Je hebt een nieuw klantcontactsysteem, DMS en/of zaaksysteem gekocht. Je bent aan de slag met inrichten, afstemmen met de organisatie en implementeren. Met alle hobbels die erbij horen. Uiteindelijk komt dat moment waarop je je systeem formeel moet accepteren. Je project duurt waarschijnlijk al een tijd. Misschien is het uitgelopen? Is er het een en ander niet gegaan zoals gehoopt en verwacht?

De druk op de acceptatietest is groot, omdat de keuzes die je nu maakt bepalen met welke configuratie van het systeem je verder gaat. Een zorgvuldige acceptatiefase voorkomt stress en vergroot de slagingskans van de implementatie.

Om een systeem formeel te accepteren is het belangrijk een zorgvuldig test- en acceptatieplan op te stellen en deze gestructureerd uit te voeren. Hier zijn 10 tips voor een succesvolle test- en acceptatiefase zonder stress:

1. Bepaal de start- en einddatum van de acceptatietestfase
2. Test de functionaliteit die je uitgevraagd heb in je bestek; niet meer en niet minder
3. Goede voorbereiding is het halve werk: zorg voor werkende testomgeving, geschikte testruimte, representatieve voorbeeldzaak (aanvraagformulier, dossier, etc)
4. Communiceer met alle betrokkenen, zodat iedereen weet wat er van hem/haar verwacht wordt
5. Ga de testen testen voorbereiden en uitvoeren in deze volgorde: TAT (Technische Acceptatie Test), FAT (Functionele Acceptatie Test), GAT (Gebruikers Acceptatie Test)
6. Maak van elke test een kort testverslag en een lijst met bevindingen
7. Geef de leverancier in een herstelronde de kans de gemelde issues op te lossen
8. Organiseer een tweede testronde. Voer weer een volledige test uit. De herstelronden en het testen herhalen zich tot alle blokkerende en niet-blokkerende testbevindingen zijn opgelost en je voor elke test een positief go-advies kan geven
9. Richt vervolgens de Productieomgeving in en test deze weer volledig (stap 6, 7 en 8)
10. Betrek gebruikers bij het testen van de functionaliteit (GAT)