Postverzending zonder postkamer

door Jacko A. de Groot

7 Okt 2015

Bij een intern project (verlenen Omgevingsvergunningen) is de discussie ontstaan waarom moet de postkamer de stukken verzenden. Wat voegt dat toe? Interessante discussie.

Het uitgangspunt in onze organisatie is de verantwoordelijkheid zo laag mogelijk neerleggen. Dit geldt ook voor het informatiebeheer.

In ons besluit informatiebeheer moet de volgende metadata worden vastgelegd: dat uit ieder documenent, dan wel uit daarbij behorende informatie, blijkt wanneer het document is ontvangen, opgemaakt, wie de afzender of de vervaardiger is, op welke document het betrekking heeft, wat de status en het ontwikkelingsstatium van het document is en wanneer en aan wie een exemplaar is verzonden.

 

Bij de afdeling Omgevingsvergunningen willen ze de vergunning digitaal verzenden via Wetransfer. De mails die dit oplevert leggen zij vast in het zaaksysteem. In deze mails staat de nodige metadata. Daarnaast krijg je een bericht van Wetransfer als de bestanden zijn gedownload. De omgevingsvergunning zelf wordt uiteraard digitaal opgeslagen. De Omgevingsvergunningen en bijlagen worden digitaal ondertekend. De verzenddatum komt uit Wetransfer.

 

Wie kan mij verder helpen of de Postkamer een toegevoegde waarde heeft? 

 

 

 

 

Load Previous Replies
  • omhoog

    Jacko A. de Groot

    Hallo Marco,

    Jouw opmerking over de analoog variant is helemaal terecht. Intern gaan we teveel uit van iedereen is digitaal. Een misvatting. De Postkamer werkt organisatie breed. De afdeling vergunningen is de eerste die hiermee komt. Pleit je ervoor om het 'postsysteem' zo in te richten dat een backoffice-medewerker digitaal via dit systeem verzend en dat de postkamer de bekende handelingen verricht en het digitaal of analoog verzend naar de klant?


     
    Marco Klerks zei:

    De vergunning kan alleen via e-mail verzonden worden, als de burger heeft aangegeven langs deze weg bereikbaar te zijn. Dat staat in de Algemene wet bestuursrecht, art. 2:14, lid 1. Er zullen dus burgers zijn die dit (bewust?) niet hebben aangegeven. Je moet dus altijd nog een bouwvergunning per post kunnen verzenden. Hoe regelen jullie die poststroom?

     

    Desalniettemin zie ik voor één afdeling weinig toegevoegde waarde van een postkamer (voor uitgaand postverkeer). Een postkamer gaat pas meerwaarde opleveren als hij voor de hele organisatie werkt. Als de post rondom belastingen, burgerzaken, sociale zaken, etc. door de postkamer wordt uitgeprint, wordt gevouwen, in een envelop wordt gestopt, poststempel erop, etc. dan pas ga je efficiëntie-winst boeken.

     

    Voor de backoffice-medewerker moet het dan wel zo eenvoudig zijn als een klik op een knop om de brief te verzenden. En het systeem en de postkamer moeten ook voldoende zekerheid bieden dat de brief daadwerkelijk de deur uit gaat, bijvoorbeeld door een verzendbevestiging te sturen o.i.d.

     

    Als dit geregeld is, zou je de functionaliteit ook uit kunnen breiden met andere kanalen zoals MijnOverheid, de Berichtenbox voor Bedrijven, e-mail, etc.

    14 Okt 2015

  • omhoog

    Jacko A. de Groot

    Dag Jack,

    Platte digitale verzending is altijd mogelijk. Via mail, Wetransfer etc. Maar het gaat erom hoe leg je de bekende metadata vast. En is het efficiënt als collega's in hogere schalen zich met verzenden gaan bezighouden. En hoe richt je de zaaksystemen en procesapplicatie zodanig in dat diversiteit (via de vakafdeling, postkamer etc.) van verzending van de post toch betrouwbaar blijft en de verplichting metadata in te vullen echt in de basis nodig is. M.i. zijn de systemen nog niet zover. Dit betreft daarnaast nog de factor of de opslag digitaal duurzaam is.



    jack karelse zei:

    precies. Als digitale verzending mogelijk is door de medewerker en de verzendddatum helder is, dan is er voor de postkamer weinig verzendwerk over. 
    De 'registratuur' of DIV kan nog wel nuttig zijn om registraties aan te vullen, te verrijken, te controleren.

    14 Okt 2015

  • omhoog

    Marco Klerks

    Hallo Jacko, ik noem het slechts een optie. Voor de ene organisatie geldt dat het goed aansluit bij de ambities, voor de andere organisatie geldt dat het alleen maar gedoe oplevert.

    Jacko de Groot zei:

    Hallo Marco,

    Jouw opmerking over de analoog variant is helemaal terecht. Intern gaan we teveel uit van iedereen is digitaal. Een misvatting. De Postkamer werkt organisatie breed. De afdeling vergunningen is de eerste die hiermee komt. Pleit je ervoor om het 'postsysteem' zo in te richten dat een backoffice-medewerker digitaal via dit systeem verzend en dat de postkamer de bekende handelingen verricht en het digitaal of analoog verzend naar de klant?

    14 Okt 2015