BREED - over de grenzen van informatie
Waardering en Selectie
Binnen deze groep vindt discussie en informatie-uitwisseling plaats over onderwerpen die verband houden met waardering en selectie van archiefdocumenten en andere informatie.
Verklaring van vernietiging voor e-mails
Het bericht van Yvonne van 29 september j.l. op onderstaand prikbord triggerde mij. Vooral haar vraag over een verklaring van vernietiging van e-mails.
Ik vraag me af hoe je dit in de praktijk moet regelen? Welke gegevens zouden hier dan op moeten staan? Zeker in het geval van persoonlijke mailboxen kan je m.i. geen goede beschrijving geven wat je nu precies vernietigd. Of is een beschrijving in de zin van persoonlijke mailbox van medewerker X met de hoeveelheid mails en grootte van de mailbox voldoende?
Wanneer doe je dat? Na uitdiensttreding van de medewerker? En wat als je een bewaartermijn op de informatie van een (functionele) mailbox hebt gezet? Of is dit helemaal niet nodig in jullie ogen?
Heeft er iemand hier al ervaring mee?
Wouter Verdaas
Het lijkt mij dat 'e-mailarchief persoon A' met een vernietigingsdatum en wellicht aantal items/GB voldoende moet zijn voor een persoonlijke mailbox. (bewaartermijn van 10 jaar op de e-mails in het e-mailaccount, niet op het account zelf (volgens capstone-methode)) Wellicht nog de functie en/of afdeling van de medewerker noemen zodat er een idee op hoofdlijnen gevormd kan worden wat voor onderwerpen de betreffende ambtenaar zich bezig hield?
Het lijkt me praktisch onuitvoerbaar om een hele opgave van de mails in een mailbox te geven.
Bij een functionele mailbox waar je een bewaartermijn van een proces aan hebt gekoppeld kan je m.i. wel een omschrijving meegeven a.d.h.v. het gekoppelde proces. Iets in de trant van e-mails ter ondersteuning/uitvoering van proces X.
Maar ik heb nergens nog iets gelezen over een dergelijke verklaring dus dit zijn mijn gedachten hierover.
14 Okt 2020
Yvonne Welings
Zie ook: http://www.breednetwerk.nl/profiles/blogs/interview-archiefwet-geme...
27 Okt 2020
Yvonne Welings
Interpretatie%2Bvan%2Bde%2BHandreiking%2Bv2.0%20%281%29.pdf
Handreiking%2BBewaren%2Bvan%2Be-mail%2BRijkoverheid.pdf
2 Dec 2020