KVAN/BRAIN 7 december 2017

Interessante discussie vandaag bij @archiefbrain: is een minimale bewaartermijn van 10 jaar voor personeelsdossiers in overeenstemming met de AVG? Wat mij betreft niet, en moeten de selectielijsten op dit punt aangepast worden.

Bij het Regionaal Archief Rivierenland werd op donderdag 7 december 2017 een inleiding door Mathieu Paapst gehouden over de AVG en Archiefwet. De bijeenkomst was georganiseerd oor KVAN/BRAIN. Bovenstaande tweet is van Paapst afkomstig.  Paapst is verbonden aan ICT Recht, die volgens eigen zeggen komende periode ook medewerkers van de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) gaat opleiden op het gebied van de AVG. Laten we ook hopen dat de juiste informatie aan deze medewerkers wordt overgebracht over de relatie met de Archiefwet. Nog in juni 2017 tijdens een congres over de AVG sprak een directiemedewerker van de AP zich lovend uit over het recht van vergetelheid, maar dat hij niets wist over de werking van de Archiefwet.(link). 

Van gemeentelijke collega's hoor ik dat de AP niet altijd antwoorden hebben, zeker op het gebied van de Archiefwet.

Bij de verwerking van persoonsgegevens die deel uitmaken van archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1, onderdeel c, van de Archiefwet 1995, die berusten in een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 1, onderdeel f, van die wet, zijn de artikelen 15, 16, 18, eerste lid, onderdeel a, en 20 van de verordening niet van toepassing.

Vernietigen van personeelsdossiers

De discussie in de zaal met de inleider ontstond al snel, zeker toen hij vrij stellig beweerde dat het Europese privacyrecht altijd belangrijker is dan de Archiefwet zonder te benoemen wat voor uitzonderingsgronden zijn benoemd voor archivering en beschikbaarstelling.  

Voor archiefdiensten is een van de belangrijkste vragen:  Wanneer je bestanden wegens bijzondere persoonsgegevens niet mag publiceren, gezinskaarten waarschijnlijk, mag je die dan nog wel ter inzage geven op de studiezaal. Op dat soort vragen kwamhelaas geen antwoord.

De discussie spitste zich toe op de grondslag voor de aanleg van personeelsdossiers (PD's). Jullie weten waarschijnlijk net als ik dat we sommige PD's lang moeten bewaren vanwege het werken van gevaarlijke stoffen en sommige dossiers zoals van burgemeesters bewaren we permanent. Helemaal fout volgens Paapst, de richtlijn is na half jaar vernietigen na uit dienst treding.

Verschillende deelnemers aan de discussie wezen op het feit dat we met vastgestelde selectielijsten stellen, maar dat was volgens Paapst onvoldoende grondslag en verwees naar de recente uitspraak van de RvS. 

Vervolgens plaatste hij bovenstaande tweet, die aanvankelijk in mijn herinnering anders luidde.

Voor wie dacht wat meer duidelijkheid over de AVG in relatie tot de Archiefwet op 7 december te verkrijgen, zal net als ik teleurgesteld weer naar huis zijn gekeerd.

Voor mij is in ieder geval wel duidelijk, dat we snel aan de slag moeten met de nadere invulling van de uitvoeringswet op het gebied van de Archiefwet. ICT recht tweette vandaag al dat een herstelwet nodig is.