Bewaren e-mailboxen

Sinds de publicatie van de handreiking van het Rijk over het bewaren van e-mailboxen nemen veel gemeenten deze manier van werken over. Dit nieuwe bewaarbeleid draagt bij aan de transparantie van het openbaar bestuur. Daarnaast kan er beter worden verantwoord hoe de e-mailboxen worden vernietigd c.q. worden bewaard. Het is veel besproken onderwerp in de zogenaamde Strategische Informatie Overleggen (SIO's). Wel wordt de bewaartermijn van tien jaar van e-mailboxen die niet op permanent te bewaren (lees capstone) worden gezet wel als (te) lang ervaren, tien weken wordt als een meer redelijke termijn ervaren. 

Sleutelfunctionarissen

Een ander vraagstuk binnen de SIO's is wie de sleutelfiguren zijn bij gemeenten. Volgens de Handreiking van het Rijk worden de e-mails van daartoe aangewezen sleutelfuncties overgedragen. Daarnaast kunnen organisaties ook in andere situaties dan die van sleutelfuncties bepalen dat e-mail moet worden overgedragen. Informeel heb ik begrepen dat sleutelfuncties vaak verbonden zijn aan schalen vanaf 18. Dit soort schalen zijn op gemeentelijk niveau, zeker bij kleinere gemeenten, zeldzaam. Daarom worden binnen de SIO's best wat gediscussieerd wie sleutelfuncties binnen gemeenten vervullen. Het is evident dat van leden van de gemeenteraad, college, bestuurlijke commissies en Rekenkamer, de gemeentesecretaris, de concerndirectie en de raadsgriffier e-mailboxen bewaard worden. 

Vraag: Wie zijn de andere sleutelfunctionarissen binnen een gemeentelijke organisatie?