BREED - over de grenzen van informatie
Archiveren van gegevens in Topdesk
Hoi allen,
Bij Tilburg zijn we druk bezig met het opzetten van informatiebeheer in de huidige gebruikte applicaties. Een van de applicaties die we gebruiken is Topdesk. Heeft er iemand ervaring met het archiveren van informatie uit Topdesk en wil dit met ons delen? Weet iemand of Topdesk überhaupt voorziet in een RMA-achtige component o.i.d.?
Alvast bedankt!
Wouter Verdaas
Hoi Onno,
Het project ligt bij ons nu stil. Wat ik al wel heb weten te achterhalen is dat er intern ook nooit afspraken zijn gemaakt over de inrichting van Topdesk. Op het gebied van Informatiebeheer is het m.a.w. een soepzooitje en is er eigenlijk niks mee aan te vangen wanneer we alles goed willen doen. We hebben daarom de strategie opgevat om aan iedere module een bewaartermijn te koppelen waarbij we uitgaan van de start van de bewaartermijn o.b.v. de datum van afsluiting van een registratie/melding. We doen er dus een grote strik omheen en gaan op hoog niveau op jaarbasis vernietigen. Het SIO heeft met deze aanpak ingestemd.
In het kort:
- Per module een bewaartermijn
- Op de vernietigingslijst beschrijven we per module welke processen en categorieën van de selectielijst we hebben kunnen ontdekken
- Wanneer er oneigenlijk gebruik gemaakt is van Topdesk is het de verantwoordelijkheid van de betreffende afdeling als zij gegevens kwijt raken. Dus is er een eigenwijze ambtenaar die voor de uitvoering van zijn proces niet de daarvoor aangewezen applicatie heeft gebruikt maar Topdesk en deze informatie moet langer beschikbaar blijven dan de betreffende bewaartermijn, dan moet die ambtenaar zelf de informatie op tijd overzetten naar de juiste applicatie om deze informatie te behouden.
Zoals ik al begon, we hebben dit nog niet tot uitvoer gebracht en ja we verwachten hier veel weerstand op, maar dit is ons inziens nog de enige mogelijkheid om praktisch vorm te kunnen geven aan de vernietigingsprocedure en zodoende te handelen in de geest van de wet.
31 Mrt 2022
Peter Schrumpf
Hallo,
Ik ben benieuwd hoe gemeenten de vernietiging hebben ingeregeld vanuit Topdesk?
Ik hoor het graag,
30 Okt
Wouter Verdaas
Topdesk heeft mij laten weten dat het niet mogelijk is om meldingen incl. documenten en data in 1 keer te verwijderen. Ze adviseren om de documenten weg te gooien en de meldingen te anonimiseren.
Toen ik aangaf daar niet mee eens te zijn en ik het systeem wil leegmaken voor een bepaalde periode kreeg ik de reactie dat ik een consultant moet inhuren die dan zelf scripts/queries moet gaan uitvoeren. De kosten vallen mee, maar echt gemakkelijk is het niet.
5 Nov