BREED - over de grenzen van informatie
Bewaren en vernietigen van BRP-bescheiden: regels en termijnen
In deze bijlage staan de regels en termijnen die gelden voor gemeenten bij het bewaren en vernietigen van documenten en archiefbescheiden die de BRP betreffen.
De kwaliteit van de gegevens is voor de BRP een grote noodzaak. Daarom is in de wetgeving de eis neergelegd, dat gegevens alleen op grond van een deugdelijk brondocument in de BRP mogen worden opgenomen. Dit houdt kort gezegd in: geen goed brondocument, geen gegevens in de BRP. Zie voor nadere informatie over brondocumenten Hoofdstuk 3 Brondocumenten.
Na het opnemen van de gegevens is het zaak het gebruikte brondocument gedurende enige tijd te bewaren. Op grond van artikel 4 Regeling BRP is er voor deze documenten een lijst met bewaartermijnen opgesteld. Deze lijst is als bijlage 6 bij de Regeling BRP gevoegd en is hierna in zijn geheel opgenomen. De Regeling BRP is gepubliceerd in de Staatscourant van 10 december 2013, nummer 34313 en is op 6 januari 2014 in werking getreden.
De termijnen op deze lijst hebben uitsluitend betrekking op de bewaring van de bescheiden over het gebruik daarvan bij de uitvoering van de Wet basisregistratie personen (Wet BRP). Daarnaast zijn er voor de aangegeven documenten ook bewaartermijnen opgesteld ingevolge de Archiefwet 1995. Deze zijn vastgelegd in een beschikking van de Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, genaamd 'Vaststelling selectielijst gemeentelijke en intergemeentelijke organen vanaf 1 januari 1996' (Sc. 2012, 11906). De lijst is verbindend voor alle gemeenten en is op 25 juni 2012 in werking getreden. De lijst is niet alleen van toepassing op alle archiefbescheiden van de BRP in welke vorm dan ook, maar ook op het voormalige persoonsregister, het archiefregister en het elektronische hulpregister (= persoonskaart vervangend register). Elk college van burgemeester en wethouders (hierna: het college) is vanuit de Archiefwet 1995 zorgplichtig voor de gemeentelijke archiefbescheiden. Vanuit die functie is het college medeopsteller van de regeling en tevens uitvoerder ervan.
De termijnen in bijlage 6 bij de Regeling BRP zijn minimum termijnen gericht op het ten minste gedurende die tijd bewaren van de bescheiden. De termijnen in de 'Selectielijst' zijn maximum termijnen gericht op het na afloop daarvan vernietigen van de bescheiden. Voor diverse bescheiden bestaat een samenloop van termijnen. In zo'n geval geldt de termijn met de langste duur. Na afloop van die termijn zullen de bescheiden vernietigd moeten worden.
Naast het bewaren van brondocumenten als BRP-bescheiden bevat de 'Selectielijst' andere op de BRP betrekking hebbende bescheiden. Daarbij kan gedacht worden aan documenten betreffende de invoering van de BRP in de gemeente en de formele toestemming om met een goedgekeurd systeem aan de BRP deel te mogen nemen. Ook voor die bescheiden geldt, dat het College zorgplichtig is. Voor alle bescheiden geldt vanuit de Archiefwet 1995 de verplichting om ze in goede en geordende staat te houden.
Laatste update 19 maart 2013
Categorieën van te bewaren bescheiden en bewaartermijnen
| Bescheiden gebruikt voor de eerste inschrijving van betrokkene in de basisregistratie personen, voor zover het bescheiden betreft die niet uit een Nederlands register kunnen worden gereproduceerd | 110 jaar |
| Bescheiden gebruikt bij opname, wijzigen en corrigeren van gegevens betreffende naam, geboorte, geslacht en afstamming in alle categorieën van de persoonslijst, bescheiden gebruikt bij het verwijderen van historische oudergegevens en bescheiden waaruit de datum rechtsgeldigheid van genoemde gegevens blijkt, voor zover die bescheiden niet uit een Nederlands register kunnen worden gereproduceerd | 110 jaar |
| Bescheiden betreffende het opnemen, wijzigen van gegevens inzake het aangaan of het ontbinden van huwelijk/geregistreerd partnerschap, voor zover het bescheiden betreft die niet uit een Nederlands register kunnen worden gereproduceerd | 110 jaar |
| Bescheiden betreffende het opnemen en wijzigen van overlijdensgegevens, voor zover het bescheiden betreft die niet uit een Nederlands register kunnen worden gereproduceerd | 110 jaar |
| Verklaring onder eed of belofte, als bedoeld in artikel 2.8, tweede lid van de wet | Onbeperkt |
| Bescheiden betreffende het aanwijzen van ambtenaren, bedoeld in 2.8, tweede lid, onder e van de wet | 5 jaar na het vervallen van de bevoegdheid |
| Bescheiden betreffende het naamgebruik | 5 jaar |
| Bescheiden afkomstig van de Nederlandse burgerlijke stand | 1 jaar |
| Bescheiden afkomstig van het persoonsregister, het archiefregister en het elektronisch hulpregister (voor zover dit de persoonskaarten vervangt) | 1 jaar |
| Kennisgevingen afkomstig uit het curateleregister en het gezagsregister | 1 jaar |
| Bescheiden betreffende het vertrek (art. 2.21 en 2.22 van de wet) | 10 jaar |
| Bescheiden betreffende opname of wijziging in de documentindicatie (tot moment van opheffen van de opschorting) | 110 jaar |
| Bescheiden betreffende het bezit, de verkrijging, de verlening en het verlies van het Nederlanderschap, voor zover het de vermelding van dit gegeven in de basisregistratie betreft | 10 jaar |
| Bescheiden betreffende het bezit, de verkrijging en het verlies van bijzonder Nederlanderschap | 10 jaar |
| Bescheiden betreffende het bezit, de verkrijging en het verlies van een niet-Nederlandse nationaliteit | 10 jaar |
| Aangifte van (her)vestiging in Nederland, van adreswijziging (niet zijnde emigratie) en overige bescheiden betreffende het verblijf en het adres | 5 jaar |
| Bescheiden betreffende het aanwijzen van instellingen, bedoeld in artikel 2.40 van de wet | 1 jaar na vervallen van de verplichting of opheffing van de instelling. |
| Bescheiden betreffende het bezit van een buitenlands reisdocument | 5 jaar |
| Bescheiden betreffende het opnemen of wijzigen van gegevens met betrekking tot Nederlandse reisdocumenten, voor zover deze gegevens niet in de reisdocumentenadministratie ingevolge de Paspoortwet worden opgenomen | 11 jaar |
| Bescheiden betreffende het Nederlands kiesrecht | 1 jaar |
| Bescheiden betreffende het Europees kiesrecht | 6 jaar |
| Verzoeken betreffende de toepassing van artikel 3.21 van de wet | 5 jaar |
| Bescheiden verband houdend met de verstrekking van gegevens uit de basisadministratie (waaronder verzoeken betreffende het inzagerecht) | 20 jaar |
| Alle overige bescheiden verband houdend met de verwerking van persoonsgegevens in de basisadministratie (onder meer onderzoeksdossiers, bescheiden betreffende een procedure ingevolge artikel 2.60 van de wet) | 10 jaar |
Anthony van der Wulp
Voor "stukken betreffende aanvragen en verlengen van paspoorten" geeft deze selectielijst (https://provisa.gbo-provincies.nl/Docs/selectielijst%201989-1994.pdf pagina 24, selectievoorschrift 72) een termijn van 11 jaar na afgifte paspoort. Ik weet niet of deze lijst ook van toepassing is op genoemde periode. Deze lijst zegt niets over eventuele registers.
23 Jun 2017
Yvonne Welings
Jack, dit antwoord ontving ik ook nog:
Naast de door Anthony genoemde categorie 72 in de vernietigingslijst 1989/1994 is voor rijbewijzen categorie 85 van belang: “Stukken betreffende uitgifte, verlenging en intrekking van rijbewijzen”, met een vernietigingstermijn van 6 jaar na afgifte.
Algemene regel is: worden archiefbescheiden niet genoemd in een vernietigingslijst dan zijn die blijvend te bewaren. Bij de afweging of registers vernietigd mogen worden moeten echter ook de bepalingen 4, 6 en 7 uit de Algemene Toelichting (AT) van de genoemde vernietigingslijst (zie link Anthony) worden betrokken:
Kort en goed: de inhoud van de registers uit Zeeland ken ik niet maar als de registers geen samenvatting vormen zoals bedoeld in punt 6 van de AT en niet behoren tot de uitzonderingen genoemd in punt 7 AT kunnen deze m.i. gewoon worden vernietigd op grond van cat. 72 en 85 omdat punt 4 van de AT dan van toepassing is.
27 Jun 2017
Jack Smits
Bedankt Yvonne en Anthony voor het meedenken. Ik denk dat dit de juiste lijst is die van toepassing is.
21 Sept 2017