BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

AVG en Archiefwet: personeelsdossiers

KVAN/BRAIN 7 december 2017

Interessante discussie vandaag bij @archiefbrain: is een minimale bewaartermijn van 10 jaar voor personeelsdossiers in overeenstemming met de AVG? Wat mij betreft niet, en moeten de selectielijsten op dit punt aangepast worden.

Bij het Regionaal Archief Rivierenland werd op donderdag 7 december 2017 een inleiding door Mathieu Paapst gehouden over de AVG en Archiefwet. De bijeenkomst was georganiseerd oor KVAN/BRAIN. Bovenstaande tweet is van Paapst afkomstig. Paapst is verbonden aan ICT Recht, die volgens eigen zeggen komende periode ook medewerkers van de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) gaat opleiden op het gebied van de AVG. Laten we ook hopen dat de juiste informatie aan deze medewerkers wordt overgebracht over de relatie met de Archiefwet. Nog in juni 2017 tijdens een congres over de AVG sprak een directiemedewerker van de AP zich lovend uit over het recht van vergetelheid, maar dat hij niets wist over de werking van de Archiefwet.(link).

Van gemeentelijke collega's hoor ik dat de AP niet altijd antwoorden hebben, zeker op het gebied van de Archiefwet.

Bij de verwerking van persoonsgegevens die deel uitmaken van archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1, onderdeel c, van de Archiefwet 1995, die berusten in een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 1, onderdeel f, van die wet, zijn de artikelen 15, 16, 18, eerste lid, onderdeel a, en 20 van de verordening niet van toepassing.

Vernietigen van personeelsdossiers

De discussie in de zaal met de inleider ontstond al snel, zeker toen hij vrij stellig beweerde dat het Europese privacyrecht altijd belangrijker is dan de Archiefwet zonder te benoemen wat voor uitzonderingsgronden zijn benoemd voor archivering en beschikbaarstelling.

Voor archiefdiensten is een van de belangrijkste vragen: Wanneer je bestanden wegens bijzondere persoonsgegevens niet mag publiceren, gezinskaarten waarschijnlijk, mag je die dan nog wel ter inzage geven op de studiezaal. Op dat soort vragen kwamhelaas geen antwoord.

De discussie spitste zich toe op de grondslag voor de aanleg van personeelsdossiers (PD's). Jullie weten waarschijnlijk net als ik dat we sommige PD's lang moeten bewaren vanwege het werken van gevaarlijke stoffen en sommige dossiers zoals van burgemeesters bewaren we permanent. Helemaal fout volgens Paapst, de richtlijn is na half jaar vernietigen na uit dienst treding.

Verschillende deelnemers aan de discussie wezen op het feit dat we met vastgestelde selectielijsten stellen, maar dat was volgens Paapst onvoldoende grondslag en verwees naar de recente uitspraak van de RvS.

Vervolgens plaatste hij bovenstaande tweet, die aanvankelijk in mijn herinnering anders luidde.

Voor wie dacht wat meer duidelijkheid over de AVG in relatie tot de Archiefwet op 7 december te verkrijgen, zal net als ik teleurgesteld weer naar huis zijn gekeerd.

Voor mij is in ieder geval wel duidelijk, dat we snel aan de slag moeten met de nadere invulling van de uitvoeringswet op het gebied van de Archiefwet. ICT recht tweette vandaag al dat een herstelwet nodig is.

Vind ik leuk

2 leden vinden dit leuk

Je kunt niet meer reageren op deze discussie.

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Gert Valk op 8 December 2017 op 14.25

Er staat in de tekst "Helemaal fout volgens Paapst, de richtlijn is na half jaar vernietigen na in dienst treding" moet dit niet zijn : een half jaar na uit dienst treding?

Ik ben het overigens niet eens met deze stelling: wel zou je kunnen overwegen om bepaalde stukken uit het pd eerder te vernietigen maar de belangrijkste stukken (aanstelling, functioneren, ontslag e.d)dienen toch bewaard te blijven tot 10 jaar na uit dienst treding.

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 8 December 2017 op 14.50

Dank voor je opmerkzaamheid. Nog een toevoeging mogelijk dat de bewaartermijn wel veranderd gaat worden na de invoering van de wet normalisatie rechtspositie ambtenaren.

Permalink Antwoord van Hans Pieterse op 10 December 2017 op 15.06

Toch wel verwarrend. De AP verwijst over dit onderwerp wel naar de Archiefwet en dus ook de daaruit voortvloeiende Selectielijst https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/over-privacy/persoonsgegev... . Er wordt wel bij gezegd dat persoonsgegevens in een archief opgenomen worden voor historisch, wetenschappelijk of statistisch onderzoek. Lijkt er op dat de AP en de AVG het archief bekijken vanuit het oogpunt na de overbrenging. Overigens is er wel wat te zeggen voor de overweging van dhr. Paapst om de situatie van de ambtenaar en de niet ambtenaar gelijk te trekken. Misschien moet alle specifieke wetgeving worden aangepast met een soort en met gegevensparagraaf!!!

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 10 December 2017 op 17.04

Hans, dank voor je reactie.

Het is een onderwerp dat je vanuit verschillende belangen kunt benaderen. Ik geef wat voorbeelden.

Historisch belang

Een paar weken geleden had ik contact met een onderzoeker die belangstelling had voor de PD's van een textielfabriek waar zijn opa en vader hadden gewerkt. In principe zijn die gegevens niet openbaar tenzij je kunt aantonen dat een persoon overleden is. Dat kon de onderzoeker aantonen, maar omdat het onduidelijke archiefvorming was, alles lag door elkaar, heb ik alles van zijn opa en vader bij elkaar weten te sprokkelen. Mijn verwachting was dat hij zeer blij zou zijn, maar hij was teleurgesteld. Hij had veel meer verwacht. Ik heb hem uitgelegd dat in deze tijd dergelijke PD's gewoon vernietigd zouden worden. Een dergelijke onderzoeker houdt helemaal niet van vernietiging, die wil dat alles bewaard wordt. De textielfabriek was een private onderneming.

Bedrijfsvoering belang

Misschien heb je wel gehoord over het grote onderzoek dat de gemeente Tilburg is gestart naar de gevolgen van het werken met Chroom 6. Wat ontzettend helpt om te weten wat er precies is gebeurd, is dat de PD's zijn bewaard. Reeds eerder schreef ik op dit forum over het werken met gevaarlijke stoffen, brandweermedewerkers bijvoorbeeld. Is het niet te risicovol om zo maar deze gegevens weg te gooien in het kader van het recht van vergeten? Dit is een verondersteld belang dat niet geverifieerd is.

Dat mis is in heel de discussie, wat vindt de betrokkene er zelf van ? In plaats van vernietigen zou je als overheid ook kunnen opteren om het PD aan de oud-werknemer zelf te geven.

Afgelopen donderdag werd ook in de zaal voorgesteld om na de normalisatie van de ambtenarenstatus de termijn aan te passen. Het vraagstuk of de gemeentearchivaris, die door het college wordt benoemd, nog een aparte status behoudt, staat nog open.

De uitvoeringsregels AVG zijn bekend en daar staat duidelijk in dat we dingen moeten regelen in relatie tot de Archiefwet. Daar zijn wel plannen voor om bijvoorbeeld in breed verband een ronde tafel conferentie te organiseren. Die regels moeten in het kader voor iedereen duidelijk worden, we moeten weten waar we aan toe zijn. Ik hoorde Paapst ook weer artikel 2A noemen in de Archiefwet.

De vraag is echter veel breder, hoe stellen we beschikbaar, alleen ter inzage in studiezalen of ook nog via de website wanneer de stukken jonger dan 100 jaar zijn?

Link

Permalink Antwoord van Kees-Jan Vermeulen op 11 December 2017 op 9.58

Interessante discussie die bij het opstellen van de selectielijst eigenlijk min of meer ook al is gevoerd alleen dan met de WBP in het achterhoofd. Zoals de handreiking van de selectielijst ook zegt, kunnen we eigenlijk niet meer spreken van de PD-dossier, maar praten we over een verzameling van werkprocessen die betrekking hebben op een personeelslid. Bij het opstellen van de selectielijst is er ook bewust voor gekozen om de verschillende werkprocessen in zo'n verzameling (hierna: PD-dossier genoemd) elk een ander bewaartermijn te geven. Zaken over het functioneren bijvoorbeeld worden niet meer 10 jaar na einde dienstverband bewaard, maar 5 jaar na afhandeling.

Alleen zaken over de benoeming en ontslag worden eigenlijk 10 jaar bewaard na einde dienstverband.

De discussie over het bewaren van de PD van een burgemeester lijkt mij een uitgemaakte zaak: het mag gewoon.

Het bewaren van een PD-dossier van een ambtenaar die in aanraking is gekomen met gevaarlijke stoffen is minder makkelijk: de selectielijst benoemt alleen het feit dat er een contact is geweest met gevaarlijke stoffen als een zaak dat 40 jaar bewaard moet worden. Of het hele PD-dossier dan bewaard moet worden is een aparte vraag. Elke keer dat een PD 40 jaar bewaard wordt op basis van dit resultaat in de selectielijst, moet worden afgevraagd of het nodig is om alles uit dat PD te bewaren.

Daar zit in hoofdzaak het pijnpunt met de selectielijst: de selectielijst gaat uit van zaken, de AVG ( en ook WBP) gaan meer uit van de gegevens in de zaak. Dat kunnen losse documenten zijn en de selectielijst kent geen Opschoningstermijnen van zaken, iets wat de AVG eigenlijk wel vereist: vernietiging op documentniveau. Dat houdt in dat wanneer een PD wordt bewaard nadat een personeelslid is vertrokken, dit dossier geschoond moet worden. De organisatie moet zich dan gaan afvragen welke documenten nog bewaard moeten en welke (persoons)gegevens niet meer noodzakelijk zijn en dus volgens de AVG vernietigd moeten worden.

Dit is dus ook de vraag wanneer een PD van een burgemeester bewaard wordt. Paapst heeft wat dat betreft gelijk: persoonsgegevens moet je vernietigen als je ze niet meer nodig hebt. De vraag is dus niet of we een PD-dossier mogen bewaren en hoelang. De vraag is wel documenten/gegevens/bestanden gaat we in dat PD-dossier bewaren en vooral: welke niet.

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 11 December 2017 op 10.24

Kees-Jan, bedankt voor je uitgebreide en deskundige toelichting. Ik denk dat het historisch belang in deze beter geduid moet worden. Daar biedt de uitvoeringswet ook mogelijkheden toe.

Met de introductie van de nieuwe lijst vanaf 1-01-2017 werken we natuurlijk ook nog met de 'oude' lijst.

Permalink Antwoord van Hans Pieterse op 11 December 2017 op 13.02

Wat betreft de relatie met schadelijke stoffen heb ik de arbo wet op dat aspect eens doorgenomen. De arbo verantwoordelijke dient een register op te stellen en de middelen waar mee in aanraking wordt gekomen. Dat lijkt mij iets anders dan het PD. Nu wordt vaak categoriaal door DIV functionarissen besloten welke PD’s voor de bewaartermijn van 40 jaar in aanmerking komen. Dat komt voort omdat zo’n register vaak niet wordt bijgehouden. Hier komt de doelbinding weer om de hoek kijken en het ‘vitaal’ belang (leven en dood)!!!!

Permalink Antwoord van Kees-Jan Vermeulen op 11 December 2017 op 13.06

Dit was eigenlijk ook mijn punt: op het moment dat zo'n register wordt bijgehouden, welke persoonsgegevens heb je dan nog nodig uit een PD-dossier? Dat moet men zich afvragen

Daar zit natuurlijk wel een aantekening bij, bij bijvoorbeeld brandweerpersoneel: soms impliceert een functie contact met gevaarlijke stoffen. Dan is er geen directe registratie in zo'n register. Wat ga je dan doen?

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 11 December 2017 op 13.39

Dat is precies het probleem dat je niet vooraf altijd goed kunt bepalen wat gevaarlijke stoffen zijn.

Permalink Antwoord van Hans Pieterse op 11 December 2017 op 21.26

Als informatie- en archiefbeheerder kun je dat niet weten. Daar ligt een verantwoordelijkheid van de arbo coordinator met de proces eigenaren. Die documentatie moet gearchiveerd worden. Er is altijd een risico dat achteraf, soms vele jaren later, blijkt dat medewerkers aan gevaarlijke stoffen zijn bloot gesteld. Dat kan al komen door het gebouw waar je in werkt. Om de bewaartermijnen op zo’n mogelijk scenario af te stemmen die mogelijk niet voor zal komen lijkt mij niet passend. Het dilemma voor de archivaris. Nomineer dit alvast als woord van het jaar 2018 “archivarisdilemma”.

Permalink Antwoord van Hans Pieterse op 12 December 2017 op 12.52