Een verkorting van de overbrengingstermijn van archieven van 20 naar 10 jaar leidt tot extra kosten rond de openbaarheid en toegankelijkheid van het overgebracht archief. Per jaar is het rijk bijna 1,3 miljoen euro duurder uit, de decentrale overheden ruim 350.000 euro.

Dat bericht Binnenlands Bestuur. Het artikel baseert deze aanname op dit rapport.

1,6 miljoen zou het kosten om overheidsarchieven vervroegd over te brengen naar een archiefbewaarplaats. Zo komen er extra kosten voor inzageverzoeken van niet-openbaar archief.

Maar is die 1,6 miljoen een reëel bedrag? Een archiefbewaarplaats bouwen kost al gauw twee miljoen. Die archieven moeten immers ergens gehuisvest worden. De kosten voor een archiefbewaarplaats zijn over het algemeen hoger dan die voor een archiefruimte.

Uit een eigen onderzoek dat ik enkele jaren geleden heb gehouden, constateerde ik dat de kosten voor één meter statisch archief landelijk varieert van 25 tot 300 euro. Je hebt 355 gemeenten in Nederland (provincie, waterschappen buiten beschouwing gelaten). Die vormen over tien jaar gemiddeld een papieren archief van 100 meter.

Rekensom: 355 gemeenten x 150 euro (gemiddelde prijs) x 100 meter = 5.325.000 euro structureel per jaar.

Dit zijn geen kosten voor archiefbewerking, maar huisvestingskosten.

Wat denk jij, is 1,6 miljoen voldoende? Het rapport beperkt zich m.i. zich tot de kosten voor dienstverlening. Over hoeveel meters en terabytes hebben we het eigenlijk? Wat kan al worden overgebracht, wat moet nog bewerkt worden ?