Opmerking

Reactie van Yvonne Welings op 20 September 2018 op 15.40

Vraag over de bewaring van statuten:

http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/statuten-van-een-verenging-...

Reactie van Izaak Becu op 10 September 2018 op 14.18

Een procesobject kan zowel roerend als onroerend van aard zijn. En een gebruiks- of levensduur kennen, die een rol bij garantieregelingen en afschrijvingsmechanismen.

De bewaartermijn gaat een rolspelen als een bepaalde zaak door de proceseigenaar is afgesloten.

Er zijn situaties denkbaar waar een bepaald zaakproces is afgesloten, en het beschikbaar hebben van minimale gegevens uit het afgesloten proces gebruikt worden bij het opstarten van een opvolgend proces. 

Bijvoorbeeld: een huurder verlaat de gehuurde woning. En de nieuwe huurder betrekt diezelfde woning.

Reactie van Maria Willems op 10 September 2018 op 9.26

@Kees Jan: een apart metadataveld voor geldigheid van het procesobject is misschien ik een mooie oplossing voor de behoefte die ik omschrijf. (het in je archief kunnen zien of een procesobject nog lopend is, óók als dat geen gevolgen voor de bewaartermijn heeft). 

De omschrijving in de selectielijst bij de procestermijn zou dan in de gevallen dat er staat "de bestaans- of geldigheidsduur van het procesobject" het gegeven uit dat extra metadataveld kunnen ophalen.

Dit metadataveld zit nu niet in zaaksystemen of DMS'en, maar alleen in 'domeinspecifieke registraties'. Dat kunnen back-office-applicaties zijn, maar ook excelbestandjes en daarmee vrijwel niet toegankelijk voor anderen dan de procesambtenaren. Soms zijn er ook helemaal geen registraties en is deze informatie dus niet aanwezig, wat me een onwenselijke situatie lijkt.

Reactie van Kees-Jan Vermeulen op 10 September 2018 op 9.05

@Maria: het heeft weinig zin een procestermijn te benoemen voor een (proces)object. Een object heeft namelijk geen bewaartermijn. Zaken die over die objecten gaan hebben een bewaartermijn en die is (deels) afhankelijk van de procestermijn. Objecten kun je vernietigen zodra ze vervallen zijn: de selectielijst zegt namelijk niks over het bewaren van objecten, alleen over de informatie over objecten. Informatie over de objecten wordt permanent bewaard als de zaken over die objecten volgens de selectielijst permanent moeten worden bewaard. Het heeft dus geen zin om überhaupt een bewaartermijn aan een object te koppelen. Daarmee heeft het ook geen zin om procestermijnen te benoemen voor objecten. Zeker niet als het te bewaren objecten betreft: die blijven toch bewaard. Of een procesobject nog geldig is, is eigenlijk een apart veld (metadata) dat je aan zo'n object zou moeten hangen. Dat veld zou dan gevuld worden op het moment dat een zaak aan dat object komt te hangen waarmee het object wordt beëindigd. 

Reactie van Yvonne Welings op 4 September 2018 op 10.50

Aankondiging terinzagelegging selectielijsten 3 september 2018, Nationaal Archief

In het kader van de archiefwettelijke procedure tot vaststelling van selectielijsten (art. 4, lid 2 van het Archiefbesluit 1995) liggen de navolgende (ontwerp)selectielijsten tezamen met het verslag van het rond de selectielijst gevoerde overleg vanaf 3 september 2018 voor een periode van zes weken ter inzage bij de informatiebalie in de studiezaal van het Nationaal Archief, en zijn deze te raadplegen op de website van het Nationaal Archief:

Selectielijst voor de archiefbescheiden betreffende de publiekrechtelijke taken van het CAK vanaf 2007 en zijn bedrijfsvoeringstaken vanaf 1968

Eenieder kan gedurende de termijn van de inzage mondeling of schriftelijk een zienswijze indienen.

Een schriftelijke zienswijze moet worden gericht aan:

Nationaal Archief, t.a.v. de algemene rijksarchivaris

Postbus 90520, 2509 LM Den Haag

Een zienswijze kan ook per mail worden verzonden naar contact@nationaalarchief.nl, onder vermelding van ‘zienswijze selectielijst’.

Uw zienswijze dient uiterlijk 15 oktober 2018 ingediend te zijn.

https://zoek.officielebekendmakingen.nl/stcrt-2018-48559.html

Reactie van Maria Willems op 31 Augustus 2018 op 9.45

@Stefan het klopt vast dat de procestermijn bedoeld is om de bewaartermijn correct te bepalen, nl. startend nadat het organisatiebelang verstreken is. Mijn pleidooi is om de procestermijn óók te gebruiken om het organisatiebelang bij e bewaren stukken aan te geven. Dat is volgens mij ook voor archieven een relevant gegeven. O.a. in de gevallen uit het voorbeeld van Izaak, maar in veel meer gevallen is het fijn om snel te kunnen zijn of een zaak nog organisatiebelang heeft (in de procestermijn zit) of dat er alleen nog een archieftermijnbelang is (in de bewaartermijn zit).

Reactie van Izaak Becu op 31 Augustus 2018 op 8.13

Een gemeente is niet alleen vergunningverlener. Een gemeente kan ook projecteigenaar (opdrachtgever zijn).

Reactie van Izaak Becu op 31 Augustus 2018 op 8.09

Als de oplevering is afgerond, vindt er nog een administratieve afwikkeling plaats. Pas als alle lopende zaken zijn afgewikkeld, kan de proceseigenaar het volledige dossier sluiten en overdragen. Na de overdracht kan de procestermijn voor de archivering worden vastgesteld.

Simpel gezegd is een proces verbaal van oplevering een opsomming van restpunten die opdrachtgever en opdrachtnemer zijn overeen gekomen. Bij de oplevering kunnen geschillen ontstaan, die tot arbitrage en civiele rechtszaken kunnen leiden.

Reactie van Stefan van den Deijssel op 31 Augustus 2018 op 7.39

Ik was altijd in de veronderstelling dat de procestermijn bij de selectielijst alleen van belang was om een bewaartermijn vast te stellen. Bij te vernietigen processen heeft dit toegevoegde waarde, je wilt de termijn pas in laten gaan als de procestermijn verstreken is. Bij te bewaren processen heeft een procestermijn geen invloed op de bewaartermijn. Vandaar dat de procestermijn bij te bewaren processen niet wordt gehanteerd.

Reactie van Izaak Becu op 30 Augustus 2018 op 17.19

Als je het procesobject opvat als het gereed melding of oplevering in bouwkundige zin, eindigt een proces als het gebouwde object gereed is. Er is een verschil tussen geplande datum gereed, een contractueel vastgelegde datum gereed en een reële of feitelijke datum gereed.

Gereed melding gaat vaak met een proces verbaal. Dit geldt ook voor milieukundige of bodemkundige projecten.

• ‹ Vorige
• 1
• …
• 43
• 44
• 45
• 46
• 47
• …
• 64
• Volgende ›
• Pagina