technologische inkleuring van het ooit in de collegebanken geleerde logische concept van de ‘common pool of information’. En toch blijken in de dagelijkse praktijk de werelden van data enerzijds en documenten anderzijds stevig gescheiden van elkaar te opereren en te veranderen. En dat leidt tot dubbelingen, gaten, blinde vlekken, inefficiency en vooral ook verlies aan kwaliteit van informatie.

Aandacht voor organisatie daarvan

Bedenk dat zolang we organisaties blijven structureren en besturen langs functionele lijnen, verantwoordelijkheden en belangen ervoor zorgen dat processen en systemen in functionele kokers opereren en informatie en data in silo’s zijn opgeslagen. Immers – en dat weten we al wat langer – het hebben van goede geautomatiseerde ondersteuning en kwalitatief hoogwaardige informatie is cruciaal voor het excelleren van de organisatie als geheel en dus ook voor een enkel functioneel onderdeel van die organisatie. De verantwoordelijke voor een koker zal dus niet geneigd zijn om de ‘control’ over de voor zijn succes cruciale instrumenten uit handen te geven. En moet dat wel, dan is een eventueel falen uiteraard daaraan te wijten. (“Tsja, de systemen lager er steeds uit, de informatie klopt niet, dat is allemaal de schuld van de IT-afdeling!”). De historisch gegroeide verkokering tussen data en documenten is er een die van mij doorbroken mag worden.

Inzicht in de kwaliteit van informatie

Het verbeteren van de kwaliteit van informatie begint bij het hanteren van een integrale kijk op de informatiebasis in relatie tot de bedrijfsprocessen waarin die informatie gebruikt en beheerd wordt. In eerste instantie nog even los van maar uiteindelijk ook rekening houdend met vorm, structuur en technische opslag van die informatie. Het borgen van Informatiekwaliteit is niet een-dimensioneel vraagstuk. Het vraagt aandacht op diversie niveaus, diverse expertisen, diverse invalshoeken. En dat maakt het een complex maar ook juist een uitdagend vraagstuk.

Wat is jouw rol als DIV’er daarin?

Allereerst natuurlijk de constatering dat dé DIV’er niet bestaat. Ieder mens en iedere organisatie heeft haar eigen manier van invulling geven aan de rol van DIV'er (en gebruikt dan ook een andere benaming. Maar in organisaties met hoog intensieve verwerking van veelal ongestructureerde informatie (lees documenten), is het beheer en gebruik van die documenten georganiseerd. Documentcreatie, beheren in dossiers, bewaren in archieven, vernietigen zijn allemaal onderdelen van het zorgvuldig en professioneel omgaan met documenten. En die documenten hebben allemaal een relatie met de bedrijfsprocessen. En in die bedrijfsprocessen worden data gebruikt die in databases en systemen worden bewaard opgeslagen en gebruikt. Als DIV'er (om dan toch maar even de term te gebruiken) draag je medeverantwoordelijkheid voor de verbinding tussen data en documenten. En is een van dé uitdagingen voor de komende jaren om die brug te slaan tussen data en documenten: procesmatig, technologisch én organisatorisch.