BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

Archivering bij een ambtelijke fusie van 4 gemeenten.

Vier gemeenten in Noordoost Friesland, de DDFK gemeenten, (Dantumadiel, Dongeradeel, Ferwerderadiel en Kollumerland c.a.) gaan ambtelijk fuseren per 1-1-2016.
Hiervoor is een Gemeenschappelijke Regeling (GR) ingesteld per 1-1-2015. De
intentie is om per 1-1-2019 te herindelen.
DIV DDFK heeft de onderzoeksopdracht gekregen hoe om te gaan met de archivering
van zowel het archief van de GR als de DDFK gemeenten. Uitgangspunten zijn
werkbaarheid, voldoen aan wettelijke eisen en instemming van de provinciaal
toezichthouder, digitaal en zaakgericht.
Ik ben op zoek naar vergelijkbare situaties, ervaringen, documenten etc.
Groeten, Anneke Talens

Vind ik leuk

0 leden vinden dit leuk

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 11 Februari 2015 op 11.13

Ha Anneke,

Volgens mij heb je een horizontale toezichthouder, bij het IBT is sprake van toezicht achteraf.

Het is belangrijk om vast te stellen wat de GR precies inhoudt, zie in dit verband de nieuwe BVO vanaf 1 januari 2015 en deze bijdrage op BREED
http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/wel-of-geen-archiefverorden...

Mijn advies zou zijn begin eerst eens met een inventarisatie van alle dms, applicaties, bestanden in archiefruimten en stel een beheerplan informatiehuishouding op. Belangrijke gesprekspartners zijn de gemeentesecretarissen.

Permalink Antwoord van Paul Huismans op 11 Februari 2015 op 12.00

Dag Anneke,

Sinds 1-1-2014 hebben de gemeenten Cuijk, Grave en Mill en Sint Hubert een gezamenlijke ambtelijke organisatie. Al wat langer geleden zijn de gemeenten Blaricum, Eemnes en Laren een dergelijke samenwerking aangegaan. Misschien is het handig om daar eens verder te informeren.

Permalink Antwoord van Henk Sligman op 11 Februari 2015 op 13.26

Dag Anneke,

Ik heb in het verleden dit wel eens meegemaakt, dat 2 gemeenten samengaan.

Ik ben gestart met een document waarin kenbaar is gemaakt wat de te verwachten "frictiekosten" zouden kunnen zijn.

De "herindeling" wordt volgens mij nl. mede gefinancieerd door de "rijksoverheid"

Als het een herindeling wordt? komt er één College en één Raad, ik vermoed dat je dan de archieven moet afsluiten en met één nieuw "archief"moet starten. Het is ook een prachtig natuurlijk moment om volledig digitaal te gaan!

mvrgr

Henk

Permalink Antwoord van Stance Brouwer op 12 Februari 2015 op 9.00

Goedemorgen Anneke,

De gemeenten Amstelveen/Aalsmeer zijn sinds 1 januari 2013 ook ambtelijk gefuseerd. Dit is ook door middel van een soort GR gebeurd: centrumregeling. Daarbij is Amstelveen de centrumgemeente. Als je meer informatie wilt, kun je natuurlijk contact opnemen. Mail me maar.

groet,

Stance

Permalink Antwoord van Jolanda de Jong op 12 Februari 2015 op 11.14

Waarschijnlijk ken je deze Notitie Inrichting archiefbeheer en informatievoorziening bij samenwerkingsverbanden, ofwel Verbonden Partijen? Herziene versie van 9 mei 2014. Bron: LOPAI

Bijlagen:

Notitie_Verbonden_Partijen_aangevuld.pdf, 211 kB

Permalink Antwoord van Anneke Talens- Smit op 12 Februari 2015 op 11.40

Hallo Yvonne,

Formeel is niet zo moeilijk. Er ligt een GR en het is duidelijk wat onder mandaat valt. De GR een archief voor organisatiestukken en personeel. Voor de gemandateerde taken iedere gemeente een eigen archief, omdat dit een eigen identiteit houdt. Maar dit is niet praktisch en werkbaar.

Klopt helemaal dat de provinciaal toezichthouder achteraf meekijkt i.h.k.v. het IBT. Wij willen dit graag van tevoren in goed overleg afstemmen.

Applicaties zijn geïnventariseerd. Er komt een nieuw zaaksysteem aan, omdat de ICT van de DDFK gemeenten (waarschijnlijk) gaat samenwerken met een andere gemeente. Er ligt nu een intentieovereenkomst.

Het gaat mij om ervaringen van vergelijkbare situaties; waar moet je om denken etc. We kunnen zelf het wiel opnieuw uitvinden, maar opgedane kennis en ervaring is welkom.

Yvonne Welings zei:

Ha Anneke,

Volgens mij heb je een horizontale toezichthouder, bij het IBT is sprake van toezicht achteraf.

Het is belangrijk om vast te stellen wat de GR precies inhoudt, zie in dit verband de nieuwe BVO vanaf 1 januari 2015 en deze bijdrage op BREED
http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/wel-of-geen-archiefverorden...

Mijn advies zou zijn begin eerst eens met een inventarisatie van alle dms, applicaties, bestanden in archiefruimten en stel een beheerplan informatiehuishouding op. Belangrijke gesprekspartners zijn de gemeentesecretarissen.

Permalink Antwoord van Anneke Talens- Smit op 12 Februari 2015 op 11.41

Dank je wel; ik neem het mee.

Paul Huismans zei:

Dag Anneke,

Sinds 1-1-2014 hebben de gemeenten Cuijk, Grave en Mill en Sint Hubert een gezamenlijke ambtelijke organisatie. Al wat langer geleden zijn de gemeenten Blaricum, Eemnes en Laren een dergelijke samenwerking aangegaan. Misschien is het handig om daar eens verder te informeren.

Permalink Antwoord van Anneke Talens- Smit op 12 Februari 2015 op 11.43

Dank je wel. Wij willen ook graag het moment van ambtelijke fusie aangrijpen om digitaal te gaan werken. Met papier lijkt het niet haalbaar. 5 archieven (GR en 4 gemeenten), 4 locaties.

henk sligman zei:

Dag Anneke,

Ik heb in het verleden dit wel eens meegemaakt, dat 2 gemeenten samengaan.

Ik ben gestart met een document waarin kenbaar is gemaakt wat de te verwachten "frictiekosten" zouden kunnen zijn.

De "herindeling" wordt volgens mij nl. mede gefinancieerd door de "rijksoverheid"

Als het een herindeling wordt? komt er één College en één Raad, ik vermoed dat je dan de archieven moet afsluiten en met één nieuw "archief"moet starten. Het is ook een prachtig natuurlijk moment om volledig digitaal te gaan!

mvrgr

Henk

Permalink Antwoord van Anneke Talens- Smit op 12 Februari 2015 op 11.44

Dank je wel. Ga ik zeker doen.
Stance Brouwer zei:

Goedemorgen Anneke,

De gemeenten Amstelveen/Aalsmeer zijn sinds 1 januari 2013 ook ambtelijk gefuseerd. Dit is ook door middel van een soort GR gebeurd: centrumregeling. Daarbij is Amstelveen de centrumgemeente. Als je meer informatie wilt, kun je natuurlijk contact opnemen. Mail me maar.

groet,

Stance

Permalink Antwoord van Anneke Talens- Smit op 12 Februari 2015 op 11.44

Ja, de notitie ken ik. Deze is zeker te gebruiken. Bedankt voor het meedenken.

Jolanda de Jong zei:

Waarschijnlijk ken je deze Notitie Inrichting archiefbeheer en informatievoorziening bij samenwerkingsverbanden, ofwel Verbonden Partijen? Herziene versie van 9 mei 2014. Bron: LOPAI

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 13 Februari 2015 op 15.08

De VNG en KING hebben op het gebied van samenwerken in 2013 deze documenten gepubliceerd.

Bijlagen: