Opmerking

Reactie van Joost van Koutrik op 5 Juni 2010 op 12.07

Er zijn juist heel veel organisaties bezig met vervanging, en dan voornamelijk digitale vervanging natuurlijk. Gelukkig merk je niets meer van een onderscheid, want zoals Bernard hieronder al aangeeft is dat onderscheid er eigenlijk niet. :)
Er zijn ook wel meer subdiscussies, zie hierboven, maar de laatste posts daarin zijn inderdaad niet erg recent. Bij de aankomende KVAN dagen is er ook een aparte sessie over vervanging, daar komen hopelijk veel indrukken en ervaringen naar boven.

Reactie van Hans van Rijn op 6 April 2010 op 8.58

Er zijn overigens meer woorden die elkaars synoniem zijn in dit en andere vakgebieden. Als iemand verbaasd is dan was dit weer een mooi leermoment. Het uitleggen aan leken gaat overigens gemakkelijker met het woord vervanging.

Reactie van Paul Huismans op 6 April 2010 op 8.10

@Ton. Duidelijkheid is in elk geval gewenst. Het blijkt, dat sommigen inderdaad verbaasd opkijken als je erover begint, dat ze een machtiging nodig hebben om te gaan vervangen. Ze willen toch gaan substitueren?

Reactie van Bernard Mantel op 1 April 2010 op 10.25

Hoewel hier allerlei inhoudelijke discussie plaatsvindt onder de noemer 'substitutie' zou ik ervoor willen pleiten deze discussiegroep/dit forum 'vervanging' te noemen. Om een of andere reden heeft het begrip 'substitutie' zich in het spraakgebruik genesteld, soms zelfs met een andere betekenis dan 'vervanging'.

Artikel 7 van de Archiefwet 1995 staat de mogelijkheid toe van het vervangen van archiefbescheiden, waarbij deze in de plaats treden van het oorspronkelijke stuk. In de Wet noch in het Archiefbesluit komt het begrip substitutie voor. Gebruik dit dan ook niet: het levert alleen maar verwarring op.

Reactie van Yvonne Welings op 25 Maart 2009 op 13.32

Uitspraak


RECHTBANK HAARLEM
Sector bestuursrecht

zaaknummer: AWB 08 - 4435

uitspraak van de meervoudige kamer van 23 maart 2009

in de zaak van:

het college van burgemeester en wethouders van Amsterdam,
gevestigd te Amsterdam,
eiser,
gemachtigde: mr. E. Pans, advocaat te Amsterdam,

tegen:

gedeputeerde staten van Noord-Holland,
verweerders.

1. Procesverloop

Bij besluit van 19 december 2007, verzonden op 20 december 2007, hebben verweerders geweigerd eiser een machtiging te verlenen, als bedoeld in artikel 7 van de Archiefwet, voor het vervangen van de archiefkaarten Bevolkingsadministratie 1939-1964.
Tegen dit besluit heeft eiser bij brief van 29 januari 2008 bezwaar gemaakt.

Bij besluit van 21 april 2008 hebben verweerders het bezwaar ongegrond verklaard.
Daarbij hebben verweerders verwezen naar het advies van 28 maart 2008, verzonden 28 maart 2008, van de hoor- en adviescommissie.

Tegen dit besluit heeft eiseres bij brief van 29 mei 2008, aangevuld bij brief van 1 juli 2008, beroep ingesteld.

Verweerders hebben de op de zaak betrekking hebbende stukken ingezonden en een verweerschrift ingediend.

Het beroep is behandeld ter zitting van 15 januari 2009, alwaar namens eiser zijn verschenen de gemachtigde en dr. J.E.A. Boomgaard, gemeentearchivaris, R. van den Belt, archiefinspecteur en E. Fleurbaay, adjunct-gemeentearchivaris, allen in dienst van de gemeente Amsterdam. Namens verweerders zijn verschenen mr. D. Westerwal, drs. M.L. Loef, B.J. Glashouwer en M. Langelaar, allen werkzaam bij de provincie Noord-Holland.

2. Overwegingen

2.1 Artikel 3 van de Archiefwet 1995 (hierna: de Archiefwet) luidt:
De overheidsorganen zijn verplicht de onder hen berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren, alsmede zorg te dragen voor de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden.
Ingevolge artikel 5, eerste lid, Archiefwet is de zorgdrager verplicht tot het ontwerpen van selectielijsten waarin tenminste wordt aangegeven welke archiefbescheiden voor vernietiging in aanmerking komen.

Ingevolge artikel 7 Archiefwet is de zorgdrager bevoegd archiefbescheiden te vervangen door reproducties, teneinde de aldus vervangen bescheiden te vernietigen. Voor de vervanging van archiefbescheiden die niet als te vernietigen worden aangemerkt in de in artikel 5 bedoelde lijsten, is een machtiging vereist van Onze minister dan wel, indien het archiefbescheiden betreft voor de bewaring waarvan een andere dan een rijksarchiefbewaarplaats is aangewezen, van gedeputeerde staten. Deze machtiging houdt tevens een machtiging tot vernietiging in.

Ingevolge artikel 2, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995 (hierna: het Archiefbesluit), voor zover hier van belang, wordt bij de vervanging van archiefbescheiden door reproducties rekening gehouden met:
a. de taak van het desbetreffende overheidsorgaan;
b. de verhouding van dit overheidsorgaan tot andere overheidsorganen;
c. de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed; en
d. het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, voor recht- of bewijszoekenden en voor historisch onderzoek.

Artikel 6 Archiefbesluit luidt:
1. De zorgdrager besluit tot vervanging van archiefbescheiden door reproducties slechts indien de vervanging geschiedt met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens.
2. De zorgdrager maakt zowel bij een aanvraag om een machtiging als bedoeld in artikel 7 van de wet, als bij de bekendmaking van een besluit als bedoeld in het eerste lid melding van de wijze waarop toepassing is gegeven aan artikel 2, eerste lid, onderdelen c en d.

Artikel 11 Archiefbesluit luidt:
1. De zorgdrager treft zodanige voorzieningen ten aanzien van de door hem opgemaakte archiefbescheiden die ingevolge een voor hem geldende selectielijst voor bewaring in aanmerking komen, dat bij het raadplegen van die archiefbescheiden na ten minste honderd jaar geen noemenswaardige achteruitgang zal zijn te constateren.
2. Bij ministeriële regeling worden nadere regels gesteld omtrent de duurzaamheid van de in het eerste lid bedoelde archiefbescheiden.

Ingevolge artikel 12 Archiefbesluit worden bij ministeriële regeling regels gesteld met betrekking tot het in geordende en toegankelijke staat brengen en bewaren van archiefbescheiden die ingevolge een selectielijst voor bewaring in aanmerking komen.
Ter uitvoering van dit artikel is de Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden vastgesteld.

Ingevolge artikel 3:3 Algemene wet bestuursrecht (Awb) gebruikt het bestuursorgaan de bevoegdheid tot het nemen van een besluit niet voor een ander doel dan waarvoor die bevoegdheid is verleend.
Ingevolge artikel 10:27 Awb kan goedkeuring slechts worden onthouden wegens strijd met het recht of op een grond, neergelegd in de wet waarin of krachtens welke de goedkeuring is voorgeschreven.
2.2 Eiser wenst de archiefkaarten Bevolkingsadministratie 1939-1964 te vervangen door digitale reproducties, en de aldus vervangen archiefkaarten te vernietigen. Niet in geschil is dat het hier archiefbescheiden betreft die op grond van een selectielijst als bedoeld in artikel 5 van de Archiefwet voor permanente bewaring in aanmerking komen. Voor vervanging is derhalve op grond van artikel 7 van de Archiefwet een machtiging van verweerders vereist.
2.3 Verweerders hebben geweigerd de machtiging te verlenen, omdat het elektronisch depot van het Stadsarchief Amsterdam nog niet geschikt is voor het duurzaam beheer en behoud van de gescande archiefkaarten. Het elektronisch depot voldoet daarmee niet aan de eisen van artikel 3 Archiefwet en de artikelen 11 en 12 Archiefbesluit. Verweerders hebben het besluit in bezwaar gehandhaafd.
2.4 Eiser kan zich met dit besluit niet verenigen. Het standpunt van verweerders dat duurzame bewaring in digitale vorm van de gescande archiefkaarten onvoldoende verzekerd is, is volgens eiser geen grond die ingevolge artikel 7 Archiefwet tot weigering van de gevraagde machtiging kan leiden. Verweerders leggen hiermee een toets aan de dag die slechts mag plaatsvinden in het kader van de uitoefening van toezicht als bedoeld in artikel 33 Archiefwet en handelen aldus in strijd met de artikelen 3:3 en 10:27 van de Awb. Voorts stelt eiser dat de duurzame bewaring in digitale vorm van de gescande archiefkaarten wel degelijk voldoende verzekerd is.
2.5 De rechtbank overweegt het volgende.
2.6 Het betoog van eiser dat verweerders in strijd met artikel 10:27 Awb hebben gehandeld, kan niet worden gevolgd, omdat geen sprake is van goedkeuring als bedoeld in artikel 10:25 Awb. Ingevolge dit artikel wordt onder goedkeuring verstaan de voor de inwerkingtreding van een besluit van een bestuursorgaan vereiste toestemming van een ander bestuursorgaan. Hiervan is geen sprake, omdat de beslissing van eiser om over te gaan tot het vervangen van archiefkaarten door digitale reproducties niet kan worden aangemerkt als besluit in de zin van de Awb. Van handelen in strijd met artikel 10:27 Awb kan derhalve geen sprake zijn.
2.7 Het betoog dat verweerders de machtiging niet hadden mogen weigeren op de grond dat de duurzame bewaring in digitale vorm van de gescande archiefkaarten onvoldoende verzekerd is, omdat dit geen weigeringsgrond als bedoeld in artikel 7 Archiefwet oplevert, kan evenmin worden gevolgd. Uit artikel 7 Archiefwet, in samenhang gelezen met artikel 6 Archiefbesluit, volgt niet dat verweerders bij het afgeven van een machtiging slechts mogen toetsen aan artikel 2, eerste lid, onderdelen c en d, van het Archiefbesluit. Artikel 33 Archiefwet en de nota van toelichting bij het Archiefbesluit bieden evenmin aanknopingspunten voor dit standpunt. Verweerders mochten dan ook toetsen of het elektronisch depot van het Stadsarchief Amsterdam wel geschikt is voor het duurzaam beheer en behoud van de gescande archiefkaarten. Dit kan niet in strijd worden geacht met het in artikel 3:3 Awb neergelegde verbod van détournement de pouvoir.
2.8 Ter onderbouwing van het standpunt dat er wel degelijk voldoende garanties zijn voor het duurzame beheer en behoud van digitale archiefbescheiden, heeft eiser aangevoerd dat van de gescande archiefkaarten niet minder dan zes versies worden bewaard, welke worden beheerd in drie verschillende, onderling niet gekoppelde, systemen op verschillende locaties. Verweerders hebben hun standpunt dat het elektronisch depot van het Stadsarchief Amsterdam nog niet geschikt is, gebaseerd op het advies van de provinciaal archiefinspecteur, neergelegd in de Audit eDepot Stadsarchief Amsterdam van 17 december 2007. Hierin wordt onder meer overwogen dat de organisatie van het eDepot sterk in aanbouw is en nog niet (aantoonbaar) “in control” is, bijvoorbeeld op basis van audits en/of self assessments. Beleid en strategie zijn aanwezig, maar procedures en procesbeschrijvingen nog in opbouw. De technische infrastructuur en beveiliging wordt op onderdelen als goed gekwalificeerd, maar kent ook belangrijke verbeterpunten, zoals de depotsoftware en de informatiebeveiliging. Met betrekking tot de ICT-organisatie wordt opgemerkt dat het volwassenheidsniveau laag is. Er is geen ICT-adviseur op strategisch niveau, die de verbinding legt tussen de organisatiestrategie, de informatiestrategie en de ICT-strategie en –architectuur, die nodig is voor het duurzaam bewaren van digitale informatie in het eDepot. Op basis hiervan komt de provinciaal archiefinspecteur tot de conclusie dat de huidige kwaliteit van het eDepot nog niet dusdanig is dat er voldoende zekerheid is dat de digitale informatie duurzaam kan worden bewaard.
2.9 De rechtbank ziet geen grond voor het oordeel dat verweerders het rapport niet aan de besluitvorming ten grondslag hadden mogen leggen. Niet gebleken is dat het advies naar inhoud of wijze van totstandkoming gebreken vertoont. Hetgeen door eiser is aangevoerd leidt niet tot een ander oordeel. Derhalve kan niet staande worden gehouden dat verweerders bij afweging van de betrokken belangen niet in redelijkheid hebben kunnen besluiten de machtiging te weigeren.
2.10 Het beroep is ongegrond. Voor een proceskostenveroordeling bestaat geen aanleiding.
3. Beslissing
De rechtbank:
verklaart het beroep ongegrond.

Deze uitspraak is gedaan door mr. C.E. Heyning-Huydecoper, voorzitter van de meervoudige kamer, en mr. J.M. Janse van Mantgem en mr. L. Beijen, rechters, en op 23 maart 2009 in het openbaar uitgesproken, in tegenwoordigheid van mr. D. Krokké, griffier.








afschrift verzonden op:



Rechtsmiddel
Tegen deze uitspraak staat hoger beroep open bij de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State, Postbus 20019, 2500 EA Den Haag. Het hoger beroep dient te worden ingesteld door het indienen van een beroepschrift binnen zes weken onmiddellijk liggend na de dag van verzending van de uitspraak door de griffier.

• ‹ Vorige
• 1
• …
• 31
• 32
• 33
• Volgende ›
• Pagina