BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
overhevelen van bijlagen uit OLO naar lokaal domein
Hallo allen,
heeft iemand al ontdekt hoe je de bijlagen bij een aanvraag omgevingsvergunning vanuit het OLO naar het eigen domein kan halen indien de gemeente nog niet over een OLO-DMS koppeling beschikt?
In de testversie kon dat via de viewer. In de huidige viewer AutoVue heb ik al wel de functie 'convert' ontdekt. Maar via de viewer is dit een bewerkelijke set handelingen.
Ik hoop op een mogelijkheid direct vanuit het OLO (ergens in de knop Bijlagen), maar zie die nu nog niet.
Alle tips en trucs welkom!
tweede vraag:
Ik heb begrepen dat bij gebruik van de koppeling de bijlagen automatisch (via ftp) meekomen naar het lokaal domein. Kan iemand dit bevestigen dat dit inderdaad zo werkt en dat behalve het aanvraagformulier ook de tekeningen e.d. meekomen?
Dank, Frieke
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Mart Mommers op
-
Hallo Fieke,
Als het goed is heeft de lokale beheerder van het Omgevingsloket Online daarover informatie gekregen. Dat is mogelijk via het gebruik van een ftp-server. Er is een handleiding van VROM 'Omgevingsloket online en FTP-secure' van 30 juni 2010. Met behulp van gratis te downloaden software (Filezilla) kun je e.e.a. inrichten. Het downloaden is vervolgens een fluitje van een cent. In Tilburg moeten we (voorlopig) wel even de firewall uitzetten omdat downloaden anders niet mogelijk is. Verder ontving ik vanmorgen de nieuwsbrief omgevingsvergunning waarin tips staan over workarounds en gebruik omgevingsloket. Dagelijks ontvang je die nieuwsbrief waarin nuttige informatie staat. zie deze link:
http://www.omgevingsvergunning.com/newspad/sign_up.asp?email=
Ik hoop dat je hier wat aan hebt. De handleiding heb ik als bestand geupload.
groeten
Mart Mommers - Bijlagen:
-
-
CCE_FTP.pdf, 637 kB
-
-
-
Permalink Antwoord van Frieke H op
-
Beste Mart,
hartelijk dank! Ik ga het uitproberen. We hebben hier al een ftp-verbinding met een plotservice, dus technisch zou het moeten kunnen.
Ik heb trouwens begrepen dat Tilburg op dit gebied vrij ver is. Hoe zijn jouw ervaringen met WABO-OLO-DIV?
Groet, Frieke -
-
-
Weer een aantal stappen verder en binnenhalen via de viewer is geen archiefwaardige en al helemaal geen gebruikersvriendelijke optie. Blijft over de ftp-oplossing!
-
-
-
F. Hazendonk zei:Beste Mart,
hartelijk dank! Ik ga het uitproberen. We hebben hier al een ftp-verbinding met een plotservice, dus technisch zou het moeten kunnen.
Ik heb trouwens begrepen dat Tilburg op dit gebied vrij ver is. Hoe zijn jouw ervaringen met WABO-OLO-DIV?
Groet, Frieke -
-
-
Hallo Fieke,
Onze ervaringen? Wil je de waarheid? Dat is nog geen écht succes als je het beziet vanuit ons perspectief. Zeker, de werkprocessen van de omgevingsvergunning verlopen digitaal. We downloaden tussentijds bestanden via de ftp-server en we plaatsen die documenten (tijdelijk) in de bedrijfsapplicatie. Alles wat we analoog ontvangen digitaliseren we (zonder substitutie te plegen) aan de voorkant of tijdens het proces en ook die documenten worden in de bedrijfsapplicatie geplaatst. De reden hiervan: wij zijn bezig met het ontwerpen van generieke voorzieningen die het zaakgericht werken maken maar die zijn er dus nog niet. De WABO komt voor Tilburg te vroeg zodat we nu de keuze gemaakt hebben voor deze tijdelijk, verre van ideale, oplossing.
Mart Mommers zei:
F. Hazendonk zei:Beste Mart,
hartelijk dank! Ik ga het uitproberen. We hebben hier al een ftp-verbinding met een plotservice, dus technisch zou het moeten kunnen.
Ik heb trouwens begrepen dat Tilburg op dit gebied vrij ver is. Hoe zijn jouw ervaringen met WABO-OLO-DIV?
Groet, Frieke -
-
Permalink Antwoord van Jules Lauwerier op
-
Mart,
Downloaden jullie ook de audittrail naar de applicatie in de backoffice ? -
-
-
Hallo Jules, is uiteraard wel de bedoeling. We hebben nog geen berichten berichten van het Omgevingsloket gehad, dus weten we nog niet hoe dat in de praktijk gaat lopen.
groet
Mart Mommers
Jules Lauwerier zei:Mart,
Downloaden jullie ook de audittrail naar de applicatie in de backoffice ? -
-
-
Mart,
Wat bedoel je met "we hebben nog geen berichten van het OLO gehad" ? -
-
-
Hallo Jules,
Als een zaak in het Omgevingsloket de status afgesloten heeft, krijg je na een x-termijn een notificatiebericht van VROM (Omgevingsloket) dat het dossier binnen een x-termijn verwijderd gaat worden. Je hebt dan nog de tijd om het dossier te importeren in de eigen backofficeapplicatie.
gr.
Mart
Jules Lauwerier zei:Mart,
Wat bedoel je met "we hebben nog geen berichten van het OLO gehad" ? -
-
-
@ Mart: Een bericht over archivering krijg je als de coördinator aan de beheer-kant van het OLO klikt op 'tussentijds archiveren' of 'dossier archiveren' (na afhandeling zaak). Ik heb dit al kunnen uitproberen vanwege een asbest-gevalletje: de eerste zaak die via het OLO onder de omgevingsvergunning binnen kwam was dus een snelle 8-dagen-zaak. Je krijgt inderdaad een mail daarvan met 2 bijlagen: de auditttrail en het archiveringsoverzicht. ZIE BIJLAGEN Ik heb ervoor gekozen beide bij de zaak op te nemen.
Het actuele antwoord op de archiveringsvraag i.r.t. OLO kan je vinden op dé site met info over het OLO bestaande uit o.a. nieuwsberichten, bekende fouten, helpdesk en handleidingen
omgevingsvergunning.vrom.nl
Dit komt uit de helpdesk van vandaag 27-10-2010:
Vraag
Hoe lang blijft een ingediende en/of afgehandelde aanvraag in het Omgevingsloket staan?
Antwoord
Het Omgevingsloket is geen archief. Zodra een dossier is afgehandeld dient de overheid zelf ervoor te zorgen dat het dossier wordt opgeslagen in het eigen archiefsysteem. Dossiers worden echter niet zomaar verwijderd uit het Omgevingsloket; er zullen altijd eerst een aantal e-mails worden gestuurd met de melding dat een dossier verwijderd gaat worden. Met welke tijdsinterval dit gaat gebeuren, is nog niet bekend. Er is op dit moment nog geen faciliteit waarmee het dossier eenvoudig in het eigen archiefsysteem kan worden opgeslagen. Totdat deze faciliteit er is, blijven alle aanvragen op Omgevingsloket online staan.
-------------------------------------------------------------------------------- - Bijlagen:
-
-
-
@Mart: En een tweede reactie op je eerdere post over ervaring:
Hillegom werkt op dezelfde manier. Elders op dit forum staat het plan achter de huidige en het ontwikkelpad naar de gewenste werkwijze. Misschien heb je er wat aan.
Ik vermoed dat deze werkwijze in vele gemeenten voorkomt, want heb nog geen juichverhalen gehoord of gelezen van een succesvolle volledig geautomatiseerde verwerking van informatie vanuit het OLO naar een DMS. Als je met leveranciers praat (van zowel DMS-en als proces-applicaties), merk je dat ze daar wel mee bezig zijn, maar ook voor hen is deze materie nieuw en zijn er marktbelangen in het spel. Los van uiteraard technische uitdagingen... zie een meervoudige koppeling maar eens duurzaam werkend te houden! Dan voorlopig, net als voor 1 okt 2010 trouwens, nog maar even 'kloppelen ipv koppelen'.
Tsja, we werken nog een poosje hybride. Ik ben daar pragmatisch in: als we onze administratieve ondersteuning en bedrijfsvoering op orde kunnen krijgen en houden in het WABO-verhaal, is de eerste stap genomen. Die vergunningen moeten eenvoudig behandeld en de informatie gevangen kunnen worden. -
-
-
Mart, Frieke en anderen,
Pas wel op dat je niet uitsluitend de aanvraag en de 2 door Frieke genoemde bestanden archiveert, maar ook de bijlagen. Die ontvang je NIET per e-mail, maar moeten via de FTP-connectie worden gedownload. Zodra je het bericht met de 2 genoemde bijlagen ontvangt van de OLO, heb je nog 2 weken (en geen 3 maanden of langer). De reden is namelijk dat de coördinator de behandeling in de OLO op afgerond gezet heeft. Zodra hij dat doet gaat de termijn van 2 weken in. Mijn advies is om er eerst voor te zorgen dat alle bestanden via de FTP-connectie zijn opgehaald en darna pas in de OLO de markering aan te vinken dat de behandeling is afgeloten. Zo doet men dat in de 2 gemeenten waar ik betrokekn ben (geweest) bij de procesinrichting. Zolang de markering er niet staat, blijven de bestanden (eeuwig?) in de OLO staan.
F. Hazendonk zei:@ Mart: Een bericht over archivering krijg je als de coördinator aan de beheer-kant van het OLO klikt op 'tussentijds archiveren' of 'dossier archiveren' (na afhandeling zaak). Ik heb dit al kunnen uitproberen vanwege een asbest-gevalletje: de eerste zaak die via het OLO onder de omgevingsvergunning binnen kwam was dus een snelle 8-dagen-zaak. Je krijgt inderdaad een mail daarvan met 2 bijlagen: de auditttrail en het archiveringsoverzicht. ZIE BIJLAGEN Ik heb ervoor gekozen beide bij de zaak op te nemen.
Het actuele antwoord op de archiveringsvraag i.r.t. OLO kan je vinden op dé site met info over het OLO bestaande uit o.a. nieuwsberichten, bekende fouten, helpdesk en handleidingen
omgevingsvergunning.vrom.nl
Dit komt uit de helpdesk van vandaag 27-10-2010:
Vraag
Hoe lang blijft een ingediende en/of afgehandelde aanvraag in het Omgevingsloket staan?
Antwoord
Het Omgevingsloket is geen archief. Zodra een dossier is afgehandeld dient de overheid zelf ervoor te zorgen dat het dossier wordt opgeslagen in het eigen archiefsysteem. Dossiers worden echter niet zomaar verwijderd uit het Omgevingsloket; er zullen altijd eerst een aantal e-mails worden gestuurd met de melding dat een dossier verwijderd gaat worden. Met welke tijdsinterval dit gaat gebeuren, is nog niet bekend. Er is op dit moment nog geen faciliteit waarmee het dossier eenvoudig in het eigen archiefsysteem kan worden opgeslagen. Totdat deze faciliteit er is, blijven alle aanvragen op Omgevingsloket online staan.
-------------------------------------------------------------------------------- -
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
