Onderzoek Jan Koers

Jan Koers, hoofd Informatiebeheer bij de gemeente Haarlem, heeft in het kader van zijn opleiding Archival and Information Studies aan de UVA, stage gelopen bij het Noord-Hollands Archief. Zijn onderzoeksverslag is bijzonder interessant in het kader van het denken over de duurzame toegankelijkheid van niet documentaire digitale informatie.

Het doel van het onderzoek was om te komen tot een strategie voor het beheren, preserveren, duurzaam toegankelijk en laagdrempelig bruikbaar maken van digitale databases, gebaseerd op de specifieke casus milieuhygiënische bodeminformatie met hierbij de volgende onderzoeksvragen:

- Wat is de interne en externe informatiebehoefte rondom milieuhygiënische bodeminformate, waar bevindt deze informatie zich en is er een beheerregime op deze informate in een RMA of niet RMA-omgeving.

- Wat ziin de hedendaagse mogeliikheden en onmogeliikheden van informatebeheer en preservering om relevante milieuhygiënische bodeminformate duurzaam toegankeliik en laagdrempelig bruikbaar te houden

- Wat is een reële strategie voor de korte en middellange termiin voor de inrichtng van informatebeheer en preservering van milieuhygiënische bodeminformate rekening houdend met de ontwikkelingen van de komende jaren?

Overbrenging naar het e-depot

De archieven bestaan uit analoge bodemonderzoeken (1882-2012), digitale rapporten (1980-heden) en data in een systeem BIS (1980-heden). Bij overbrenging naar het e-depot van het NHA zouden de functionaliteit en toegankelijkheid van het e-Depot gelijkwaardig moet zijn aan de mogelijkheden van de Haarlemse gemeentelijke systemen. Dit e-depot is gebaseerd op software van Preservica.

Er worden vanuit de gemeentelijke kant een aantal beperkingen ervaren:

- het e-Depot is opgezet vanuit de gedachte dat wordt gewerkt met het concept van digitale documenten; bepaalde vormen van informatie, waaronder bijvoorbeeld databases, worden dan ook opgenomen in het e-Depot als een geheel, als 1 document of informatieobject en niet als een verzameling van afzonderlijk benaderbare informatieobjecten (de records in een database); het in context beschikbaar stellen en presenteren van individuele digitale informatieobjecten uit een database is dus niet mogelijk op dit moment.

- het is onduidelijk of en hoe deze andere vormen van informatie goed worden gepreserveerd, het is onduidelijk hoe wordt omgegaan met regels en/of gedrag dat ligt opgesloten in die andere vormen van informatie; uitgangspunt is het behoud van het origineel en het garanderen van authenticiteit en integriteit; voor preservering wordt gezorgd door het maken van kopieën op basis van methoden van conversie die continue moeten worden uitgebreid om up to date te blijven met de huidige sofware omgevingen; noch bij het origineel noch bij de geconverteerde kopieën wordt de originele software bewaard waarmee het origineel kan worden geraadpleegd

- de huidige ervaringen van het gebruik van ToPX TMLO laten zien dat deze manier van preserveren informatieverlies oplevert waarmee het bestemmingsbeginsel geweld wordt aangedaan.

- er vindt geen auditing plaats op het raadplegen van documenten wat een beperking is om te voldoen aan het beginsel van transparante (hierbij wordt vastgelegd welke informatie is geraadpleegd op welk moment, en indien relevant ook door wie en waarvoor)

- het is niet duidelijk of het mogelijk is om records in een database als individueel document informatieobject te benaderen in het e-Depot en hier zinvol en laagdrempelig op te kunnen zoeken, te kunnen vinden, raadplegen en gebruiken.

Oplossingsrichtingen

Jan Koers werkt in zijn verslag ook oplossingen uit voor het archiveren van databases in relatie tot het e-depot, die zoals gezegd lezenswaardig zijn. Zoals hij zelf zegt:

Het archiveren van databases krijgt steeds meer aandacht en vraagt om zowel harmonisatie op het gebied van wetgeving, organisatie alsook op het gebied van standaarden voor semantiek en uitwisseling van informatie.

- Door het uitbreiden van het huidige e-Depot met de mogelijkheid om documenten rechtstreeks te kunnen raadplegen vanuit andere systemen is het mogelijk om deze documenten over te dragen uit de Verseon omgeving en daar de informatie te vernietgen; documenten blijven vanuit de eigen gemeentelijke systemen vindbaar en bruikbaar door gebruik te maken van standaard services

- Door het implementeren van decentrale archivering voor de digitale milieu hygiënische bodeminformatie in data-vorm hoef deze informatie niet als een geheel informateobject te worden overgedragen of als allemaal "losse" informatieobjecten zonder de samenhang en zonder gedrag, maar blijf het mogelijk om alle individuele informatieobjecten in de database te gebruiken voor visualisaties en berekeningen terwijl er tegelijkertijd wordt gezorgd dat de informatie wordt gepreserveerd en duurzaam toegankelijk blijf.

Dank aan Jan Koers en het Noord-Hollands Archief dat we de resultaten van het onderzoek met leden van BREED mogen delen.