Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Rob van der Velde op 13 Oktober 2010 op 13.01

Het blijft een lastig onderwerp, we zijn het hier bij de provincie nu ook aan het onderzoeken. De huidige situatie is dat de ambtenaren zaken vanuit de lijn aanleveren en dat onze griffie voornamelijk op vergaderingen werkt. Daarmee krijgen wij nu inderdaad de serie besluiten goed. Het is mogelijk dat we deze manier blijven ondersteunen voor de griffie, omdat dat pragmatisch de beste oplossing is. Het is niet volledig in lijn met zaakgericht werken, maar goed waar vinden we de perfecte wereld.

Een andere mogelijkheid is dat we voor de griffie nog op vergaderingen gaan werken en dat de zaak dan teruggekoppeld wordt aan de ambtenaar en die blijft vanuit de lijn verantwoordelijk voor de afronding van de zaak en die neemt dan de informatie die over de besluiten van het college of Staten over. Daarmee voldoen we aan zaakgericht werken en houden we het overzicht van vergaderingen en besluitenlijsten ook overeind. Het nadeel van deze oplossing is dat besluit zowel in de vergadering als in de zaak moet worden vastgelegd. Hoeveel werk dat kost weten we nog niet omdat we het zaaksysteem nog niet aanbesteed hebben.

Mochten er bij ons duidelijk zijn welke keuze we maken en hoe we dat gaan uitvoeren zal ik dat hier weer melden. Je bent dus niet de enige die hiermee bezig is.

Permalink Antwoord van Jules Lauwerier op 26 Oktober 2010 op 11.30

Er is toch niets op tegen om een lijst bij te houden met stukken uit diverse zaken die betrekking hebben op een onderwerp (in dit geval de collegebesluiten) ? Bij Zaakgericht werken moet - zelfs in de analoge context - het Zaakdossier leidend zijn. Digitaal is er helemaal geen probleem want een lijst is met hyperlinks zo te configureren dat het lijkt of je de stukken toch gewoon ouderwets bij elkaar hebt.

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 27 Oktober 2010 op 14.19

@Jules, Er is vaak geen sprake van of analoog of digitaal. Gemeenten werken hybride, vaak zijn voor de besluiten colleges B en W weer aparte bedrijfsapplicaties, die weer geen koppeling hebben met het DMS. Veelal wordt gekozen om het zaakgericht werken proces voor proces uit te rollen, ook dat is hybride.

Permalink Antwoord van Jules Lauwerier op 27 Oktober 2010 op 15.30

Yvonne,
Wat ik bedoel is dat je desondanks een lijst kunt aanleggen met verwijzingen naar alle stukken. Zelfs in een digitaal zaakdossier kun je een verwijzing opnemen naar een analoog stuk en omgekeerd. Het (beginnen met) Zaakgericht werken (en archiveren) hoeft dus niet te wachten op digitalisering in (delen van) een proces.

Yvonne Welings zei:

@Jules, Er is vaak geen sprake van of analoog of digitaal. Gemeenten werken hybride, vaak zijn voor de besluiten colleges B en W weer aparte bedrijfsapplicaties, die weer geen koppeling hebben met het DMS. Veelal wordt gekozen om het zaakgericht werken proces voor proces uit te rollen, ook dat is hybride.