BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

Bewaren en vernietigen van BRP-bescheiden: regels en termijnen

In deze bijlage staan de regels en termijnen die gelden voor gemeenten bij het bewaren en vernietigen van documenten en archiefbescheiden die de BRP betreffen.
De kwaliteit van de gegevens is voor de BRP een grote noodzaak. Daarom is in de wetgeving de eis neergelegd, dat gegevens alleen op grond van een deugdelijk brondocument in de BRP mogen worden opgenomen. Dit houdt kort gezegd in: geen goed brondocument, geen gegevens in de BRP. Zie voor nadere informatie over brondocumenten Hoofdstuk 3 Brondocumenten.
Na het opnemen van de gegevens is het zaak het gebruikte brondocument gedurende enige tijd te bewaren. Op grond van artikel 4 Regeling BRP is er voor deze documenten een lijst met bewaartermijnen opgesteld. Deze lijst is als bijlage 6 bij de Regeling BRP gevoegd en is hierna in zijn geheel opgenomen. De Regeling BRP is gepubliceerd in de Staatscourant van 10 december 2013, nummer 34313 en is op 6 januari 2014 in werking getreden.

De termijnen op deze lijst hebben uitsluitend betrekking op de bewaring van de bescheiden over het gebruik daarvan bij de uitvoering van de Wet basisregistratie personen (Wet BRP). Daarnaast zijn er voor de aangegeven documenten ook bewaartermijnen opgesteld ingevolge de Archiefwet 1995. Deze zijn vastgelegd in een beschikking van de Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, genaamd 'Vaststelling selectielijst gemeentelijke en intergemeentelijke organen vanaf 1 januari 1996' (Sc. 2012, 11906). De lijst is verbindend voor alle gemeenten en is op 25 juni 2012 in werking getreden. De lijst is niet alleen van toepassing op alle archiefbescheiden van de BRP in welke vorm dan ook, maar ook op het voormalige persoonsregister, het archiefregister en het elektronische hulpregister (= persoonskaart vervangend register). Elk college van burgemeester en wethouders (hierna: het college) is vanuit de Archiefwet 1995 zorgplichtig voor de gemeentelijke archiefbescheiden. Vanuit die functie is het college medeopsteller van de regeling en tevens uitvoerder ervan.

De termijnen in bijlage 6 bij de Regeling BRP zijn minimum termijnen gericht op het ten minste gedurende die tijd bewaren van de bescheiden. De termijnen in de 'Selectielijst' zijn maximum termijnen gericht op het na afloop daarvan vernietigen van de bescheiden. Voor diverse bescheiden bestaat een samenloop van termijnen. In zo'n geval geldt de termijn met de langste duur. Na afloop van die termijn zullen de bescheiden vernietigd moeten worden.

Naast het bewaren van brondocumenten als BRP-bescheiden bevat de 'Selectielijst' andere op de BRP betrekking hebbende bescheiden. Daarbij kan gedacht worden aan documenten betreffende de invoering van de BRP in de gemeente en de formele toestemming om met een goedgekeurd systeem aan de BRP deel te mogen nemen. Ook voor die bescheiden geldt, dat het College zorgplichtig is. Voor alle bescheiden geldt vanuit de Archiefwet 1995 de verplichting om ze in goede en geordende staat te houden.

Laatste update 19 maart 2013

Categorieën van te bewaren bescheiden en bewaartermijnen

Bescheiden gebruikt voor de eerste inschrijving van betrokkene in de basisregistratie personen, voor zover het bescheiden betreft die niet uit een Nederlands register kunnen worden gereproduceerd	110 jaar
Bescheiden gebruikt bij opname, wijzigen en corrigeren van gegevens betreffende naam, geboorte, geslacht en afstamming in alle categorieën van de persoonslijst, bescheiden gebruikt bij het verwijderen van historische oudergegevens en bescheiden waaruit de datum rechtsgeldigheid van genoemde gegevens blijkt, voor zover die bescheiden niet uit een Nederlands register kunnen worden gereproduceerd	110 jaar
Bescheiden betreffende het opnemen, wijzigen van gegevens inzake het aangaan of het ontbinden van huwelijk/geregistreerd partnerschap, voor zover het bescheiden betreft die niet uit een Nederlands register kunnen worden gereproduceerd	110 jaar
Bescheiden betreffende het opnemen en wijzigen van overlijdensgegevens, voor zover het bescheiden betreft die niet uit een Nederlands register kunnen worden gereproduceerd	110 jaar
Verklaring onder eed of belofte, als bedoeld in artikel 2.8, tweede lid van de wet	Onbeperkt
Bescheiden betreffende het aanwijzen van ambtenaren, bedoeld in 2.8, tweede lid, onder e van de wet	5 jaar na het vervallen van de bevoegdheid
Bescheiden betreffende het naamgebruik	5 jaar
Bescheiden afkomstig van de Nederlandse burgerlijke stand	1 jaar
Bescheiden afkomstig van het persoonsregister, het archiefregister en het elektronisch hulpregister (voor zover dit de persoonskaarten vervangt)	1 jaar
Kennisgevingen afkomstig uit het curateleregister en het gezagsregister	1 jaar
Bescheiden betreffende het vertrek (art. 2.21 en 2.22 van de wet)	10 jaar
Bescheiden betreffende opname of wijziging in de documentindicatie (tot moment van opheffen van de opschorting)	110 jaar
Bescheiden betreffende het bezit, de verkrijging, de verlening en het verlies van het Nederlanderschap, voor zover het de vermelding van dit gegeven in de basisregistratie betreft	10 jaar
Bescheiden betreffende het bezit, de verkrijging en het verlies van bijzonder Nederlanderschap	10 jaar
Bescheiden betreffende het bezit, de verkrijging en het verlies van een niet-Nederlandse nationaliteit	10 jaar
Aangifte van (her)vestiging in Nederland, van adreswijziging (niet zijnde emigratie) en overige bescheiden betreffende het verblijf en het adres	5 jaar
Bescheiden betreffende het aanwijzen van instellingen, bedoeld in artikel 2.40 van de wet	1 jaar na vervallen van de verplichting of opheffing van de instelling.
Bescheiden betreffende het bezit van een buitenlands reisdocument	5 jaar
Bescheiden betreffende het opnemen of wijzigen van gegevens met betrekking tot Nederlandse reisdocumenten, voor zover deze gegevens niet in de reisdocumentenadministratie ingevolge de Paspoortwet worden opgenomen	11 jaar
Bescheiden betreffende het Nederlands kiesrecht	1 jaar
Bescheiden betreffende het Europees kiesrecht	6 jaar
Verzoeken betreffende de toepassing van artikel 3.21 van de wet	5 jaar
Bescheiden verband houdend met de verstrekking van gegevens uit de basisadministratie (waaronder verzoeken betreffende het inzagerecht)	20 jaar
Alle overige bescheiden verband houdend met de verwerking van persoonsgegevens in de basisadministratie (onder meer onderzoeksdossiers, bescheiden betreffende een procedure ingevolge artikel 2.60 van de wet)	10 jaar

Vind ik leuk

2 leden vinden dit leuk

Opmerking

Je moet lid zijn van BREED - over de grenzen van informatie om reacties te kunnen toevoegen!

Wordt lid van BREED - over de grenzen van informatie

Reactie van Gerdien Drost op 28 September 2015 op 13.17: Even een vraagje van mijn kant. Hier in de organisatie hebben we nu een discussie lopen, en ik ben even nieuwsgierig naar jullie mening / opvatting.

Burgers die verhuizen naar de gemeente toe kunnen dit digitaal melden. De melding gaat via digi-d. En wordt automatisch in ons zaaksysteem klaar gezet voor de afdeling burgerzaken. Die gaan met de zaak aan de slag. En als ze de zaak afgerond hebben, printen ze de hele boel. En stoppen dit in het dossier Brondocumenten BRP. Burgerzaken beweerd dat zij dit verplicht moeten doen, aangezien zij de boel origineel moeten bewaren. Onze opvatting is dat de papieren versie niet het originele document is, maar een substituut. En zij dienen er dus voor te zorgen dat de digitale versie bewaard wordt.

Wat is jullie mening?

Reactie van Yvonne Welings op 21 Maart 2014 op 14.20: Dankjewel Wilma, nuttig !

Reactie van Wilma Koolen op 21 Maart 2014 op 12.01: Heeft de wijziging geldigheidsduur paspoorten volwassenen naar 10 jaar gevolgen voor de bewaartermijn van de onderliggende archiefbescheiden?

Per 9 maart 2014 worden paspoorten en identiteitskaarten voor volwassenen met een geldigheidsduur van 10 jaar ingevoerd. De vraag die deze wijziging oproept is of daarmee ook de bewaartermijn wijzigt van de onderliggende stukken.

Een zoektocht op het internet leverde onder meer onderstaande informatie op, komende uit de "Nota naar aanleiding van het verslag wijziging Paspoortwet". nr. 34 440 (R1990) Wijziging van de Paspoortwet

Daarin staat dat de bewaartermijn van de gegevens van de 10 jaar geldige documenten in de paspoortuitvoeringsregelingen zal worden verlengd naar 16 jaar.

Tekst:

In de Paspoortuitvoeringsregelingen is bepaald dat de in de reisdocumentenadministratie opgenomen gegevens worden bewaard gedurende elf jaren na de datum van verstrekking van het betreffende reisdocument. Per 23 juni 2011 zijn die regelingen in die zin gewijzigd dat de vingerafdrukken in tegenstelling tot de andere aanvraaggegevens niet 11 jaar worden bewaard maar slechts in het Reisdocumenten Aanvraag- en Archiefstation worden opgeslagen tot het moment dat de uitreiking van het reisdocument daarin is geregistreerd Tot het moment van inwerkingtreding van die wijziging was de bewaartermijn van de in de reisdocumentenadministratie opgenomen vingerafdrukken 11 jaar.

Daarnaast werd opgemerkt dat de bewaartermijn van 11 jaar voor de overige (persoons)gegevens erin resulteert dat de aanvraaggegevens tot in ieder geval 6 jaar na het verlopen van de geldigheidsduur van de (maximaal) vijf jaar geldige paspoorten en identiteitskaarten, geraadpleegd kunnen worden. Aan de hand van onder meer de aanvraaggegevens kan de identiteit van de aanvrager worden gecontroleerd indien zijn “oude” document gestolen of verloren is. Om het mogelijk te maken dat de aanvraaggegevens ook na de verlenging van de geldigheidsduur tot in ieder geval 6 jaar na het verlopen van de geldigheidsduur kunnen worden geraadpleegd, zal de bewaartermijn van de gegevens van de 10 jaar geldige documenten in de paspoortuitvoeringsregelingen worden verlengd naar 16 jaar.

Bron: NOTA NAAR AANLEIDING VAN HET VERSLAG WIJZIGING PASPOORTWET

34 440 (R1990) Wijziging van de Paspoortwet in verband met een andere status van de Nederlandse identiteitskaart, het verlengen van de geldigheidsduur van reisdocumenten en Nederlandse identiteitskaarten, een andere grondslag voor de heffing van rechten door burgemeesters en gezaghebbers en het niet langer opslaan van vingerafdrukken in de reisdocumentenadministratie (Wijziging van de Paspoortwet in verband met onder meer de status van de Nederlandse identiteitskaart)