Hallo Leo,

Ik zou nog terugkomen op de actie "stofkam".
Mijn collega heeft in het verleden al meerdere van die acties uitgevoerd en gaat dan meestal als volgt te werk.

In het kader van het project "slim werken" kregen de medewerkers in de nieuwe huisvesting de beschikking over slechts 2 meter aflegruimte. In deze twee meter waren ook de persoonlijke spullen meegerekend.
Aangezien een groot aantal medewerkers minstens 10 meter werkarchief op hun kamer hadden staan, was er echt een uitdaging: hoe krijg de mensen zo ver dat ze hun werkarchief aan DIV afstaan.
We zijn begonnen met de vraag": Hoe vaak raadpleeg je de map / ordner, CD-Rom, etc., etc. Indien dagelijks; dan gaan we deze digitaliseren. Indien niet dagelijks/ wekelijks dan werd deze opgeslagen in een afzonderlijke serie in het archief. Deze serie werkarchieven wordt 10 jaar bewaard. na die 10 jaar wordt met de eigenaar contact opgenomen met de vraag of de bewuste map/mappen vernietigd kunnen worden. Verder wordt er van deze serie werkarchieven een soort inventaris opgesteld in Excel welke via Intranet te raadplegen is.Dit biedt de medewerkers niet alleen de mogelijkheid om hun eigen werkarchief op te vragen, maar ook die van hun collega's. In feite is er sprake van kennis delen. Dit spreekt de organisatie en met name de directie bijzonder aan. We hebbenhier veel succces mee geoogst. Voor wat betreft het digitaliseren hebben we 2 mogelijkheden aangeboden (map als één PDF beschouwen of per tabstrook en dan gekoppeld). Deze opzet hebben we eerst met het afdelingshoofd besproken, vervolgens in het werkoverleg uitgelegd / toegelicht en vervolgens zijn we per afdeling alle medewerkers langs gegaan.

Hopenlijk heb je iets aan bovenstaande.

Groetjes Antoon van der Aa

Als jij met opschonen het op grote schaal leeg halen van de kasten bij de diverse ambtenaren, dan heb ik daar nog geen ervaring mee. Bij mijn huidige opdrachtgever gaan we hier wel een aanvang mee maken ihkv herhuisvesting (flexibele werkplekken) en digitalisering. Ik weet dat een collega van mij al wel eens zo'n actie uitgevoerd heeft. Ik zal kijken of hij hierover wat op papier heeft staan.

Groetjes Antoon