Wij zijn bezig om onze 900+ DSP werkprocessen te clusteren naar zaaktypen met als basis de Gemma referentiezaaktypen uit de ZTC2.0 We willen i.p.v. de 900+ DSP werkprocessen nu de zaaktypen gaan gebruiken als basis voor onze zaakdossiers in ons DMS.

We willen de procestypen (zowel de generieke als de specifieke) uit de nieuwe selectielijst 2016 tijdens deze clustering ook meenemen. Dat betekent dat we bij elk DSP proces in beeld proberen te brengen welk procestype hierbij hoort en bij welk Gemma ZTC 2.0 referentieproces dit DSP proces hoort. DSP processen die zowel hetzelfde procestype hebben alsmede hetzelfde Gemma referentieproces zullen dan 1 zaaktype vormen.

Er zullen natuurlijk altijd uitzonderingen zijn waarbij er alsnog gekozen wordt om deze processen niet te clusteren en er toch een apart zaaktype van te maken. We streven er echter naar om het aantal zaaktypen zo laag mogelijk te houden.

We willen met deze manier van clusteren bereiken, dat onze zaaktypen voldoen aan de nieuwe selectielijst. Ook zal het voor de ambtenaar veel eenvoudiger zijn om analoge informatie te vertalen naar informatie in een digitaal zaakdossier. De kwaliteit van de informatie in de digitale zaakdossiers zal hierdoor verbeteren.

Het is best lastig om de DSP werkprocessen te linken aan het juiste procestype. Ook weten wij niet van elke DSP proces welk Gemma referentieproces hier bij hoort en moeten wij hier zelf invulling aangeven.

We zijn al best ver met de clustering. Toch zou het fijn zijn om bij twijfel te kunnen overleggen met andere gemeenten en hun visie hierop horen.

Zijn er reeds gemeenten die ervaring hebben met het clusteren van DSP werkprocessen op deze manier? Zijn er al gemeenten die de procestypen uit de nieuwe selectielijst hebben geïntegreerd in de zaaktypen in hun zaaksysteem?

Met vriendelijke groet,

Hilona Wierenga

BEDRIJFSINFORMATICUS

Gemeente Vlagtwedde