Onder het mom, hebben we niet beters te doen de volgende vraag:

Waar moet een goede verzendadministratie aan voldoen? 

Deze vraag komt voort uit het volgende. Wanneer weet je dat iets daadwerkelijk is verzonden?

Bij verzending van e-mail weet je dat de mail verzonden is omdat het in send-items staat, bij een fax krijg je een verzendbevestiging, bij aangetekende post ligt de bewijslast van verzending bij PostNL. Voor een papieren brief die niet aangetekend wordt verzonden kan de bewijslast voor daadwerkelijke verzending bij het bestuursorgaan liggen. Sec een (digitale) kopie van het verzendexemplaar, aangevuld met stempel van datum verzending is niet voldoende (http://dirkzwageroverheidenvastgoed.nl/2013/02/28/wanneer-is-een-be...) 

Hoe bewijs je dan als bestuursorgaan dat je een niet-aangetekende-brief daadwerkelijk hebt verzonden? En ja, er zijn voldoende casussen bekend dat iemand bezwaar wil maken, maar dit niet heeft gedaan omdat hij/zij zegt het besluit (op papier) nooit heeft ontvangen. Hierbij een recentelijke uitspraak betreffende de gemeente Nijmegen:

http://deeplink.rechtspraak.nl/uitspraak?id=ECLI:NL:CRVB:2016:2590

De gemeente Nijmegen had geen goede verzendadministratie (zie punten 4.3-4.5 van de uitspraak). Ik loop al even in ons vakgebied rond, maar ik had niet eerder gehoord van een verzendadministratie. Bij mijn weten was het registreren van een (digitale) kopie uitgaande brief voldoende. Niet dus.

Met het inrichten van zaaksystemen heb ik mij ook nooit druk gemaakt over een 'verzendadministratie'. Geen idee of zaaksystemen hier in voldoen.

Kortom, kan iemand mij vertellen wat een goede verzendadministratie is?