Blogs, discussies en video's op BREED (nieuwsbrief)

De koffers staan weer op zolder. De zomervakantie zit er voor de meesten onder ons op en we raken alweer gewend aan de geur van goedkope automaatkoffie en het "op tijd naar bed, op tijd weer op"-ritme. Hopelijk is iedereen goed uitgerust, want ook onze organisaties zijn weer op stoom! Meters en terabytes aan informatie vliegen naar, door en uit onze organisaties. Dit moet niet alleen goed ondersteund worden, maar we moeten ook weer op zoek naar hoe het beter kan. De wereld draait en verandert en wij draaien en veranderen mee. Hoe gaat het bij jullie? Wat zijn jullie plannen? Deel ze op BREED om anderen te inspireren of kom naar BREED voor antwoorden op je vragen, tips en advies. In augustus kwamen de volgende onderwerpen aan bod.

Informatievoorziening op orde

Informatie- en archiefbeheer is complexer dan stempels zetten, nietjes peuteren, inscannen en registreren. Informatie stroomt als bloed door de haarvaten van de organisatie. Een kleine verstopping hier kan grote gevolgen hebben elders. De informatievoorziening moet daarom goed geregeld worden. Daarbij kunnen we leren van anderen.

• Twentse Handreiking Handboek kwaliteitszorg informatiebeheer
• Review verschenen op de Handreiking Vervanging
• Juridisch Normenkader Cloudservices Hoger Onderwijs
• Rekenkameronderzoek naar de vernieuwing ICT gemeente Almere

Privacy

Het beschermen van persoonsgegevens tegen onrechtmatig gebruik blijft een lastig vraagstuk. We willen het werk van de ambtenaar niet frustreren door op alle informatie een slot te gooien, want dat staat efficiëntie en innovatie in de weg. Maar alles vrijelijk delen gaat vaak ook te ver, ook al is het "intern". Ook op BREED wordt naar de juiste balans gezocht.

• Voorbeelden gezocht: autorisaties op persoonsgegevens in het zaaksysteem
• Deze gemeente verzamelt disproportioneel veel persoonsgegevens

• Veilig gebruik Suwinet

De post

In het informatie- en archiefbeheer wordt vaak een onderscheid gemaakt tussen de "voorkant" en de "achterkant". Bij de voorkant gaat het dan met name om de in- en uitgaande post. Dit is een (vaak onderschat) vraagstuk, waarbij documenten in korte tijd door verschillende handen gaan. Om zowel de efficiëntie als de rechtmatigheid te garanderen, moeten deze logistieke processen op orde zijn.

• Welke datum(s) moeten op de uitgaande brief?
• Ervaring gezocht: afwegingen bij zaakregistratie door DIV dan wel door KCC
• Is het nodig om een hard-copy van en uitgaande brief te bewaren naast de scan?
• Mag de elektronische handtekening bij de Wet schuldsanering natuurlijke personen?

Het archief

Aan de "achterkant" moet er ook het nodige gebeuren. Zodra een medewerker klaar is met het proces, blijft er een bundel documenten over. Deze bundel moet nog gedurende een aantal jaren vindbaar en raadpleegbaar zijn. Over tal van jaren moet het weggegooid of overgebracht worden. In de praktijk roept dat vragen op.

• Bekendmaking verlening Nederlanderschap. Hoe lang bewaren?
• Vraag bewaartermijn bescheiden reisdocumenten
• Risico's B&W-stukken zonder opleg-adviezen met bijbehorende toelichting
• Voorbeelden gezocht: medewerkers aanmoedigen om hun dossiers ter archivering aan te bieden

E-depot

Het e-depot blijft een populair onderwerp op BREED. Het lijkt inmiddels wel duidelijk wat een e-depot is en waarom het nodig is. De hoe-vraag lijkt aan terrein te winnen.

• Feedback gevraagd: Handreiking voor het in gebruik nemen van een e-depot voor decentrale overheden
• Moeten alle versies van een document worden overgebracht naar het e-depot?
• Informatiesystemen komen en gaan. Wat te doen met al die data?
• Notitie juridische aspecten aansluiten bij een e-Depot

Lees je rijk

Dit vakgebied is ontzettend breed en complex. Juist dát maakt het interessant! Regelmatig verschijnen er artikelen en andere publicaties die je aan het denken zetten of je zelfs kunnen inspireren. Op BREED delen vakgenoten wat zij leerzaam en/of inspirerend hebben gevonden.

• Literatuurstudie Trends in digitalisering
• Metadata is nutteloos, verwarrend en schadelijk geworden
• Artikel gezocht: verschil tussen 'Google zoeken' en 'precisie zoeken'
• PDF/A3 is geen duurzaam formaat

Naar buiten

BREED is uiteraard dé plek om elkaar online te ontmoeten. Maar het helpt ook om elkaar eens recht in de ogen te kunnen kijken, elkaars handen te schudden en - zonder allerlei afleidingen - onderwerpen door te spreken en ideeën uit te wisselen. Diverse organisaties nodigen je via BREED uit!

• Ondernemingsdossier #meetup 10 september
• 17 september NCDD-middag: de oogst van een jaar samenwerken
• Zomeravond 17 september: De wil van de technologie
• Bijeenkomst - van basis tot besluit - Hoe goede inzet van data leidt tot slimme keuzes (27 okt)

En meer...

Tal van onderwerpen zijn bespreekbaar op BREED. Ook deze kwamen in augustus aan bod.

• Nieuw: Wet hergebruik overheidsinformatie
• Bert de Vries volgt Marens Engelhard op bij Stadsarchief Amsterdam
• Oproep: Wie doet mee aan het landelijk project TOCO, register over archiefvormer

Heb jij antwoorden? Of heb je zelf een vraag? Surf dan gauw naar www.breednetwerk.nl. Samen komen we er wel uit!