BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Aandachtspunten toegestane bestandsformaten Omgevingsvergunning
Ik zie dat hier heel wat expertise op het gebied van WABO/DIV zit. Mooi!
In het kader van een onderzoekje binnen de gemeente Amsterdam heb ik, - met dank aan eerdere discussies op BREED :)- een paar aandachtspunten geformuleerd over de toegstane bestandsformaten Omgevingsvergunning. Naar aanleiding hievan ga ik uitzoeken welke formaten nu gebruikt worden door de verschillende bevoegde gezagen hier in 020.
Hier zijn ze, ik stel jullie aanvullingen/kritiek/commentaar zeer op prijs!
Ik heb het over de bestandsformaten geformuleerd in artikel 1.4 van de MOR:
- a. foto’s: PNG en JPG
- b. scans: TIFF, JPG, PDF/A-1a, PDF/A-1b en PDF 1.4
- c. officedocumenten: PDF/A-1a en PDF 1.4
- d. tekeningen: PDF/X en PDF 1.4
(Het formaat PDF 1.4 is bij een wijziging van de regeling (BJZ2010023805; 12-09-2010) toegevoegd aan b, c en d, en staat nog niet in de Leidraad WABO- DIV / Archivering versie 1.1.)
- Het OmgevingsLoket Online (OLO) controleert niet automatisch of het juiste bestandsformaat is aangeleverd.
In de indieningsvereisten worden specifieke subsets van PDF genoemd. Of een .pdf document aan deze specificaties voldoet, dus of het een PDF/A-1a document is of een PDF/A-1b bijvoorbeeld, is op het eerste gezicht niet te zien. Hiervoor moet in de eigenschappen van een document worden gekeken, of gebruik worden gemaakt van een PDF-validatie tool. In de praktijk blijkt, dat het OLO alle documenten met de extensie .pdf accepteert.[1] Om te garanderen dat alleen de juiste bestandsformaten worden geaccepteerd, moet deze validatie –liefst zo vroeg mogelijk - worden opgenomen in het werkproces. (overigens wordt de soep wat betreft subsets van PDF niet zo héél heet gegeten, zie voorbeelden onder aandachtspunt 2).
- De in artikel 1.4 van de MOR genoemde documentsoorten corresponderen niet één op één met de in het omgevingsvergunning-proces gehanteerde documenttypes.
Artikel 1.4 van de MOR definieert alleen eisen aan het bestandsformaat van documenten die deel uit maken van de aanvraag. Ze zijn dus in principe alleen van toepassing op de in het OLO gedefinieerde documenttype “Bijlage”, uitgesplitst in de soorten “Foto”, “Tekening”, “Berekening” en “Rapport”.
Het is dus aan de bevoegde gezagen om te bepalen in welke formaten overige documentsoorten, zoals adviezen, beschikkingen etc. worden bewaard. Hierbij zullen de richtlijnen voor bestandsformaten ten behoeve van het concern Amsterdam moeten worden gevolgd.
De afzonderlijke eisen aan verschillende soorten Bijlagen zijn minder specifiek dan artikel 1.4 van de MOR doet vermoeden. Dit is het makkelijkst uit te leggen aan de hand van een voorbeeld:
Stel dat een berekening wordt ingediend in PDF/A-1b formaat. Je zou kunnen zeggen dat een berekening een office-document is, en daarom de aanvraag weigeren. PDF/A-1b is echter een subtype van PDF 1.4, en mag dus gewoon als office-document worden geaccepteerd.
Stel nu dat de aanvrager de berekening op papier heeft ontvangen van zijn aannemer. De aanvrager scant deze berekening en dient hem als bijlage in TIFF-formaat in. Ook dan handelt hij in lijn met de MOR, scans mogen immers in TIFF-formaat worden aangeboden.
- In het OLO kunnen ook documenten worden ingediend in andere bestandsformaten, als deze alleen als informatief worden beschouwd. Deze documenten worden niet gearchiveerd.
In de toelichting op artikel 1.4 van de MOR wordt onderscheid gemaakt tussen archiefwaardige en niet-archiefwaardige bestandsformaten. Niet archiefwaardig zijn de formaten van typische werkdocumenten, zoals bijvoorbeeld .xls (Excel-spreadsheet).
In de toelichting staat dat niet-archiefwaardige bestandsformaten kunnen worden ingediend in het OLO, als deze slechts “informatief” van aard zijn en geen deel uitmaken van de aanvraag. Als voorbeeld worden spreadsheets en zogenaamde BIM- bestanden[2] genoemd, omdat deze bestanden informatie verliezen als deze worden geconverteerd naar één van de geaccepteerde, archiefwaardige bestandsformaten.
Dit is strijdig met het uitgangspunt van de Archiefwet, die archiefbescheiden definieert als “bescheiden, ongeacht hun vorm, door de overheidsorganen ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten”. Als een bouwinspecteur of adviserende instantie een spreadsheet of BIM bestand nodig heeft voor het uitvoeren van het werkproces, is dit per definitie een archiefbescheid. Of en hoe lang een dergelijk document bewaard moet worden, moet op basis van inhoudelijke eigenschappen worden bepaald en niet op basis van de vorm, ergo het bestandsformaat.
Uiteraard moet, als een dergelijk document inderdaad voor langere tijd bewaard moet blijven, aandacht worden besteed aan de duurzaamheid van het bestandsformaat, en moet onderzocht worden hoe het bestand zonder essentieel informatieverlies kan worden geconverteerd naar een “archiefwaardig” formaat. Het Nationaal Archief adviseerde[3] de standaard PDF/E voor technisch grafisch materiaal, maar dit advies is niet in de MOR overgenomen.
[1] Jules Lauwerier in BREED-discussie Toegestane bestandsformaten o.g.v. de Regeling omgevingsrecht: http://bhiccommunity.ning.com/group/wabo/forum/topics/toegestane-be...
[2] Bestanden gebaseerd op het Building Information Modeling systeem, vaak 3D CAD bestanden met veel technische informatie.
[3] Wabo en Archiefwet. Advies inzake de ‘archiefwaardigheid’ van de landelijke voorziening Omgevingsloket online Nationaal Archief, april 2009 p16. http://www.infomil.nl/publish/library/138/rapport_nationaal_archief...
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Marco Klerks op
-
Ik kan geen inhoudelijke reactie geven, maar ik wil wel even kwijt dat ik - als een van de beheerders hier - heel blij word van de opmerking dat BREED heeft geholpen bij het vergaren van kennis (eerste alinea). Daar doen we het voor! ;-)
-
-
Permalink Antwoord van Joost van Koutrik op
-
Ideetje bij het verschil in geaccepteerde bestandsformaten onder punt 2: gaat het er dan om dat een als bijlage ingediende berekening of rapport zowel van een office document als uit een scan afkomstig kan zijn? Want dan kun je de verschillen tussen de MOR en het OLO wel overbruggen. Dan verwijst 'berekening' en 'rapport' naar het documenttype (zegt iets over de inhoud/functie), tegenover 'scan' en 'officedocument' (zegt iets over de vorm/bestandsformaat). Maar dat is dan wel een omweggetje.
Krijg je ook wel weer het discussiepunt dat een tekening in principe ook prima als TIFF ingescand kan zijn, maar goed je kan niet alles hebben...
-
-
Permalink Antwoord van Anje van der Lek op
-
Ik denk zeker dat je tekeningen, rapporten, foto's en berekeningen ingescand als TIFFof JPG zou moeten accepteren... Bedenk dat aanvragen ook nog gewoon op papier binnenkomen bij de gemeentes, en die (al ofniet) worden ingescand. Waarom zou je aan een burger strengere eisen stellen qua bestandsformaten dan aan de gemeente?
-
-
Permalink Antwoord van Jules Lauwerier op
-
De eisen zijn niet strenger: de gemeente - ook als ze zelf scant - moet archiefwaardige bestandsformaten gebruiken zoals in de MOR voorgeschreven. Scans van tekeningen blijven in die zin "tekeningen" en dus is TIFF niet toegestaan...
-
-
-
Hmm.. voor welk documenttype is het het lid b ( scans: TIFF, JPG, PDF/A-1a, PDF/A-1b en PDF 1.4 ) dan bedoeld?
Jules Lauwerier zei:De eisen zijn niet strenger: de gemeente - ook als ze zelf scant - moet archiefwaardige bestandsformaten gebruiken zoals in de MOR voorgeschreven. Scans van tekeningen blijven in die zin "tekeningen" en dus is TIFF niet toegestaan... -
-
-
Met tekeningen bedoel ik bouwtekeningen. Scans van overige documenten (bijv. emails, certificaten van bijvoorbeeld keuringen) vallen volgens mij onder b.
-
-
Permalink Antwoord van Mart Mommers op
-
En om het nog wat lastiger te maken: aanvragen en bijlagen moeten voldoen aan de eisen genoemd in de MOR maar het is aanvragers toegestaan om achtergrondinformatie te uploaden in het Omgevingsloket en.......jawel die gegevens hoeven aan geen enkel voorgeschreven bestandsformaat te voldoen. Die gegevens zijn wel degelijk van belang voor beoordeling van de aanvraag maar zijn niet vereist. Die bestanden worden ook via de ftp-server aangeboden voor archivering.
-
-
Permalink Antwoord van Mariska Tebbenhof op
-
je kunt van een burger niet eisen dat hij/ zij documenten aanlevert die volgens de MOR voorgeschreven zijn. Er zou toch ook een mogelijkheid komen in het OLO om je bestandsformaten om te zetten?
-
-
-
Tja........de wetgever heeft dat wel bepaald. Men (VROM) heeft besloten het aantal (open) bestandsformaten binnen het Omgevingsloket online te beperken tot het PDF-formaat. Van de eerder beloofde converter waarmee afwijkende bestandsformaten omgezet konden worden in toegelaten formaten is afgezien.
-
-
-
@Mariska: ik vind dat inderdaad ook wonderlijk...
@Jules: weet je op ook ergens specifiek is vastgelegd wát moet worden verstaan onder tekeningen, scans, officedocumenten etc? Ik denk dat daar best wat ruimte in zit namelijk. Het is in ieder geval onzin om een gescande tekening in PDF/X te eisen, lijkt me.
@Goed punt! Ik denk inderdaad dat alles wat niet in de juiste formaten kan worden aangeleverd op deze manier binnenkomt. Of via de mail....
-
-
-
@Mart dus, bij laatste punt..
-
-
-
@Anje,
Bij mijn weten vind je nergens een mooi lijstje. De bedoelingen die er ooit waren zijn in de la verdwenen en de tijd heeft de oorspronkelijke bedoelingen behoorlijk ingehaald.
Bouwtekeningen zijn ook vóór invoering van de Wabo altijd al lastig geweest. Het "schetsje op de achterkant van een bierviltje" is een befaamd voorbeeld van hoe het - in theorie - zou kunnen binnenkomen. In de praktijk werkt iedereen met een "echte" bouwtekening, al dan niet door een professionial gemaakt. In mijn beleving is het reëel om ook nu te eisen dat bouwtekeningen méér moeten zijn dan een schets en dus - volgens de wet - een PDF/X en geen gescand A4-tje.
Ik geloof overigens dat bouwplantoetsers en cartografen liever een Autocad-file zouden willen ontvangen, maar dat mag dus niet. In de praktijk raad ik hen aan om de aanvrager toch hier om (extra) te vragen en uit te leggen dat het in de doorlooptijd kan schelen - ondanks de "lastenverzwaring" die die met zich meebrengt en ondanks de goede bedoelingen van de wetgever bij de OLO.
Ambitie heeft men overigens nog wel. Ik las toevallig vandaag over de plannen die men eind september nog had m.b.t. digikoppeling en de OLO (http://www.logius.nl/fileadmin/logius/presentaties/digikoppeling/Pr...). Helaas niets over verbetering van de viewer of conversie van bestanden. Maar wellicht is ook dit al weer achterhaald....
-
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
