Blogs, discussies en video's op BREED (nieuwsbrief)

Over twee-en-een-halve week zijn er weer verkiezingen. Dit keer zijn de waterschappen en provincies - en daarmee indirect de eerste kamer - aan de beurt. Standpunten worden gebruikt om stemmen te trekken en zullen later uitgeruild worden om coalitie-akkoorden te sluiten. Wie even door de Stemwijzer en de Kieskompas klikt, ziet dat bijvoorbeeld erfgoed en digitalisering niet tot de politieke agenda's hoort. Betekent dit dat ons werk slechts een kostenpost is voor de organisatie, maar niet bijdraagt aan de doelen? Of kunnen we aantonen dat ook wij kunnen bijdragen aan een betere natuur, infrastructuur, waterhuishouding, cultuur, economie, et cetera? Op BREED blijven wij in ieder geval investeren in het verbeteren van onze informatievoorzieningen, want het zal toch zeker ergens goed voor zijn! Toch?

Selectie en waardering

Eind januari werd de nieuwe concept-selectielijst van de VNG bekend gemaakt. Als alles volgens plan verloopt, zal deze in 2016 in werking treden. Gemeenten hebben tot 20 april om te reageren. Op BREED zijn de eerste discussies al begonnen. Heb jij al naar de nieuwe lijst gekeken?

• Nieuwe concept-selectielijst; Is de nieuwe opzet gefragmenteerd en niet volledig?
• Begraafregisters moeten permanent bewaard worden!
• Welke GEO-informatie zou bewaard moeten blijven?

Scannen en/of vervangen

Een jaar geleden verscheen uit de Archief2020-koker de Handreiking Vervanging Archiefbescheiden. Nu is het dus het moment bij uitstek om de handreiking te evalueren! Het belang van een goede, actuele handreiking blijkt wel uit de vele discussies en vragen die op BREED over dit onderwerp plaats vinden.

• Oproep: Praktijkervaring gezocht t.b.v. review Handreiking Vervanging
• Moet je scannen als PDF/A i.p.v. PDF en hoe zie je het verschil?
• Ervaring gezocht: digitaliseren archiefstukken in eigen huis
• Ervaring gezocht: inrichten scanstraat en postregistratie m.b.v. KOFAX-KTM
• Moet in het handboek vervanging eigenlijk een metadataschema van álle record-houdende applicaties staan?

Digitalisering

Het digitaliseren van de informatievoorziening gaat veel verder dan het scannen van de post en andere documenten. De (archief-)systemen zullen geïmplementeerd, onderhouden en periodiek vervangen moeten worden. En uiteraard moet daarbij ook de kwaliteit en archivering van de content geborgd worden.

• Hoe om te gaan met documenten van lopende zaken bij de implementatie van digitaal werken?
• Hoe om te gaan met het oude DMS na implementatie van een zaaksysteem?
• Ervaring gezocht: digitaal indienen van een huwelijksaangifte
• Hoe archiveer ik een prijs-winnende app?

Informatiebeheer en organisatie

Het informatie- en archiefbeheer en de organisatie zijn onlosmakelijk aan elkaar verbonden. Wijzigingen in de organisatie hebben een weerslag in de informatievoorziening. En de informatievoorziening - die meer behelst dan een stukje techniek - moet georganiseerd worden. Een goed informatieprofessional heeft dan ook een stukje organisatiekunde in zijn of haar "rugzakje".

• Ervaring gezocht: Inrichten archiefbeheer voor een gemeenschappelijke regeling en herindeling
• Nieuw alternatief voor gemeenschappelijke regelingen kunnen geen archiefverordening vaststellen
• Overzicht: de schaalvergroting in de Brabantse archiefdiensten
• Is er een brief geweest van de VNG over archivering bij de RUD's?
• In gemeente 's-Hertogenbosch wordt de archiefauditing gepromoot
• Ervaring gezocht: overdracht van dossiers van Bureau Jeugdzorg naar de gemeente

Kennis en ervaring delen

Vanuit BREED vinden we het belangrijk dat informatieprofessionals niet tig keer het wiel opnieuw uitvinden, maar elkaar opzoeken en kennis en ervaring uitwisselen. Daarvoor kan men natuurlijk online op www.breednetwerk.nl terecht, maar ook op een van de vele bijeenkomsten van andere vak-organisaties. Leer en deel, zodat ons vak tot grotere hoogten kan stijgen!

• Gezocht: gespreksleiders voor de KVAN-dagen
• Programma Werkconferentie 'Archiefcollecties open!' is bekend

Heb jij antwoorden? Of heb je zelf een vraag? Surf dan gauw naar www.breednetwerk.nl. Samen komen we er wel uit!