Programma Informatiehuishouding op orde

Eerst even dit: het Programma Informatiehuishouding op orde. Dit is een gemeentebreed programma waarin gekeken wordt of wij als overheidsorganisatie onze informatiehuishouding op orde hebben. De Archiefwet schrijft precies voor welke documenten wij moeten bewaren en beschikbaar moeten stellen, hoe lang we ze moeten bewaren en welke stukken we mogen of moeten vernietigen. Maar net als veel andere organisaties, worstelen ook wij met de uitvoering hiervan in het digitale tijdperk.

Netjes archiveren en ordenen blijkt lastig te zijn in het woud aan documenten dat we tegenwoordig produceren: het gaat niet meer alleen om beleidsstukken, memo’s, discussiestukken en schriftelijke correspondentie. Er zijn e-mails en Whatsapp-berichten bijgekomen, en niet te vergeten de uitlatingen die we doen op de sociale media.

Nu we digitaal werken, bewaren we veel meer, of liever gezegd: gooien we minder weg. Van elk beleidsstuk zijn talloze versies bewaard en van elk afgerond project staat alle documentatie nog op de netwerkschijf. Daar lijkt de opslagcapaciteit oneindig te zijn en dus is er minder noodzaak om op te ruimen.

Van de G-schijf naar Teams

De gemeente Amsterdam heeft ervoor gekozen om over te stappen naar Microsoft Teams. Onze documenten zijn daar beter beveiligd en het is makkelijker om te werken met de wettelijke vereisten voor dossiers en bewaartermijnen. We grijpen deze gelegenheid meteen ook aan om flink op te schonen:

• Documenten die nog actief gebruikt worden op de G-schijf gaan naar Teams

• Wat we nog willen raadplegen, maar niet meer bewerken, gaat naar een raadpleegsite op Sharepoint

• En tot slot: het restant gaat voor verdere bewerking naar de digitale bewerkingsruimte, het Voorportaal, van het Stadsarchief.

De rol van het Stadsarchief

In archieftermen gaat het hier voorlopig om een uitplaatsing, dat wil zeggen dat een gemeentelijk organisatieonderdeel (“directie") zelf nog verantwoordelijk is voor de data. Uiteindelijk moeten de documenten gearchiveerd (overbrenging) of vernietigd worden, maar voor het zover is moet er nog heel wat gebeuren.

Sommige directies gebruiken de migratie van de G-schijf naar Teams voor een grote schoonmaakactie in hun documenten. Maar dat kost veel tijd, en niet iedereen heeft die tijd. Andere directies pakken het daarom pragmatisch aan: ze kiezen er bijvoorbeeld voor om alle documenten uit te plaatsen die van voor een bepaalde datum zijn. Dat betekent dat het archief álle documenten uit die periode ontvangt, ook de documenten die al vernietigd hadden moeten worden.

Weer even de archieftermen, we kennen drie categorieën:

• Blijvend te bewaren
• Op termijn te vernietigen
• Nu te vernietigen

In de Archiefwet- en regelgeving is omschreven welk type documenten een overheidsinstelling voor altijd moet bewaren, en welke na een termijn van bijvoorbeeld 7 of 10 jaar vernietigd moeten worden.

Vernietigen of bewerken en verrijken

De komende jaren vindt bij het Stadsarchief voor elke directie een proces van selectie en vernietiging plaats. Daarvoor gaan we data-analisten inzetten en tools ontwikkelen. We kijken of we AI kunnen gebruiken om die data-analisten te helpen om het werk zo veel mogelijk geautomatiseerd uit te voeren. Want hoewel we de data van pas een paar directies hebben ontvangen en opgenomen in het voorportaal van ons e-depot, is nu al duidelijk dat het over gigantische hoeveelheden data gaat. Alleen al van de Directie Wonen hebben we bijna 4 miljoen bestanden ontvangen.

Bij de bestanden die we moeten bewaren, gaan we vervolgens de metadata verrijken en openbaarheidsbeperkingen toevoegen. Ook daarvoor hopen we tools in te kunnen zetten die ons met behulp van AI op een slimme manier kunnen ondersteunen.

Als dat proces is afgerond, nemen we de blijvend te bewaren documenten op in ons e-depot en de metadata in ons collectiebeheersysteem. Vanaf dat moment stellen we de archieven beschikbaar via onze raadpleegomgeving. Daarmee is de uitplaatsing dan definitief een overbrenging geworden.

Met dit programma werken we niet alleen aan een efficiënter informatiebeheer, maar ook aan een toekomstbestendig digitaal archief van de gemeente Amsterdam dat voor alle Amsterdammers en iedereen daarbuiten toegankelijk is.