Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Erik van Hengel op 21 September 2016 op 13.11

In de inleiding van de ontwerp-selectielijst lees ik onderstaande, geeft dit antwoord?

Opschonen

Met deze procesgerichte Selectielijst 2017 krijgen alle archiefbescheiden, die in het kader van de uitvoering van een zaak zijn vastgelegd, een gelijke waardering op basis van het resultaat. Het apart benoemen van documentcategorieën die een onderdeel vormen van een breder procestype, zoals de voorbereiding bij beleidsopstelling, is in het kader van een procesgerichte lijst niet meer mogelijk. Bij een zaakdossier dat als ‘blijvend te bewaren’ is gewaardeerd, kan desgewenst een onderscheid gemaakt worden tussen de archiefbescheiden die alleen tijdens een kortere periode van belang zijn en de archiefbescheiden die blijvend bewaard moeten worden. Bijvoorbeeld van de ontwikkeling van een beleidsplan, waarbij archiefbescheiden van de voorafgaande inventarisatiefase en/of consultatiefase op basis van een analyse (deels) verwijderd kunnen worden. Maar verplicht is dit opschonen niet.

Permalink Antwoord van Danielle Hag op 23 September 2016 op 10.33

Dank je wel. Dit geeft inderdaad wat houvast.

Zelf ben ik geen voorstander van opschonen in zaakdossiers. Ik lees in de reacties op de definitieve selectielijst dat voorontwerp en ontwerpen volgens mij ook onder proces 6: Verzoeken behandelen zou kunnen vallen.

Zou je dan als gemeente kunnen kiezen om het (voor)ontwerp bestemmingsplan op te nemen onder 6. Verzoeken behandelen óf 9. Status toekennen? En indien je kiest voor 9. Status toekennen, dan eventueel ervoor kunnen kiezen om op te schonen indien je dat als gemeente wilt? (conform wat je hierboven schrijft)?

 

 

Permalink Antwoord van Erik van Hengel op 23 September 2016 op 10.40

Wij bewaren nu alle voorbereidingsstukken van een bestemmingsplan 20 jaar. De wet schrijft immers voor dat elk bestemmingsplan voor max 10 jaar is, binnen die 10 jaar moet een nieuw plan vastgesteld worden. Met onze 20 jaar bereiken we dat de stukken voor de 2 nieuwe plannen bewaard en dus gebruikt kunnen worden.

Zo redenerend zou ik het (voor)ontwerp opnemen onder 6.

Permalink Antwoord van Danielle Hag op 27 September 2016 op 13.20

Bedankt voor je reactie Erik. Wij gaan dat denk ik ook doen.

Permalink Antwoord van John Derickx op 13 December 2016 op 12.27

Die 20 jaar bewaartermijn voorbereidingsstukken is ook gewoon de termijn volgens de huidige Selectielijst hoor.

Waarom zou je zaakdossiers niet opschonen? Idealiter zou een zaaksysteem zo ingericht moeten zijn dat je dit niet zou hoeven te doen, maar ik vrees dat het onvermijdelijk wordt om het toch te doen. Dit om gevolg te blijven geven aan het criterium van goede, geordende staat. Een fijnmazige inrichting is wellicht onwerkbaar in het bedrijfsproces, een grofmazige inrichting komt in strijd met een goede geordende staat (en vernietigingsplicht?).

Bij een grofmazige inrichting zou zeker bij te bewaren zaken geschoond moeten worden. Vaak genoeg zijn te bewaren zaakdossiers gezien (digitaal) als een vergaarbak van documenten en documentjes als een niet ontwarbare kluwen waar geen touw meer aan vast te knopen is. En dit gooi je dan na 20 jaar over de schutting voor overbrenging? Betere oplossing lijkt me meer zaken die nu als te bewaren zijn gewaardeerd als vernietigbaar te waarderen (veel volstrekt historisch niet interessant materiaal wordt massaal als te bewaren gemarkeerd) en dat wat bewaard wordt ook fatsoenlijk te ontsluiten.