BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

Nieuwe ontwerp-selectielijst dekkend voor alle processen bij gemeenten ?

Vanochtend las ik een blog van Jack Karelse, gepubliceerd op InGovernment. Ik werd door de inhoud van de blog getriggerd omdat de inhoud zeer goed op de essentie van zaakgericht werken ingaat

Jack stelt:

Zaakgericht werken is gebaseerd op het werken met zaken. Met z’n allen zijn we het eens over de definitie van een zaak: een zaak is een samenhangende hoeveelheid werk met een gedefinieerde aanleiding en een gedefinieerd resultaat, waarvan kwaliteit en doorlooptijd bewaakt moeten worden.
In de praktijk wordt die ‘samenhangende hoeveelheid werk’ verschillend geïnterpreteerd. Een persoonsdossier wordt ook in de digitale praktijk nog heel vaak als ‘een zaak’ gezien en behandeld. Of de bouw van een pand, met alles wat er bij komt kijken. Of de verlening van een vergunning.
Gewoon, omdat dit praktisch is. Het digitaal opsplitsen van het samenhangende pakket wordt niet altijd op prijs gesteld en is (dus) niet in alle gevallen de beste oplossing. Ook al kun je die samenhangende zaken aan elkaar relateren, naar elkaar laten verwijzen. De beleving is niet hetzelfde. Mensen werken zo niet. Mensen willen zo niet werken. Althans, zeker niet overal.

De nieuwe lijst richt zich ook op het zaakgerichte werken. De nieuwe lijst, die we tot 20 april nog van commentaar mogen voorzien, is dan ook gebaseerd op handelingen met resultaattypen. Het komt bij mij erg gefragmenteerd over en het lijkt net als in de column van Jack dat veel 'zaken' zijn gesplitst. Een andere indruk, die we hebben gekregen, is dat niet alle onderwerpen uit de oude lijst zijn meegenomen. Er is ook nog geen concordantie, waarmee je de oude met de nieuwe lijst kunt vergelijken.

Heeft iemand in deze groep zich hierin al verdiept en wil die ervaringen delen over het nieuwe lijst ?

Vind ik leuk

0 leden vinden dit leuk

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Ad van Heijst op 5 Maart 2015 op 11.46

Dat een informatiehuishouding meer is dan een DMS, is mij bekend, Yvonne. De vraag ging over een personeelsdossier dat als zaak werd aangeduid. Daarop reageerde ik, omdat dit idee onjuist is: een personeelsdossier is geen zaak; ik meen dat voldoende te hebben beargumenteerd.

Hoe je de selectielijst toepast op een applicatie die geen zaakordening heeft: dan kijk je naar het werkproces waar de documenten, informatieobjecten of informatie-eenheden zoals ze nu genoemd worden, uit voortkomen. Dit doen we al sinds er een model-documentair structuurplan voor gemeenten is ontwikkeld, waarin een overzicht kan worden bijgehouden van de platforms die een organisatie gebruikt, de softwaresystemen die worden gebruikt en de gegevensbestanden die daarin worden beheerd (slechts weinig organisaties doen dit overigens). Zo kun je eenvoudig zien dat, wanneer je bij voorbeeld het financieel systeem vervangt, op welke informatiebestanden dit van invloed is en aansluitend welke maatregelen dit vereist voor beheer en behoud. Geo-informatie zal afkomstig zijn uit een bepaald werkproces, aan zo een werkproces hangt een bewaartermijn. En dat is de termijn gedurende welke de geo-informatie bewaard dient te worden.

Natuurlijk is het spannend, een nieuwe selectielijst! Sinds de Commissie Jeurgens in Gewaardeerd Verleden zijn nieuwe visie op archiefselectie ontvouwde, is de VNG (een van) de eerste die het volledige instrumentarium op het gebied van archiefselectie heeft ontwikkeld: de Trendanalyse, de Systeemanalyse, de Risicoanalyse en de Selectielijst: ziedaar het volledige, nieuwe, instrumentarium. Dat is behoorlijk vernieuwend en de complimenten waren in de Archiefcommissie dan ook niet van de lucht. Andere overheidslagen zullen volgen. Overigens zijn omgevingsdiensten, veiligheidsregio's, de jeugdzorg allemaal afgeleide taken die onder de selectielijst vallen: het is immers een selectielijst voor gemeenten en intergemeentelijke organen en dat betekent dat alle taken van deze organen in de lijst moeten worden genoemd. Of de lijst alle werkprocessen zal dekken die in een gemeente of intergemeentelijke organisatie voorkomen: we denken, door uit te gaan van generale procestypen, toch wel een volledige dekking te hebben althans: daar is naar gestreefd.

Een conversielijst zal er zeker komen, maar maakte geen deel uit van onze opdracht om een nieuwe selectielijst te vervaardigen.

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 6 Maart 2015 op 9.30

@Ad, bedankt voor je toelichting. Inderdaad ga je bij geo-informatie kijken naar het informatie-object en dat vraagt een intrinsieke waardering. Een dergelijke richtlijn is er op dit moment niet.

Ik ben ook benieuwd naar de waardering en selectie in relatie tot de Basisregistratie Grootschalige Topografie, die vanaf 2016 wordt gerealiseerd.