De bewaartermijn start na....

Een bewaartermijn bestaat uit:

  • Een waardering (B of V)
  • Een getal
  • Een tijdseenheid (maand of jaar)
  • Een indicatie start bewaartermijn (na vervallen, na geboorte, na ontslag, etc.)

Ik heb even in de huidige VNG-Selectielijst geïnventariseerd welke verschillende indicaties start bewaartermijn er zijn. Ik heb daarbij alleen gekeken naar de formulering. Regelmatig worden echter met verschillende woorden hetzelfde bedoeld (of toch niet?).

 

Overigens heb ik de naam "indicatie start bewaartermijn" zelf verzonnen. Mooi is het niet, maar ik wist niets beters.

 

Mijn lijstje (alfabetisch geordend):

  1. na het verstrijken van de termijn waarvoor de benoeming/ aanwijzing is geschied.
  2. na afhandeling
  3. na afhandeling of vervallen van het belang
  4. Na afloop van de tijd waarvoor de verkiezing is geschied
  5. na aflossing
  6. na beëindiging
  7. na beëindiging bijdrage
  8. na behandeling, begeleiding of overlijden
  9. na einde dienstverband, pensionering of overlijden
  10. na geboorte
  11. na gevoerd overleg
  12. na gunning opdracht
  13. na het eerste jaar van ingebruikname
  14. na het vervallen van de bevoegdheid
  15. na iedere beëindiging
  16. na lastgeving, behandeling of overlijden
  17. na onherroepelijke toelating van de nieuwbenoemden, tenzij uitvoering gegeven moet worden aan artikel N12 Kieswet
  18. na ontslag
  19. na vaststellen van de gemeenterekening
  20. na verlaten school
  21. Na vervallen
  22. na vervallen belang
  23. na vervallen belang/geldigheid
  24. na vervallen besluit
  25. Na vervallen doel onderzoek
  26. na vervallen of beëindiging
  27. na vervallen van de gedoogde situatie
  28. na vervallen van de handeling, het recht en/of gevolg
  29. na vervallen van de verplichting of opheffing van de instelling
  30. na vervallen van het belang 

Succes met het automatisch berekenen van de geplande vernietigingsdatum! 

Weergaven: 717

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Ward Vansteenkiste op 30 Augustus 2011 op 10.19

Hoi

Momenteel werk ik op een selectie-project aan de Vrije Universiteit Brussel. In onze selectielijsten wordt momenteel enkel de bestemming en de bewaartermijn vermeld. Een "indicatie start bewaartermijn" wordt niet gebruikt.

Er wordt uitgegaan van volgende redenering: een bewaartermijn gaat in wanneer een dossier wordt afgesloten of, in het geval van bv. chronologische series, na afloop van het jaar van creatie. (De meeste opgesomde indicaties lijken hier trouwens op neer te komen.) Enkel wanneer hierop een uitzondering is, wordt er een opmerking gemaakt.

Het weglaten van een dergelijke indicatie houdt de selectielijst eenvoudig en overzichtelijk.

Groetjes

w

 

Jan van WijckPermalink Antwoord van Jan van Wijck op 5 December 2011 op 14.43

Hallo Ward,

Wordt bij bepaalde dossiers wellicht uitgegaan van een bewaartermijn 'na vervallen van het belang'?

Het kan altijd zo zijn dat een dossier een langere gebruiksperiode of gebruikswaarde van de feitelijke periode waarover de correspondentie loopt?

Permalink Antwoord van Danielle Hag op 13 Januari 2012 op 13.29

Hoi Marco,

 

het klopt dat de huidige selectielijst heel veel verschillende indicatiemomenten heeft. KING heeft ze mijns inziens in de RGBZ / ZTC versimpeld:

Categorie brondatum voor de vernietigingstermijn na resultaat of gebeurtenis:

1. vervallen (vv),

2. onherroepelijk (oh),

3. afhandeling (af),

4. verwerking (vw),

5. geweigerd (weigering) (gw),

6. verleend (v),

7. geboorte (gb)

8. einde dienstverband, pensioen of overlijden (ed)

 

Wij hebben dit zelfs nog verder versimpeld door te refereren naar bepaalde velden in ons zaaksysteem. Alles wordt tenslotte vastgelegd als metadata in het zaaksysteem. Ons lijstje voor nu luidt:

0=Afwijkende veldnaam

1=Start datum zaak

2=Eind datum zaak (default)

3=Start datum stap

4=Eind datum stap

5=Datum eerste bericht

6=Datum besluit

7=Geboortedatum hoofdbetrokkene

8=Overlijdensdatum hoofdbetrokkene

 

Het is dus mogelijk om dmv optie 0 andere velden ook als indiciatie start bewaartermijn te laten fungeren. Bijv de datum dat een vergunning vervalt.  Dit houdt het eea simpel en beheersbaar volgens mij.

 

 

Permalink Antwoord van Ward Vansteenkiste op 16 Januari 2012 op 8.15

Dag Jan

Het is inderdaad zo dat bepaalde dossiers mogen worden verwijderd na het vervallen van hun administratief nut. (Het betreft hier dossiers zonder enige historische meerwaarde.) Het is dan aan de verantwoordelijke dienst zelf om te beslissen wanneer dit moment is.


Jan van Wijck zei:

Hallo Ward,

Wordt bij bepaalde dossiers wellicht uitgegaan van een bewaartermijn 'na vervallen van het belang'?

Het kan altijd zo zijn dat een dossier een langere gebruiksperiode of gebruikswaarde van de feitelijke periode waarover de correspondentie loopt?

RSS

Partner(s)

Sponsor(s)

http://www.elveo.nl

Direct naar...

Vind BREED!

- Twitter

- LinkedIn

- RSS: alle activiteiten

- RSS: nieuwe discussies

- RSS: nieuwe blogs

- E-mail

© 2024   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden