BREED - over de grenzen van informatie
Waardering en Selectie
Binnen deze groep vindt discussie en informatie-uitwisseling plaats over onderwerpen die verband houden met waardering en selectie van archiefdocumenten en andere informatie.
Bewaartermijnen verzoeken ihkv de AVG
Een vraag. In de nieuwe Selectielijst gemeenten etc. 2020 wordt meermalen gerept over het rekening houdende met de AVG. Echter... wij kunnen nergens bewaartermijnen vinden voor een aantal 'rechten' uit diezelfde AVG, te weten:
- Recht (of verzoek) tot inzage
- Recht (of verzoek) tot correctie
- Recht (of verzoek) tot verwijdering
Ik kan voor geen van deze handelingen een bewaartermijn vinden.
Een verzoek tot inzage op grond van het inzagerecht BRP zou 20 jaar bewaard, moeten worden. Zou dit hiervoor ook gelden?
Overigens verplicht de AVG tot het hebben van een register van verwerkingsactiviteiten, welke conform de selectielijst blijvend te bewaren is
Art. 82 van de GDPR stelt hierover: "Om de naleving van deze verordening aan te kunnen tonen, dient de verwerkingsverantwoordelijke of de verwerker een register bij te houden van verwerkingsactiviteiten die onder zijn verantwoordelijkheid hebben plaatsgevonden. Elke verwerkingsverantwoordelijke en elke verwerker dient ertoe te worden verplicht medewerking te verlenen aan de toezichthoudende autoriteit en dit register desgevraagd te verstrekken met het oog op het gebruik daarvan voor het toezicht op de verwerkingsactiviteiten."
Deze is verder uitgewerkt in art. 30 van de AVG. In lid 2 wordt daar beschreven: “De verwerker, en, in voorkomend geval, de vertegenwoordiger van de verwerker houdt een register van alle categorieën van verwerkingsactiviteiten die zij ten behoeve van een verwerkingsverantwoordelijke hebben verricht.”.
Nu kan ik dat verkeerd lezen, maar dat betekent mijns inziens niet alleen dat je in het register vastlegt waar welke persoonsgegevens worden verwerkt, maar ook welke activiteiten c.q. handelingen zijn uitgevoerd (inzage, correctie, verwijdering).
Hoe denken jullie hierover?
Nicole Fielmieg
Hallo Kees-Jan,
Bij resultaat 6.1 gaat het over een ingewilligd verzoek.
Wij krijgen nu verzoeken binnen, die wij gaan afwijzen. Dan zou ik dus resultaat 6.2 moeten toepassen. Daarvoor staat een bewaartermijn van 1 jaar.
Is dat lang genoeg? Of moet er, in het geval van verzoek op grond van de AVG, niet gekeken worden naar het resultaat. En "gewoon" 6.1 toepassen met 5 jaar bewaartermijn?
Het blijft best onduidelijk, die bewaartermijn voor de verzoeken op grond van AVG. Het zou wenselijk zijn als deze explicieter in de selectielijst zouden staan.
Misschien mogelijk dat deze bij de volgende update van de selectielijst toegevoegd kunnen worden? Anders blijft deze discussie en onduidelijkheid bestaan.
Maar voor nu, hoor ik graag jou, en die van anderen, ideeën over een bewaartermijn van een afgewezen verzoek op grond van avg om gegevenswissing.
Kees-Jan Vermeulen zei:
29 Mrt 2021
Kees-Jan Vermeulen
Hallo Nicole,
Kort gezegd: afgewezen is afgewezen, dus gewoon 6.2 toepassen. Als je het verzoek toekent, wijzig je/vernietig je (persoons)gegevens en dat wil je dus wat langer bewaren. Als je het verzoek afwijst, speelt dat niet. Dus als de bezwaartermijn is afgelopen, heb je niet echt veel meer aan het verzoek. Als er weer een nieuw verzoek binnenkomt, zal je die weer opnieuw moeten beoordelen, dus heb je geen grondslag om het oude verzoek langer te bewaren.
29 Mrt 2021
Nicole Fielmieg
Hallo Kees-Jan,
Dat klinkt logisch. Dank je wel voor je spoedige reactie! echt top!
Kees-Jan Vermeulen zei:
29 Mrt 2021