Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 17 November 2020 op 14.17

Zeker omdat je de keuze hebt, zou afsluiten de voorkeur hebben. Wat je niet schrijft, is hoe de toegang op het milieu archief is geregeld. 

Migreer je naar Mylex bijvoorbeeld? 

Bij de gemeente Tilburg zijn alle vergunningen gedigitaliseerd, zie ook: https://www.tilburg.nl/inwoners/verhuizen-verbouwen/archief-bouwen-...

Permalink Antwoord van Stefan Heirbaut op 17 November 2020 op 14.33

Klopt inderdaad dat we het milieuarchief toegankelijk hebben via MyLex. Die zoekt over Verseon (oude DMS) en Zaaksysteem. Wel denken we er over na om in Zaaksysteem van de lopende vergunningen een zaak aan te maken (zonder overbrenging van de stukken) van de lopende vergunningen. Zie jij redenen dat niet te doen? Kun je aangeven waarom afsluiten de voorkeur heeft? I.v.m. toekomstige overbrenging?

Yvonne Welings zei:

Zeker omdat je de keuze hebt, zou afsluiten de voorkeur hebben. Wat je niet schrijft, is hoe de toegang op het milieu archief is geregeld. 

Migreer je naar Mylex bijvoorbeeld? 

Bij de gemeente Tilburg zijn alle vergunningen gedigitaliseerd, zie ook: https://www.tilburg.nl/inwoners/verhuizen-verbouwen/archief-bouwen-...

Permalink Antwoord van Melina van der Velden op 17 November 2020 op 15.24

Misschien heb je hier nog wat aan Stefan; ik heb natuurlijk geen complete info over jullie situatie maar ik maak in dit soort situaties altijd een afweging op basis van:

1. gebruiksvriendelijkheid; moeten er bijvoorbeeld medewerkers in 2 systemen blijven werken als de lopende vergunningen (deels) nog in het oude DMS staan? Is de info goed vindbaar? (het laatste maakt waarschijnlijk geen verschil als je via MyLex zoekt)

2. beheer/tijdsinvestering migratie; bijvoorbeeld hoeveel tijd kost het om lopende zaken om te zetten en/of hoeveel tijd kost het om 2 systemen/werkwijzes in de gaten te houden, wat is de foutkans?

 

Permalink Antwoord van Stefan Heirbaut op 17 November 2020 op 15.54

Hoi Melina, 

Ik heb hier zeker wat aan. Alle reacties zijn meer dan van harte welkom!

Voor ons zit de vraag vooral in het uiteindelijk overbrengen van de gegevens naar een (digitale) archiefbewaarplaats. Hoe te handelen wanneer een lopende vergunning nog in een uitgefaseerd DMS zit en er nieuwe zaken die betrekking hebben op een lopende vergunning worden opgenomen in het DMS van het nieuwe Zaaksysteem. 

Melina van der Velden zei:

Misschien heb je hier nog wat aan Stefan; ik heb natuurlijk geen complete info over jullie situatie maar ik maak in dit soort situaties altijd een afweging op basis van:

1. gebruiksvriendelijkheid; moeten er bijvoorbeeld medewerkers in 2 systemen blijven werken als de lopende vergunningen (deels) nog in het oude DMS staan? Is de info goed vindbaar? (het laatste maakt waarschijnlijk geen verschil als je via MyLex zoekt)

2. beheer/tijdsinvestering migratie; bijvoorbeeld hoeveel tijd kost het om lopende zaken om te zetten en/of hoeveel tijd kost het om 2 systemen/werkwijzes in de gaten te houden, wat is de foutkans?

 

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 17 November 2020 op 16.20

Dan zou je moeten kiezen voor afsluiting en geen dubbele archivering. 

Permalink Antwoord van L. Filius op 24 November 2020 op 11.59

Hoi Stefan,

Als ik het goed gelezen heb beschik je nu al over twee verschillende systemen die je min of meer toegankelijk moet houden, Aan het toegankelijk houden zijn (indirecte) kosten verbonden. Maar wat erger kan zijn dat op enig moment je niet meer bij de informatie kan. Je kan er ook voor kiezen om alle informatie te migreren naar het nieuwe (zaak) systeem. Hiervoor moet je dan wel een goed migratieplan opstellen. Betrek hierbij de leverancier van het nieuwe zaaksysteem, maar vergeet ook niet de gebruiker van de informatie er bij te betrekken.