BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Zaakgericht Werken
Informatie
Binnen deze groep vindt discussie en informatie-uitwisseling plaats over alle aspecten die verband houden met zaakgericht werken.
Link Zaakgericht werken op de website VNG Realisatie
Link Kennisbank Zaakgericht werken
Link Zaaksystemen in Beeld
Link Common Ground Open Zaak
Leden: 436
Meest recente activiteit: gisteren
Bronnen
Blogs en discussies op BREED
Om te zoeken naar relevante discussies en blogs op BREED die buiten deze groep zijn geplaatst, klik op de onderstaande knoppen.
Laat hieronder gerust eventuele opmerkingen, tips of aanvullingen achter!
Discussieforum
Afzender bij zaken
Begonnen door Wouter Verdaas. Laatste reactie van Yvonne Welings 20 Aug. 1 Beantwoorden 0 Vindt leuk
Communicatie naar behandelaars van zaken
Begonnen door Wouter Verdaas. Laatste reactie van Yvonne Welings 2 Jun 2021. 4 Antwoorden 1 Vinden leuk
Archiveren milieudossiers bij afsluiten DMS
Begonnen door Stefan Heirbaut. Laatste reactie van L. Filius 24 Nov 2020. 6 Antwoorden 1 Vinden leuk
Prikbord
Opmerking
-
Reactie van Yvonne Welings op 20 Augustus 2024 op 9.32
-
-
Archiveringsvraagstuk waar advies op wordt gevraagd, ga jij reageren>
Adviezen Sociale Raad en andere soortgelijke adviezen - BREED - ove...
-
Reactie van Erik Huurman op 7 Augustus 2024 op 10.00
-
Een duidelijk verhaal, ik weet dat ze bij ons (gemeente Barneveld) een nieuwe aanbesteding gaan draaien omtrent een zaaksysteem voor het Sociaal Domein. Daarin zullen wij worden aangehaakt voor de informatie vraagstukken.
Waar we tegenaan lopen is dat allerlei wetgevingen haaks op elkaar staan.
Van de archiefwet tot de privacywetgeving en alles daar tussenin. Daar is Nederland heel erg goed in om het mogelijke onmogelijk te maken en volgens mij zeg ik hier niets vreemds. We zullen er heel creatief mee om moeten gaan.
Wanneer iets fysiek (per post) wordt aangeleverd. Dan zou je er voor kunnen kiezen om losse scans (middels een batch) kunnen maken waardoor je gemakkelijker bijvoorbeeld ID-bewijzen kunt selecteren omdat je deze na een maand moet vernietigen. Slimme scan software kan daar vervolgens metadata aan toevoegen en classificeren.
Het venijn zit hem denk ik hierin:
Indien burgers/cliënten een analoog of digitaal document aanleveren dat zowel uit een kopie-ID als ook andere bewijsstukken bestaat, wordt dat door de postkamer eveneens als één document gescand dan wel geregistreerd en omwille van het behoud van authenticiteit niet opgesplitst.
Het onderscheid maken tussen analoog en digitaal. Analoog heb ik hierboven al beschreven. Op basis van een werkervaring van Werkzaak Rivierenland in het verleden.
Digitaal zou je aan de voorkant kunnen afhechten door in het digitale aanvraagformulier door aparte invoervelden met bestanden toevoegen te maken waar burgers bepaalde bewijsstukken kunnen aanleveren. Zoals ID bewijzen, bankafschriften, Echtscheidingspapieren, ontslagverklaringen etc. Aan de achterkant wordt er metadata toegevoegd en evt. geclassificeerd om de zaak in goede banen te leiden. Op die manier kun je eenvoudiger er voor zorgen dat je voldoet aan de wetgeving maar ook aan de authenticiteit etc.
Dat gezegd hebben de in een notendop. Ik zeg niet dat ik direct de oplossing heb maar in Barneveld gaan we wel kijken hoe we creatief met het e.e.a. om moeten gaan door in de geest van de wet te handelen en niet op de letter van de wet zoals ik al vaker om mij heen zie gebeuren. Wees niet bang en toon lef!
De vraag die ongetwijfeld bij vele gemeenten speelt is dus: nemen we voor lief dat we niet op tijd alle kopie ID-bewijzen uit onze informatiesystemen kunnen verwijderen en daarmee niet voldoen aan AVG-regelgeving, of gaan we de postintakeprocedure aanpassen, documenten opsplitsen en daarmee ook de authenticiteit van het oorspronkelijk aangeleverde bewijsdocument om zeep helpen.
Als je voor zo'n oplossing kiest dan moet de eindverantwoordelijke voor informatiebeheer (lees de gemeentesecretaris) er voor tekenen en daarmee dus akkoord gaan dat jullie afwijken van bepaalde wet- en regelgeving. Dat vergt goede werkafspraken, een goede onderbouwing etc. Dan ben je in ieder geval gedekt. Maar of dat stand blijft houden in de steeds meer toenemende digitale maatschappij, ik ben bang van niet.
Nogmaals ik zeg niet dat ik de oplossing heb maar het is wel een zaak om goed naar de 'digitale' voorkant te gaan kijken. Denk in mogelijkheden i.p.v. beperkingen door de wet- en regelgeving. Handel in de geest van de wet.
Voor wat het waard was.
Heel veel succes in Sittard-Geleen.
Hartelijke groet,
Erik
-
-
Wie heeft antwoord op deze vraag uit Sittard-Geleen?
Beste gildebroeders in den lande,
Bij de gemeente Sittard-Geleen lopen we tegen het volgende privacy- en archiveringsvraagstuk aan, dat we graag ter discussie willen voorleggen:
Om te voorkomen dat kopieën van identiteitsbewijzen langer dan gerechtvaardigd worden opgeslagen in onze informatiesystemen hebben we eind vorig jaar met de kwaliteitsmedewerker van ons team Uitkeringen afgesproken maandelijks vanuit ons zaaksysteem JOIN een lijst te genereren van de kopie-ID bewijzen die verwijderd moeten worden uit de diverse zaken in JOIN.
Daarbij constateerden we dat inwoners/cliënten geregeld meerdere, diverse bewijsstukken aanleveren in één document. Dus bijv. een kopie van een legitimatiebewijs, bankafschriften en/of een laatste loonstrook gescand naar één .pdf document, dat zij vervolgens als bijlage bij een digitale aanvraag meezenden of als geprint document bij de balie aanbieden.
Daar waar mogelijk worden bij aanlevering van fysieke bewijsstukken de ID-bewijzen door de postkamermedewerkers altijd afzonderlijk gescand.
Indien burgers/cliënten een analoog of digitaal document aanleveren dat zowel uit een kopie-ID als ook andere bewijsstukken bestaat, wordt dat door de postkamer eveneens als één document gescand dan wel geregistreerd en omwille van het behoud van authenticiteit niet opgesplitst.
Dat brengt ons bij het volgende dilemma:
Door deze werkafspraak is het niet mogelijk om alle kopie ID-bewijzen maandelijks uit ons zaaksysteem te verwijderen. De overige bewijsstukken (anders dan de kopie ID) die zijn meegescand naar dat ene document moeten ter verdere bewijsvoering of procesafhandeling in veel gevallen immers wèl nog langer bewaard worden.
De vraag die ongetwijfeld bij vele gemeenten speelt is dus: nemen we voor lief dat we niet op tijd alle kopie ID-bewijzen uit onze informatiesystemen kunnen verwijderen en daarmee niet voldoen aan AVG-regelgeving, of gaan we de postintakeprocedure aanpassen, documenten opsplitsen en daarmee ook de authenticiteit van het oorspronkelijk aangeleverde bewijsdocument om zeep helpen.
Of zoeken we een wellicht minder bewerkelijke oplossing in de mogelijkheden die een anonimiserings-tool zoals bijv. DataMask ons biedt? Ook daaraan zitten haken en ogen als ik onze juristen en privacy-collega's mag geloven.
Ik hoor graag wat jullie ervaringen of oplossingen zijn en hoe andere gemeenten met dit vraagstuk omgaan...
-
-
Door betrokkene wordt op 11 juli jl. een brief met een klacht tegen uw College ingediend en we door
de indiener afgegeven bij het stadskantoor en in handen van de ambtenaar aan de balie gesteld.
De brief is bij u bekend onder Klacht zaaknummer 16679263 en de inhoud had betrekking op een
klacht over de zorgen over het terrassenbeleid en de gevolgen die dit heeft voor de leefomgeving in een
bepaald horecagebied in de stad.
Normaliter dient er binnen enkele dagen een ontvangstbevestiging aan de indiener van de brief te
worden gestuurd maar in plaats daarvan wordt er 11 dagen na indiening van de brief per mail door
een medewerkster van het bureau klachtcoordinatie-sb het volgende aan de indiener bericht.
“U hebt een klacht ingediend over uw zorgen over het terrassenbeleid en de gevolgen die dit heeft
voor de leefomgeving. Uw klacht is helaas in een weinig gebruikte algemene werkbak geplaatst,
vandaar de late ontvangstbevestiging. Normaal gesproken wordt er na het indienen van een klacht
binnen 3 werkdagen contact op genomen, mijn excuses voor de vertraging.
Uw brief lezende is het geen klacht want u bent het niet eens met het ingevoerde beleid. Een klacht
gaat over onheuse bejegening door een ambtenaar en dat is hier niet het geval. Ik ga uw klacht
daarom om laten boeken naar een andere afdeling. Ik ben nog even op zoek wie uw bief precies in
behandeling moet nemen. Ik houd u hiervan op de hoogte. Voor nu wens ik u alvast een fijne dag”.Brief blijft in bak liggen, raadsvragen: 1 (raadsinformatie.nl)
-
-
Hoe archiveer je het publicatie-exemplaar van de Woo, een nieuwe vervolg zaak of bij dezelfde zaak?
Archiveren Woo-publicatie exemplaar - BREED - over de grenzen van i...
-
-
Het Generiek Zaakafhandelcomponent (GZAC) is het initiatief van tien samenwerkende gemeentes. Het is een generieke oplossing voor het afhandelen van een breed scala aan gemeentelijke processen. GZAC is een vertaling van het internationale gangbare concept Case Management naar het bij de Nederlandse overheid gebruikelijke Zaakgericht werken.
Een belangrijke uitgangspunt is openheid. Het GZAC is open source en maakt zoveel als mogelijk gebruik van open standaarden, zoals BPMN, DMN en JSON-schema’s. De code is open en daarmee controleerbaar. GZAC is beschikbaar onder EUPL 1.2
-
-
-
-
Het Generiek Zaakafhandelcomponent (GZAC) is het initiatief van tien samenwerkende gemeentes. Het is een generieke oplossing voor het afhandelen van een breed scala aan gemeentelijke processen. GZAC is een vertaling van het internationale gangbare concept Case Management naar het bij de Nederlandse overheid gebruikelijke Zaakgericht werken.
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
Je moet lid zijn van Zaakgericht Werken om reacties te kunnen toevoegen!